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公司集团行政文件编制审批规范化管理制度

为规范集团及所属各单位行政文件编制与审批行为，提升文件管理质效，保障制度执行的一致性、权威性与可追溯性，结合集团实际管理需求，制定本规范。

一、适用范围

本规范适用于集团总部及下属全资子公司、控股子公司（以下统称“各单位”）所有行政类文件的编制、审核、审批、发布及归档管理。行政类文件包括但不限于：

1.集团及各单位制定的管理制度、办法、规定等规范性文件；

2.各类工作通知、通报、纪要（不含党委会、董事会、总经理办公会等专项会议纪要）；

3.向上级单位或外部机构报送的请示、报告（法律、财务等专业条线另有规定的除外）；

4.涉及跨部门协作的专项方案、行动计划；

5.其他需以单位名义制发的行政类文书。

二、职责划分

（一）集团行政中心

负责统筹集团行政文件管理工作，具体职责包括：

1.制定、修订集团行政文件编制与审批规范；

2.对各单位文件编制格式、编号规则、流程执行情况进行指导与监督；

3.审核总部各部门及下属单位制发文件的形式合规性（含格式、编号、签署权限等）；

4.归档集团总部制发的行政文件，监督下属单位文件归档工作。

（二）文件起草部门

1.负责文件内容的调研、起草与初稿自审，确保内容合法合规、逻辑清晰、表述准确；

2.对涉及其他部门职责的内容，组织相关部门会签并协调争议事项；

3.跟踪文件审批进度，根据审核意见修改完善文本；

4.配合行政中心完成文件归档前的整理工作。

（三）审核部门

1.法务合规部：负责审核文件内容的合法性、合规性，重点核查是否与现行法律法规、集团章程及上级制度冲突；

2.战略发展部（如需）：对涉及集团战略规划、重大改革事项的文件，审核其与战略目标的匹配性；

3.其他相关部门：对文件中涉及本部门职责的内容，审核其可行性、操作性及与现有业务的衔接性。

（四）审批决策主体

1.分管领导：负责审批分管领域文件，重点审核文件内容的合理性、与分管业务的协同性；

2.集团总裁：负责审批涉及集团全局或重大事项的文件（具体范围由《集团重大事项决策清单》界定）；

3.下属单位负责人：负责审批本单位权限范围内文件，超出权限的需报集团总部审批。

三、文件编制要求

（一）格式规范

1.页面设置：采用A4纸，页边距上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2.5cm；行距固定值28磅；正文默认字体为仿宋GB2312四号，标题字体按层级区分（一级标题黑体三号加粗，二级标题楷体三号加粗，三级及以下标题仿宋GB2312四号加粗）。

2.结构要素：

-版头：集团总部文件需标注“XX集团行政文件”字样及文件编号；下属单位文件标注“XX公司（单位全称）行政文件”及编号；

-主送对象：明确具体部门或单位，避免使用“各部门”“各单位”等模糊表述（普发性文件除外）；

-正文：分章节或条款表述，逻辑层次为“章-节-条-款-项”（如无章节，直接列条）；

-附件：如有附件，需在正文后标注“附件：”并列出附件名称，附件格式与正文一致；

-落款：标注发文单位全称及成文日期（阿拉伯数字，如“2024年5月15日”）；

-附注：需标注联系人及联系方式的，在落款下空一行左空二字标注（仅内部文件适用，对外文件不标注）。

（二）内容要求

1.合法性：符合国家法律法规、行业监管要求及集团章程；

2.准确性：数据、术语、引用依据需核对无误，避免歧义表述（如“原则上”“一般情况下”需明确具体情形）；

3.可操作性：明确责任主体、执行标准、时限要求及考核机制（如“相关部门需在10个工作日内完成整改”）；

4.衔接性：与现有制度无冲突，对需废止或修订的旧制度，需在文件中明确“自本文件发布之日起，《XX制度》（XX〔2023〕XX号）同时废止”；

5.简洁性：避免冗长表述，能用图表说明的内容优先采用图表（如流程示意图、责任分工表）。

（三）编号规则

文件编号由“集团/单位代码+年份+文件类型代码+顺序号”组成，具体规则如下：

1.集团总部代码为“GT”，下属单位代码由行政中心统一分配（如“GT-01”代表第一子公司）；

2.年份为4位阿拉伯数字（如“2024”）；

3.文件类型代码：制度类“ZD”、通知类“TZ”、报告类“BG”、方案类“FA”、纪要类“JY”（非专项会议）；

4.顺序号为3位阿拉伯数字，按自然年度从“001”起编（如“GT-2024-ZD-001”代表集团2024年第1号制度文件）。

（四）附件管理

1.附件需