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行政部工作模式与流程

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行政部工作模式流程

（2017-07-04修订）

一、行政部工作职责

1、公司规章制度的建设完善和监督执行；

2、公司文化建设；

负责公司文化的培育、提炼、宣导；

3、行政事务管理；

负责公司环境改善、文件、档案、绿植、图书等行政类事务的安排；

4、资产管理；

负责公司固定资产、低值资产的采购、编码、发放、调拨、清理、盘点等；

5、公司后勤管理

负责水、电、办公设施的维护和管理，负责公司保洁工作的管理；负责员工宿舍、餐厅、停车的管理；

6、公司办公自动化管理

负责公司办公网络和电话网络的建设与维护；

7、成本控制

负责公司水、电、办公耗材、交通、通讯等费用的控制；

8、安全管理

负责公司财产、水电、消防、内部治安安全；员工人身、财产安全的宣导、监督与检查；

9、负责办公场地的租赁、装修与环境布置；

10、公共关系处理

负责公司的对外联络、接待工作；业务关系往来的洽谈。

二、行政部人员配备

（三）网络管理员岗位职责

（1）负责公司所有网络系统的架设、管理与维护。

（2）负责公司所有电脑、打印机、投影仪等设备的故障维护与维修。

（3）负责公司通讯线路与器材的维护与维修。

（4）负责公司门禁卡的制作、发放与管理。

（5）负责公司门禁系统、监控系统与考勤系统的维护与维修。

（6）负责公司大型活动和会务的音响设备的调试与操作。

（7）负责协助公司技术部开展的网络维护等工作。

（8）负责协助本部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。

（9）负责完成领导安排的其他临时性工作。

（四）行政后勤岗位职责

（1）负责公司公共设施、水电、设备、家具、器材等维修维护工作。

标准/技巧：

接到维修通知，如没有其它工作安排，第一时间赶到现场进行维修；

如正在进行其它工作，根据六点工作优先制安排工作主次；

如维修通知的维修没有手头工作紧急重要，及时做好备忘，待手头工作完成后，及时去完成维修。、

遇到维修工作超出能力范围时，及时报行政部长，由行政部长负责安排送修或上门维修。

遇到需要采购零部件方能完成的维修，及时报行政部长，由行政部长安排采购。

（2）负责巡视检查公司办公区域与公共区域用电及消防安全，及时排除安全隐患。

标准/技巧：

每周检查所有办公区域，重点检查用电线路是否超负荷、损坏等情况；

每周检查办公区域及宿舍是否存私接电源、私自使用大功率电器等情况；

每周检查公司消防器材是否损坏、丢失；消防通道是否顺畅；

每月进行一次用电大检查，重点检查用电线路老化的情况；

每月进行一次消防大检查，重点检查灭火器压力值是否处于正常范围等情况；

以上检查及时填写检查登记表。

（3）负责协助生产设备的安装工作。

（4）负责临时性接送客人与外出勤务等工作。

（5）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。

（6）配合公司及部门举办工作活动的组织及后勤服务工作。

（7）负责完成领导安排的其他临时性工作。

（五）行政文员岗位职责

（1）负责公司各项费用的收集、汇总、统计等工作。

标准/技巧：

每月5日前完成上月除水电之外的其它费用；

每月8日前完成上月所有费用的收集、汇总与统计；

（2）负责公司房租、水电、宽带等所有行政费用的付款流程，并及时付款、报销与转账；

（3）负责公司员工工牌办理、发放、替换与回收工作。

（4）负责公司电话号码的办理、充理与管理；

（5）负责公司通迅录的整理与更新。

标准/技巧：

每月20日前完成通讯录的初步修订，提交人资部修改；

每月25日前发布新的通讯录。

（6）负责公司邮件、快递及其他文件的收发处理工作。

标准/技巧：

快递或信件到达公司，统一签收后，及时在《快递登记表》上登记；

通过即时通讯工具，通知相应的员工领取快递；

员工个人外发快递，须做好登记；

因工作需要发加急的快递（EMS或顺风），需走相应的申请流程；

每周汇总快递费用，向财务中心交账。

（7）负责对公司废品变卖工作的处理跟进工作。

标准/技巧：

变卖过程中须严格检查核对数量、重量与类别，并签字。

保证金款项余额不足时，及时与财务部对接。

（8）负责协助部门开展的整体工作，支持各岗位突发的紧急工作。

（9）部门领导安排的其他相关工作。

（六）行政专员岗位职责

（1）负责固定资产的管理。

（2）负责办公用品、低值资产、易耗品、公司产品的管理。

标准/技巧：

熟悉各种资产、物料的品种、规格、型号及性能，随时掌握库存状态，设定最低库存量。

明确各项办公用品和各类资产的使用用途，严禁挪作私用或损坏。

每周二集中采购，结合历史同期使用量