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行政部工作内容及流程概述

根据我公司运行特点，行政部职能主要有三大部分：一是行政后勤类工作。主要包括文字材料的处理、秘书服务、前台接待、会务组织、工作督办、办公用品采购、车辆管理、食堂管理、宿舍管理、园区安全保卫、园区美化绿化、基础设施的保养与维护、档案管理、企业文化宣传、公司外联与接待、公司领导交办的其他工作等。二是人事类工作。主要包括各项工作制度的编制、招聘、绩效考核、考勤、培训、劳动关系管理、劳动纠纷的调查及处理等。三是法务类工作。主要包括合同的起草、合同的法律审核、合同纠纷的处理、各种诉讼的参与（配合法律顾问）、法律文书的归类存档、公司其他涉及法律事务的工作等。

我公司行政部工作覆盖面广，无法归口财务、技术、质检、生产、设备动力、采购、销售等职能部门的工作，包括行政后勤、人事、法务、档案管理、企业文化宣传等，统归到行政部。按照部门设置精简高效、便于沟通协调的企业管理要求，同时体现“生产、设备不分家，技术、质检不分家”的原则，建议：行政部可改称为行政人事部或综合事务部，体现行政就是服务的要求，符合现代企业管理精神。同时生产和设备动力合并为一个部门，统称为生产部；技术质检合并为一个部门，统称为技术部；采购与销售合并为一个部门，统称为购销部或者营销部。

下面，就行政部涉及的三大职能进行简要概述，并对各工作流程进行一一梳理。

一、行政后勤类

行政后勤工作必须体现四个要求，一是服务，服务公司领导，服务业务部门，保障各岗位工作的顺利开展和高效运作，为员工提供舒心愉悦的工作环境。二是上传下达。保证领导意图准确及时的落实到各业务部门，保证业务部门的工作问题及时上报到领导决策。三是督办。对领导部署工作及时督办，并将落实情况及时反馈给领导。四是协调。需跨部门沟通的问题，及时呈报给领导，并按领导交办要求及时协调。行政后勤类工作在一个企业好比润滑油，保证企业机器高效运转，不出问题。

1、文件办理，包括行文和收文

行文（红头文件）流程：

领导或业务部门提出行文（红头文件）要求——报总经理审核是否行文——相关部门或者行政部草拟文稿——行政部确定文号、附文件批办单后报分管副总审核——分管领导审核通过后报总经理签发——行政部印发——各相关部门签收——签收单、分管领导审核修改稿、总经理签发稿、正式文件两份装订后存档。

收文流程：

行政部接收外部文件——附文件批办单后报行政经理拟办——根据拟办意见报分管副总审阅——分管副总提出审阅意见后报总经审批——根据总经理审批意见，行政部印发各分管领导和部门——分管领导和部门签收——签收单、正式文件附批办单、复印件一份装订后存档。

2、文字材料撰写，包括通知、计划、总结、领导讲话、请示、函等，如需出红头文件，按行文流程办理。

分管副总或总经理提出写作要求——文秘人员草拟——行政部经理文字把关——交分管副总或总经理审核并提出报送或者下发要求——行政部印发——下发相关部门或者报送政府部门及关系单位——签收单（或传真记录）、正式文稿两份装订后存档。

3、秘书服务

秘书服务是行政部的一项日常工作，根据总经理要求确定，在工作过程中一定要遵守秘书工作基本原则，务必要细致、谨慎，做到手勤、腿勤，不该问的不问、不该看的不看、不该说的不说，处处替领导着想和分忧，把日常杂务打理的井井有条，保证领导全部精力投入到公司决策和发展中去。

4、前台接待

前台接待是秘书服务工作的延伸，但仅限于办公场所内的秘书服务工作，主要包括公司客人的接待和登记、函件的收发（总经理私人函件要转秘书办理）、订票、领导客人的预约和接待、会务服务等。

来客接待流程：

车辆加油由办公室统一安排，建议实行加油卡管理，指定加油站并办理加油卡，由办公室按照用款流程，办理加油卡的充值。加油记录随车登记，由加油司机记录每次加油时的行车公里数，作为计算该车百公里耗油的依据，每月通报一次，同时作为考核该车司机的依据之一。如司机外出需现金加油的，按照出发报销规定流程办理。

车辆维修管理，车辆维修需司机提出，行政部报分管副总或者总经理审批后进行，可施行指定维修点管理。如先维修的，带维修完毕后补办手续，但需司机告知行政部。每次维修后需维修点提供维修清单，清单交办公室存档。如一车一司机，该车维修记录每季度通报一次，作为考核司机的主要依据之一。如外出进行修理的，按照出发报销规定流程办理。

10、食堂管理

食堂管理是企业管理的重要内容和水平体现。“企业管理看食堂、留住人先留住胃”是企业管理的重要格言，公司食堂可施行福利或者保本经营管理，保障职工用餐营养和需求。

（1）福利食堂

施行餐补的办法，制定出员工餐补标准，每个月将补贴发放到职工餐卡，上月没有消费余额随工资发放给员工。

食堂建议由专人负责，根据用餐人数和标准编制每周用款计划。尤其企业内招（小餐厅）属于企业接待