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私车公用管理制度

一、引言

随着公司业务的不断发展和日常运营的实际需要，员工使用私人车辆办理公务（以下简称“私车公用”）的情况日益增多。私车公用在一定程度上能够提高工作效率、满足紧急公务需求并优化公司资源配置。为规范私车公用行为，明确相关责任与权利，确保行车安全，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度旨在为私车公用行为提供清晰的指引和规范，保障公司与员工双方的合法权益。

二、基本原则

私车公用管理应遵循以下基本原则：

1.必要性原则：私车公用仅限于确因公务需要，且公司公车资源无法满足或使用公车不经济、不便捷的情况。员工应优先选择公共交通或公司统一安排的交通方式。

2.事先审批原则：所有私车公用行为必须事先获得相应权限领导的批准，未经批准不得擅自以公务名义使用私车。

3.安全第一原则：驾驶员必须严格遵守交通法规，确保行车安全。公司不鼓励在恶劣天气或存在安全隐患的情况下进行私车公用。

4.成本效益原则：私车公用的费用报销应遵循合理、节约的原则，避免不必要的开支。

5.责任明确原则：明确私车公用过程中公司与员工各自承担的责任，特别是在交通意外发生时的责任划分与处理。

三、适用范围与定义

1.适用范围：本制度适用于公司全体在职员工因履行工作职责需要，经批准后使用本人私有车辆办理公务的行为。

2.私车公用定义：指员工在工作时间内或经公司安排的加班时间内，为完成公司指派的公务，使用本人名下（或其直系亲属名下，需提供相关证明并经公司备案）的非营运性质机动车辆，并按本制度规定享受费用补贴或报销的行为。

3.公务范畴：包括但不限于：客户拜访、业务洽谈、项目考察、货物运送（小件）、紧急文件传递、公司安排的跨区域出差（在目的地城市内的交通）等确属工作必需的出行。日常通勤（从家到公司）一般不纳入私车公用范畴，除非有特殊情况并经公司最高管理层批准。

四、申请与审批流程

1.申请：员工需私车公用时，应至少提前一个工作日（紧急情况除外，但需事后补报）填写《私车公用申请单》，详细注明出行事由、目的地、预计出发时间、预计返回时间、同行人员（如有）、预计行驶里程（如有可能）等信息。

2.审批：

*部门负责人对申请的必要性、真实性进行审核。

*审核通过后，根据出行性质和费用预估金额，按公司授权体系报相应层级领导审批。一般情况下，部门负责人可审批一定额度或范围内的私车公用申请，超出部分需报请上一级领导审批。

*紧急公务情况下，可先口头请示并获得批准，事后应在一个工作日内补办书面审批手续。

3.记录：《私车公用申请单》审批完成后，员工应将其交至行政部门（或指定部门）备案，作为后续费用报销的依据之一。

五、费用报销与标准

1.报销范围：私车公用可报销的费用通常包括：

*燃油费：根据实际行驶里程和公司规定的燃油补贴标准计算。

*路桥通行费：因公出行产生的高速公路费、过桥费、隧道费等，凭票据实报销。

*停车费：因公在目的地产生的合理停车费，凭票据实报销。

（注：车辆折旧费、保养费、维修费、保险费、年检费、违章罚款、洗车费等通常不纳入报销范围。）

2.里程计算与燃油补贴标准：

*里程计算：一般采用以下方式之一：

*按申请单注明的预计里程结合实际票据（如通行费票据上的出入口信息）进行核定。

*员工可使用导航软件记录实际行驶轨迹和里程，并截图作为辅助证明。

*公司可根据历史数据或地图测算标准里程，作为参考。

*补贴标准：公司将根据车辆类型（如轿车、SUV等）及市场油价波动情况，制定并定期调整每公里燃油补贴标准。该标准将综合考虑燃油消耗、基础磨损等因素。具体标准由公司行政部（或财务部）另行公布。

3.报销凭证与流程：

*员工在私车公用任务完成后，应及时整理相关凭证，包括《私车公用申请单》（审批件）、燃油费发票、路桥通行费发票、停车费发票等。

*填写《费用报销单》，连同上述凭证一并提交给部门负责人审核。

*部门负责人审核无误后，提交财务部复核。财务部将依据本制度规定对报销金额进行核实。

*财务复核通过后，按公司正常费用报销流程支付。

4.报销周期：建议员工在私车公用事项完成后一周内提交报销申请，跨月度的应在次月初及时提交。

六、车辆与驾驶员要求

1.车辆要求：

*参与私车公用的车辆必须是员工本人（或其直系亲属）所有，且车辆权属清晰。

*车辆必须已按国家规定进行登记注册，取得合法有效的行驶证。

*车辆必须按规定参加机动车交通事故责任强制保险及商业第三者责任险（建议保额不低于一定标准），并确保保险在有效期内。员工应向公司提供相关保险单据复印件备案。

*车辆状况良好，定期进行维护保养，确保符合安全行驶条件。

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