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公司物品出门管理条例

为规范公司物品出门管理，保障资产安全完整，明确操作流程与责任边界，防范资产流失、信息泄露及违规使用风险，结合公司实际管理需求，制定本管理规范。本规范适用于公司所有办公场所（含分支机构、临时办公点）内物品的出门管理，涵盖固定资产、低值易耗品、样品/展品、办公耗材、员工私人物品及其他经公司认定需管控的物品。

一、管理原则

1.责任主体明确原则：物品使用人、保管人或业务经办人（以下统称“申请人”）为第一责任人，对物品出门申请的真实性、合规性负责；审批人对审批意见的合理性、准确性负责；门岗核验人员对出门环节的流程合规性、实物与审批信息一致性负责。

2.分级分类审批原则：根据物品价值、用途、敏感程度，实行差异化审批权限。低价值、常规用途物品由部门负责人审批；高价值、敏感类（如含公司技术信息的样品、未公开资料）或批量物品需经资产管理部门、业务主管部门及分管领导联合审批；涉及公司核心资产（如研发设备、财务档案）的出门申请须报总经理审批。

3.全流程痕迹化原则：所有物品出门须通过公司OA系统（或纸质审批单）留存申请记录、审批意见、核验结果等信息，电子记录保存期不少于3年，纸质记录归档保存期不少于5年。

4.安全优先原则：物品出门前须确认用途合法合规（如样品外送需符合客户合同约定，设备外修需明确维修单位资质），涉及公司机密信息的物品（如载有技术文档的移动存储设备）须同步完成信息脱敏或加密处理；运输过程中须采取防损、防丢、防泄密措施。

二、物品分类与审批流程

（一）日常办公物品出门

日常办公物品指价值500元以下、非专用功能的消耗性物品（如打印纸、中性笔、文件夹、小型计算器等），及员工个人领用的办公文具（如笔记本电脑、U盘等需登记管理的物品除外）。

1.申请条件：仅允许因工作需要临时带出（如外出参会需携带笔记本、现场演示需携带宣传资料），单次带出数量不超过10件（套），且需当日或次工作日归还至原存放地点；严禁以私人用途带出。

2.审批流程：申请人通过OA系统填写《日常物品出门申请单》，注明物品名称、数量、用途、预计归还时间；部门负责人通过OA系统审核用途合理性及数量合规性，审批通过后生成电子出门凭证（含二维码或审批单号）。

3.特殊说明：若因项目需求需连续3日以上携带同类物品出门（如项目组需长期在外办公使用打印纸），需额外提交《长期外带申请说明》，经部门负责人及行政部备案后，可按月度集中审批。

（二）固定资产出门

固定资产指公司登记在册、单价2000元以上或使用年限超过1年的设备、工具、家具等（如办公电脑、投影仪、实验仪器、车辆等）。

1.申请条件：仅允许以下情形：（1）设备故障需外送维修（须附维修单位资质证明、维修合同）；（2）客户现场调试、演示（须附客户邀请函或合同订单）；（3）公司间调配（须附接收方资产接收确认单）；（4）报废处置（须附资产管理部门出具的报废鉴定报告）。

2.审批流程：

（1）申请人通过OA系统填写《固定资产出门申请单》，上传相关证明材料（如维修合同、客户订单扫描件），注明物品资产编号、规格型号、当前状态（正常/故障）、预计出门时间及返回时间；

（2）资产管理部门通过系统核验资产登记信息，确认物品归属及状态；

（3）分管领导审核用途合理性及必要性；

（4）总经理审批高价值资产（单价1万元以上或批量总价值5万元以上）出门申请；

（5）审批通过后，资产管理部门打印《固定资产出门凭证》（需加盖部门公章），与OA系统电子凭证同步生效。

（三）样品/展品出门

样品/展品指用于客户展示、市场推广、检测认证的产品或原材料（含半成品、试制品），包括但不限于公司自主研发产品、合作方提供的测试样品。

1.申请条件：

（1）客户要求提供样品：须附客户样品需求函（加盖客户公章）或已签署的样品提供协议；

（2）参加展会/行业活动：须附主办方参展确认函；

（3）第三方检测：须附检测机构资质证明及检测委托合同；

（4）严禁向未备案客户、无明确合作意向对象提供样品，严禁将样品用于私人用途或转售。

2.审批流程：

（1）申请人填写《样品/展品出门申请单》，注明样品名称、型号、数量、客户/检测机构名称、用途说明，上传相关证明材料；

（2）业务部门负责人审核客户合作背景及样品需求合理性；

（3）质检部门确认样品质量状态（如是否通过内部检验）；

（4）知识产权部门核查样品是否涉及未公开技术或专利（如需脱敏处理，需在申请单中注明处理方式）；

（5）分管业务副总审批；

（6）审批通过后，样品管理员