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公司物资采购供应管理办法

为规范公司物资采购供应管理流程，保障物资供应的及时性、经济性与质量可靠性，优化资源配置，防范采购风险，结合公司实际经营需求，制定本管理办法。本办法适用于公司各部门、分支机构及所属全资/控股子公司（以下简称“各单位”）的生产性物资、非生产性物资（含办公物资、后勤物资等）及服务类采购（如设备维修、技术服务等），特殊类型物资（如危化品、特种设备）采购需同时遵守国家及行业专项规定。

一、管理原则

1.按需采购原则：以实际需求为导向，严禁超量采购或无计划采购。需求部门需结合生产计划、库存状态及消耗规律，科学提报采购需求，避免资源浪费。

2.性价比优先原则：在满足技术参数、质量标准及交付时效的前提下，综合比较采购成本（含运输、安装、维护等全周期费用）与使用价值，选择最优采购方案。

3.公开透明原则：采购过程需全程留痕，关键环节（如供应商选择、合同签订、验收付款）需接受监督，确保公平公正，杜绝暗箱操作。

4.责任可追溯原则：明确采购各环节责任主体，建立从需求提报到档案归档的全流程责任链条，实现问题可查、责任可究。

二、职责分工

1.需求部门：负责提报准确、完整的采购需求，包括物资名称、规格型号、技术参数、数量、交货时间及地点等信息；参与供应商技术评审、合同条款确认及到货验收；对需求合理性及验收结果负责。

2.采购部门：统筹全公司采购计划编制与执行，组织供应商筛选、谈判及合同签订；跟踪采购订单执行进度，协调解决交付异常；建立供应商管理档案，实施动态评估；对采购成本控制、交付时效及供应商管理负责。

3.财务部门：审核采购预算及合同付款条款，监督资金使用合规性；参与重大采购项目的成本分析与风险评估；对采购资金支付的准确性、及时性负责。

4.仓储部门：负责物资入库验收（外观检查、数量核对、规格确认）、存储管理及出库登记；定期盘点库存，反馈呆滞物资信息；对物资保管安全及库存数据准确性负责。

5.质量部门（或技术部门）：参与关键物资（如生产原材料、核心设备）的技术标准制定及供应商资质审核；对到货物资进行质量检测（含功能测试、性能验证），出具检测报告；对物资质量判定结果负责。

6.审计/监督部门：对采购流程合规性、供应商选择公正性及资金使用效益进行全程监督；定期抽查采购档案，核查是否存在违规操作；对发现的问题提出整改意见并跟踪落实。

三、采购流程管理

（一）需求提报与计划编制

1.需求提报应通过公司统一的信息管理系统（以下简称“系统”）提交，需包含以下内容：

-物资名称、品牌（如指定）、规格型号、技术参数（需明确关键指标，如材料材质、承重能力、运行功率等）；

-预计使用时间、交货地点（精确到具体仓库或使用现场）；

-特殊要求（如包装标准、运输方式、安装调试需求等）；

-需求依据（如生产订单、设备维护计划、办公物资消耗定额等）。

2.需求部门负责人需对提报内容的真实性、合理性进行初审，重点核查是否存在重复提报、超量提报或技术参数冗余问题。初审通过后，需求信息自动推送至采购部门。

3.采购部门汇总各单位需求，结合当前库存（系统自动抓取实时库存数据）、在途订单及历史消耗数据，编制月度/季度采购计划。计划需明确采购物资类别、数量、预算金额、拟采购方式（招标、竞争性谈判、询比价等）及时间节点。

4.采购计划需经采购部门负责人、财务部门负责人及分管领导分级审批。单次采购金额超过50万元（含）或年度累计采购金额超过200万元（含）的重大项目，需提交总经理办公会审议。

（二）供应商选择与管理

1.供应商选择方式根据采购金额及物资类别确定：

-单次采购金额≥30万元或年度预计采购金额≥100万元的物资，采用公开招标或邀请招标方式（邀请至少3家合格供应商）；

-单次采购金额10万元（含）-30万元的物资，采用竞争性谈判方式（邀请至少3家合格供应商）；

-单次采购金额＜10万元的物资，可采用询比价方式（至少3家供应商比价）；

-紧急采购（如设备突发故障需更换配件）或独家代理物资（需提供授权证明），经分管领导批准后可采用单一来源采购，但需在采购完成后3个工作日内补充说明理由并备案。

2.供应商准入需满足以下基本条件：

-具有独立法人资格，具备有效的营业执照、税务登记证及相关行业资质（如生产许可证、产品认证证书等）；

-近3年内无重大质量事故、违约记录或违法违规行为（需提供信用中国网、企业信用信息公示系统查询截图）；

-具备与采购物资相匹配的生产/供应能力，包括产能、仓储、运输及售后服务体系。

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