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附件5：

内网即时通讯工具使用管理规定

总则

为规范内网即时通讯工具（以下简称内网IM）使用和管理，强化消息传递、文件传输、信息共享和文件存储的合规性，提高工作效率和保障信息安全，提升******（以下简称本行）信息化工作水平，根据本行实际情况，制定本规定。

本规定所称内网IM是指信息技术部通过开发或市场采购，在本行内网办公环境使用的即时通讯工具。

内网IM功能包括通讯录、聊天、文件传输、文件共享、个人网盘等功能，总行将根据实际情况逐步完善增加更多功能。

本规定适用本行所有机构、人员。

组织管理与职责

总行信息技术部负责内网IM的管理、规划、实施、培训和检查工作；其主要职责：

负责维护系统的正常运行；

负责系统内的应用与功能的设置、维护和管理。

负责管理系统成员、信息维护、权限设置等；

按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；

征询各使用单位的意见和建议，协调解决在使用过程中出现的情况与问题；

培训各使用单位和使用人员；

做好其他相关工作。

人力资源部负责所有员工所属组织架构调整。

基础管理

新员工入职通过钉钉流程提交申请，经单位负责人和人力资源部门审批，由内网IM管理部门为其分配初始化账号，账号使用人为账号申用人员，账号所有权归本行所有。

员工须保管好自己的账号与口令，不得泄露给他人，防止他人非法使用，更不得授权他人使用通讯录、个人网盘等。由于密码泄漏造成的损失由账号使用人负责。

内网IM使用

通讯录:主要用于记录员工姓名、联系电话、所在单位、工作岗位及工作状态等信息。通讯录信息涉及电话号码等个人隐私，仅用于本行内部工作联系，不得直接或间接向本行以外人员透露通讯录中记录的他人信息。

通讯聊天：主要用于发送及接收文字、图片等。情况紧急的，发送人应当及时电话联系接收人。

文件传输：一般信息如WORD、PPT、EXCEL、TXT、PDF等文档可以通过本行内网IM进行传输；重要信息如合同、红头文件、账号与口令、经营相关数据等资料需要进行压缩加密（密码必须为不少于8位，同时包含字母、数字、特殊符号）后再通过内网IM传输；与工作不相关的文件或标记为“绝密”、“机密”的文件严禁通过内网IM传输。

个人网盘：主要用于存储个人文件，由账号使用人管理，一般不得上传容量超过1G的超大文件，所上传的文件失去使用价值时应及时删除，或经管理员提醒后及时删除。管理员在收到其他人员举报，核实情况后，可直接删除。个人网盘禁止存放与工作不相关的文件。

每位用户要保证通过内网IM发布、流转的信息和文件的内容完整、准确、规范，并对所发布的内容负责。

账号应当使用本人真实姓名显示，不得修改为非本人真实姓名以外的其他名称或符号。

员工所属工作部门将根据其人事所在自动调整（同步钉钉组织架构信息）。

存在下列情况之一的，人力资源部应及时将账号从本行组织架构中移除：

与本行终止劳动合同关系的；

办理退休手续的；

虽未办理退休手续，但根据本行安排内退的；

其他原因，不再需要在本行组织架构内的。

系统安全管理

内网IM管理员由本行内网IM管理部门指定人员负责。管理员负责维护系统的正常运转；负责系统内的应用与功能的设置、维护和管理。

系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和公司商业秘密保护的有关规定，确保本行商业秘密的安全。违反保密规定，造成失密泄密的，将承担相应责任。

系统中文档传输一般为非涉密电子文档。对涉及公司商业秘密机密级以上的文档，仍以纸质文件传递。

原则上用户账号仅限本人使用，严禁将账号和密码移交给他人使用。账号仅限在本行内网电脑登录使用。

应急处置

系统运行遇到的问题，用户应及时向内网IM管理部门反馈。由内网IM管理部门尽快组织有关人员查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由内网IM管理部门提出建议办法，同时报告应急领导小组，并通知各单位，通过移动存储介质和钉钉进行信息交换，保障沟通的正常运行。

通过双机冷备技术，自动将数据定时同步到备用服务器。当主服务器出现故障后，可以手动切换到备用服务器，保障系统的连续运行和服务。

罚则

不按规定使用内网IM功能、利用内网IM发表不实言论、进行虚假宣传、上传与工作无关的文件、随意删除安全策略系统，对工作造成不良影响的，限期改正，并给予100-1000元的处罚。

对于侦测、盗用他人账号和密码，造成严重负面影响的，视情况给予相应的纪律处分和经济处分。

遗失或泄漏账号、密码泄露造成信息安全事件的，视情节给予5000-10000元经济处罚，并给予相应的纪律处分。

对拒不履行本规定的有关条款造成泄密的，情节严重构成犯罪的，将移交司法机关处理。

其他违规行为，按照《*********商业银行系统工作人员违规行为处罚办法》进行处理。

附则

本规定由本行负责制定、解