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公文写作规范

公文写作是机关单位、企事业单位开展公务活动的重要工具，其规范性直接影响信息传递的准确性、工作执行的效率以及组织形象的塑造。规范的公文写作需在格式、语言、逻辑等方面严格遵循标准，确保内容严谨、表述清晰、操作可行。以下从格式规范、语言要求、逻辑结构、常见问题及优化建议等方面展开具体说明。

一、格式规范：严守标准，确保形式严谨

公文格式是公文的“外衣”，其规范性体现了发文单位的专业性和严肃性。根据《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）及各行业具体要求，公文格式可分为版头、主体、版记三大部分，各部分要素需精准定位、规范标注。

（一）版头部分

版头位于公文首页上端，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。

-份号：仅适用于涉密公文，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行（如“000123”），非涉密公文无需标注。

-密级和保密期限：涉密公文需标注“绝密”“机密”“秘密”，后加“★”及保密期限（如“机密★10年”），3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，无保密期限时仅标注密级（如“秘密”）。

-紧急程度：非涉密公文如需标注紧急程度，用3号黑体字顶格编排在版心左上角（密级下方），分别为“特急”“加急”（电报则标注“特提”“特急”“加急”“平急”）。

-发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“××市人民政府文件”），也可仅用全称或简称（如“××市人民政府”）。联合行文时，主办机关标志在前，其他机关依次排列，一般不超过3个机关。标志使用小标宋体字，颜色为红色，字号应不大于上级机关标志。

-发文字号：由机关代字、年份、发文顺序号组成（如“×政发〔2023〕15号”）。年份用六角括号“〔〕”括入，不可用圆括号“（）”或方括号“[]”；顺序号不加“第”字，不编虚位（如“1号”而非“01号”）。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；联合行文时，使用主办机关发文字号。

-签发人：上行文（如请示、报告）需标注签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号后接签发人姓名组成，居右空一字，与发文字号同行，发文字号居左空一字。

（二）主体部分

主体是公文核心内容所在，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

-标题：由发文机关名称、事由和文种组成（如“××市教育局关于2023年秋季学期开学工作的通知”），三要素不可随意省略（公布性公文如公告、通告可省略发文机关）。标题居中排布，回行时需保持词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，一般用2号小标宋体字。

-主送机关：即公文的主要受理机关，需使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称（如“各区县人民政府，市政府各部门”）。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关过多，可移至版记部分作为“抄送机关”标注。

-正文：公文核心内容，编排于主送机关下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文内容需逻辑清晰、层次分明，常用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号标注层级（第一层用黑体，第二层用楷体，第三、四层用仿宋体）。正文字号一般为3号仿宋体，行距28磅，以保证阅读舒适度。

-附件说明：公文如有附件，需在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称需完整准确，避免歧义（如“附件：1.××市2023年重点项目清单；2.项目申报流程图”）。多个附件时，使用阿拉伯数字标注顺序号；附件名称后不加标点符号。

-发文机关署名、成文日期和印章：发文机关署名应与发文机关标志一致（如“××市人民政府”）。成文日期为会议通过或发文机关负责人签发的日期，联合行文时取最后签发机关负责人的签发日期，用阿拉伯数字标注（如“2023年9月15日”），编排于发文机关署名下一行，右空四字。公文中有发文机关署名的，需加盖印章，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置；联合行文时，所有发文机关署名均需加盖印章，排列整齐，互不相交或相切。

-附注：公文如有需要说明的事项（如联系人和联系方式），编排于成文日期下一行，左空二字，用圆括号标注（如“（联系人：张××，联系电话：010”）。

（三）版记部分

版记位于公文末页，包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素，版记最后一个要素置于最后一行。

-抄送机关：除主送机关外需执行或知晓公文内容的其他机关，使用全称、规范化简称或统称，编排于印发机关和印发日期之上，左右各空一字，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后