公司公共屏幕应急预案.docxVIP

公司公共屏幕应急预案

公司公共屏幕是承载信息发布、会议协作、访客导览及企业文化展示的核心终端设备，覆盖办公区主走廊、各楼层公共区域、大小会议室、品牌展厅及多功能活动空间，具体包括LED显示屏、LCD拼接屏、交互式智能白板及数字告示屏四类硬件形态，服务于日常行政通知、会议投影、访客接待、活动直播及品牌宣传五大核心场景。为确保公共屏幕在出现故障、异常或突发状况时，能够快速响应、有效处置，最大程度降低对业务运营、客户体验及企业形象的影响，特制定本应急预案。

一、应急组织架构与职责分工

设立公共屏幕应急指挥部，由行政总监担任总指挥，成员包括IT技术部经理、行政服务部经理、品牌宣传部主管及各区域行政负责人。指挥部统筹应急响应全流程，负责决策重大处置方案、协调跨部门资源、评估事件影响并督导改进措施落实。

下设四个专项工作组：

1.技术保障组：由IT技术部硬件工程师、软件运维人员及设备供应商驻场工程师组成（供应商需签订7×24小时应急支持协议），负责故障诊断、设备维修、临时替代方案实施及修复后功能验证。日常需建立设备台账，记录每台屏幕的型号、安装时间、维保记录及备用配件库存（如备用电源模块、HDMI线、拼接屏单元板等），并每周对重点区域屏幕（如展厅、主会议室）进行巡检，内容涵盖电源稳定性、线路老化程度、软件版本更新及散热系统运行状态。

2.信息发布组：由行政服务部信息专员及品牌宣传部内容运营人员组成，负责在屏幕故障期间通过替代渠道（企业微信、邮件、纸质公告栏、移动平板）同步关键信息，确保内部通知、会议议程、访客导览等内容不中断。需提前梳理高频信息类型（如行政通知、会议安排、访客接待流程），制定标准化替代发布模板，并与企业微信后台、邮件系统管理员建立快速授权机制，保障紧急信息10分钟内完成发布。

3.后勤支持组：由行政服务部物业主管及物资管理员组成，负责提供应急物资（如备用屏幕、移动支架、临时电源）、协调场地调整（如将故障会议室活动转移至备用会议室）及联络外部资源（如电工排查电力问题、消防部门处理短路隐患）。需在各楼层设备间设置应急物资柜，配备至少1台备用屏幕（覆盖主流尺寸：55寸、75寸）、3套通用连接线、2个移动电源（500W以上），并每季度检查物资有效期及功能状态。

4.客户/员工沟通组：由品牌宣传部公关专员及行政服务部客服人员组成，负责向受影响的内部员工、外部访客或客户说明故障情况及预计恢复时间，避免误解。需制定标准化沟通话术（如“当前2楼展厅屏幕因技术问题暂时无法使用，我们已安排专人讲解展品信息，预计30分钟内恢复”），并通过现场告示牌、企业微信弹窗等渠道同步进展。

二、风险场景识别与分级响应

通过历史故障数据统计（近1年共记录127起公共屏幕事件）及设备特性分析，明确以下六类高风险场景及对应的响应等级：

（一）一级响应场景（重大影响，需30分钟内启动）

1.核心会议中断：主会议室（容纳50人以上）屏幕在重要会议（如董事会、客户签约会）进行中出现黑屏、花屏或信号中断，导致会议无法继续。

2.品牌展厅故障：品牌展厅主屏幕（承担企业宣传片、核心产品演示）在访客接待时段（9:00-17:00）出现内容无法播放或显示异常，影响客户体验。

3.紧急通知失效：办公区主走廊屏幕（覆盖90%员工通行区域）在发布重要通知（如台风预警、紧急疏散演练）时出现系统崩溃，导致信息无法传达。

处置流程：

-现场人员立即拨打应急电话（分机8001）或在“公共屏幕应急群”（200人实时在线）发送故障信息（需包含位置、现象描述、影响对象，如“1楼主会议室屏幕10:30黑屏，当前进行客户签约会”）；

-技术保障组5分钟内到达现场，优先排查信号源（确认笔记本/视频矩阵输出正常）、连接线（更换备用HDMI线）及电源（检查插排、UPS供电），10分钟内无法恢复则启用备用屏幕（提前放置于会议室设备柜），20分钟内完成安装调试；

-信息发布组同步通过企业微信向参会人员推送会议材料电子版，并在备用屏幕投放会议PPT；

-客户沟通组向客户说明情况（如“因设备临时调试，我们已切换至备用屏幕，会议将继续进行”），避免客户流失；

-指挥部在故障恢复后2小时内召开复盘会，分析根因（如连接线老化、软件未升级），并48小时内完成同类设备排查及改进（如更换所有会议室HDMI线、强制升级软件版本）。

（二）二级响应场景（较大影响，需2小时内处置）

1.楼层公共屏异常：某一楼层（如3楼办公区）屏幕出现局部花屏或播放内容重复，影响该楼层员工查看通知（如考勤调整、培训安排）。

2.备用会议室故障：备用会议室（容纳20人以下）屏幕在日常会议中出现声音输出异常（无声音或杂音），导致讨论效率降低。

3.