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公司行政电子公文处理办法

为规范公司行政电子公文处理流程，提升公文处理效率与质量，保障电子公文的真实性、完整性、安全性和可追溯性，结合公司实际业务需求及国家相关法律法规要求，制定本办法。本办法所指电子公文，是公司在行政管理过程中通过电子公文系统形成、办理、传输和存储的具有法定效力和规范体式的电子文件，包括但不限于通知、通报、请示、报告、批复、函、纪要等类型。

一、电子公文处理基本原则

电子公文处理遵循“统一管理、规范流程、安全保密、高效协同”原则。统一管理指公司行政部为电子公文管理的统筹部门，负责制定标准、监督执行；规范流程指所有电子公文须通过公司统一电子公文系统（以下简称“系统”）完成全流程处理，严禁线下流转或使用非授权系统；安全保密指严格落实信息安全等级保护要求，确保电子公文在生成、传输、存储、归档各环节的安全；高效协同指优化流程节点设置，压缩处理时限，提升跨部门协作效率。

二、收文处理流程

收文处理指对外部来文（包括上级单位、平行单位、下属单位及其他合作方）及内部部门通过系统提交的需要公司处理的电子公文的办理过程，具体包括接收登记、初审、拟办、批办、承办、催办、办结归档七个环节。

1.接收登记：系统自动接收外部单位通过电子公文交换平台推送的来文，或内部部门通过系统提交的待办文件。收文人员须在1个工作日内完成登记，登记内容包括来文单位、文件标题、发文字号、密级、紧急程度、主送/抄送单位、附件信息等，确保登记信息与原文完全一致。

2.初审：行政部文书岗负责初审，重点核查以下内容：（1）来文是否符合行文规则（如是否应由公司办理、主送单位是否正确）；（2）文件格式是否符合《公司电子公文格式规范》（详见附件1），包括标题、发文字号、主送单位、正文、附件、成文日期、印章等要素是否完整；（3）密级标注与紧急程度标注是否规范；（4）附件与正文是否关联，电子签名或电子印章是否有效。初审不通过的，应在2个工作日内向来文单位或提交部门反馈退文原因；初审通过的，进入拟办环节。

3.拟办：初审通过后，文书岗根据文件内容和公司职责分工，提出拟办意见，明确主办部门、协办部门及处理要求。拟办意见应具体、可行，避免“请××部门阅处”等模糊表述。拟办意见需经行政部负责人审核，审核通过后推送至批办环节。

4.批办：批办由公司分管领导或主要负责人完成。批办人需在系统中对拟办意见进行确认或调整，明确处理时限（一般文件3个工作日内，紧急文件1个工作日内，特急文件即时处理），并签署电子签名。批办意见需清晰、明确，涉及多个部门的应指定牵头部门。

5.承办：主办部门收到批办意见后，应在2个工作小时内启动办理程序。承办过程中需注意：（1）涉及协办部门的，主办部门应在1个工作日内将文件及办理要求推送至协办部门，并跟踪协办进度；（2）需征求其他部门或外部单位意见的，应明确征求意见时限（一般不超过3个工作日）；（3）承办结果需形成正式处理意见（如签报、决议等），经部门负责人审核后通过系统反馈至行政部。

6.催办：行政部文书岗负责全程跟踪文件办理进度，对超过规定时限未反馈的，应通过系统消息、电话（仅限内部办公电话）等方式催办，催办记录需留存系统备查。对多次催办仍未处理且无合理理由的，行政部应向公司分管领导报告，视情节轻重对责任部门及责任人进行通报批评。

7.办结归档：承办部门反馈处理结果且批办人确认完成后，文书岗需在2个工作日内完成办结操作。办结文件自动进入归档流程，由系统同步至公司电子档案管理系统（以下简称“档案系统”），并生成唯一归档编号。

三、发文处理流程

发文处理指公司制发电子公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、排版、用印、分发、归档八个环节。

1.拟稿：发文由主办部门负责拟稿，拟稿需符合以下要求：（1）内容合法合规，符合公司发展战略及管理制度；（2）表述准确清晰，避免歧义；（3）格式规范，使用公司统一模板（模板由行政部定期更新维护）；（4）涉及其他部门职责的，需提前征求意见并达成一致，会签意见需作为附件同步提交。

2.审核：拟稿完成后，主办部门负责人需对文件内容、格式、会签情况进行初审，初审通过后提交行政部审核。行政部重点审核：（1）行文必要性（是否需以公司名义发文，是否已有同类文件）；（2）内容合规性（是否与现行法律法规、公司制度冲突）；（3）格式规范性（是否符合《公司电子公文格式规范》）；（4）会签完整性（涉及多部门的是否已完成会签）。审核不通过的，应在2个工作日内反馈修改意见；审核通过的，进入签发环节。

3.签发：签发按公司领导分工执行，具体权限如下：（1）涉及公司重大决策、重要人事任免、大额资金使用等事项的文件，需经总经理签发；（2）涉及分管业务范围内常规工作的文件，由分管领导