行政部工作执行方案(标准化).docVIP

深圳满堂红装饰(集团)石家庄公司

行政部工作标准化执行方案

总体目标

（一）目的：根据目前行政工作的缺点与不足，结合公司目前的状况，制定出属于自己部门的标准化。

（二）最终目标：日后任何工作人员，见到标准化工作流程就可以根据自己的岗位，一目了然的明白自己的工作内容。

（三）展开工作的前提：

加强每位人员整体的职业化形象

明确每位人员的岗位职责

工作内容标准化

（四）人员配备：

行政主管：任晓林

行政专员：吕慧芳，孙晓晓

前台接待：李冰，石晓晶

（五）人性化的要求（前提）：

把握原则性与灵活性的平衡。任何事务工作不允许任何人以任何借口拖延贻误。

具体实施计划（标准化）

（注：此部分流程将行政部工作分为三部分，分别为：前台工作；行政部日常管理；人力资源部工作）

前台工作流程

时间

序号

事件

标准

有关文档

承办人员

每天早上

1

卫生

1、收拾前台卫生，保持前台干净、整洁

每天中午

2

值班

1、每天中午一人留守值班

每天

3

客户接待

详见客户接待流程内容

督察相关负责人员记录客户的来访信息

若是新客户监督设计师填写《客户来访信息表》，老客户注意填写每天的客户流量登记《客户登记表》

《客户来访信息表》

《客户登记表》

每天

4

员工外出登记

员工外出必须填写

行政-前台人员注意查看外出登记表

将关于客户的量房信息提供给总经办人员，打设计师的量房信息回访

《员工外出登记表》

《设计师量房登记表》

每天

5

广播

每天上班进行广播，工作期间不定期广播

每天下班温馨提示

员工生日当天给予问候祝福

客户签单

广播形式找设计师/设计部经理

《员工生日记录表》

流程说明—“前台接待”

1.每天前台2个人，负责前台接待。

a．具体接待工作流程，详见客户接待流程明细。（前台接待流程-客户接待流程）。

b．注意填写《客户来访信息表》，方便日后工作。

2.任何员工无论职位大小均需要填写《员工外出登记表》。行政-前台人员监督员工的外出信息登记。

任何外出情况均需要填写外出登记表。

若是设计师外出量房，行政-前台人员将客户的量房信息（小区名称、客户电话）汇总提供给客服部，督促客服部的回访信息，同时行政主管注意检查回访的满意程度，将定期上报总经理。

若是看主材信息，归来填写学习成果。

若是去施工工地，在备注中可说明：施工进程，客户的满意度，工地的问题。。。

3.广播。

A．调动公司工作气氛。

a．可根据实际情况，每天上下班广播。

b．上午大概11点左右，下午大概4点左右，可根据实际情况调节公司工作气氛（可以放1-2首流行音乐）。应能体现出公司的年轻活力，文化，服务。。。

c．统计员工生日，给予全公司的问候。

d．可定期以专题的广播形式，调节公司工作气氛。

13

各部门电话统计

1.统计各个部门使用的电话号码，费用等，做为参考记录

《各部门电话记录明细表》

14

部门间协作

1.涉及到部门间的工作联系，注意填写任务签收单，防止此项工作遗忘。

《任务签收单》

15

奖励

1.每月统计全勤员工给予奖励

16

处罚

1.对违反公司管理条例的员工进程处罚

《处罚单》

17

员工电话不断更新

1.将电话记录表不断更新

18

名片申请

各部门名片制作统计

除设计部及互动部所有人员每个月只允许申请一盒名片

19

打印复印

各部门打/复印文件需填写记录表

《打/复印登记表》

流程说明—“行政日常管理”

1.会议纪要：公司机密文件，任何人泄露均需承担法律责任。

2.合同：

a.若有设计师合同，签写合同领用登记表，详细记录：领取时间、领取人、合同编号、归还时间（若未签合同填写归还时间）、备注（若签合同在备注中体现）；

b.若设计师签合同，注意检查合同是否有漏填项目，完整无误将合同提交给财务部保管；

c.定期到财务室统计《已签合同客户记录表》

d.不定期询问施工进展。

3.值班：

a.每天一位员工值班。

b.早上8点半开门。开灯、放音乐，早迎接（“早上好！！！”）

c.中午值班。巡检时注意检查电源情况。离开工位超过20分钟的员工（除机器处于正常的工作状态外），请随手关机，节约能源。并及时填写《值班信息表》

d.每天下午下班后首先将后门锁上。

e.下午下班离开前若有员工需要加班，需将值班的工作内容交接（例如：未走人员的办公环境中的水电安全交接、前门交接、空调），并在《值班信息表》中签字，交接值班内容。

11.日常管理：（包括事件7/8）

详见内容请见《石家庄满堂红日常管理制度》

人力资源部工作