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公司缴纳社保管理制度与工作规范

为规范公司社会保险（以下简称“社保”）缴纳管理，保障员工合法权益，确保社保业务操作符合《中华人民共和国社会保险法》《社会保险费征缴暂行条例》《工伤保险条例》等法律法规要求，结合公司实际经营情况，制定本制度与工作规范。本制度适用于公司全体在职员工（含试用期员工、劳务派遣员工中由公司直接管理并承担社保缴纳义务的人员），退休返聘人员、兼职人员等特殊用工形式按法律法规及公司另行规定执行。

一、管理职责划分

公司社保管理实行“分工协作、责任到人”的原则，由人力资源部门（以下简称“HR部门”）统筹业务办理，财务部门负责费用缴纳及账务处理，各业务部门配合提供员工信息，员工本人履行如实申报义务。

1.HR部门职责

（1）负责员工社保参保、停保、基数申报、关系转移、待遇申领等全流程业务办理；

（2）建立并维护员工社保信息台账，记录参保时间、缴费基数、险种状态、待遇享受等关键信息，确保数据与社保经办机构系统一致；

（3）定期对员工进行社保政策宣导，解答参保疑问，指导员工准备待遇申领材料；

（4）对接社保经办机构，处理稽核、补缴、争议协调等事宜，及时反馈政策变动信息。

2.财务部门职责

（1）根据HR部门提供的社保缴费明细，按时完成公司及员工个人社保费用的缴纳；

（2）按月核对社保缴费金额，确保公司账户资金充足，避免因欠费产生滞纳金；

（3）做好社保费用的账务处理，单独设立科目核算公司承担部分与员工代扣部分，留存缴费凭证及银行回单备查。

3.员工个人义务

（1）入职时如实提供身份证、户口本（非必要险种除外）、劳动合同等参保所需材料，确保信息真实有效；

（2）若个人信息（如姓名、身份证号、联系方式）变更，需在3个工作日内告知HR部门并提交证明材料；

（3）配合HR部门完成年度社保基数申报，确认本人上年度工资收入数据，对申报基数有异议的可在5个工作日内提出复核申请。

二、参保登记与停保管理

（一）参保登记

1.新员工参保

员工入职之日起30日内，HR部门需为其办理社保参保手续。具体流程如下：

（1）收集材料：员工需提供身份证原件（用于核验）及复印件、1寸免冠照片（部分地区需）、劳动合同复印件（加盖公章）；若为异地转入人员，需额外提供原参保地《基本养老保险参保缴费凭证》《基本医疗保险参保凭证》。

（2）系统申报：登录当地社保网上服务平台（以下简称“网厅”），选择“单位职工参保登记”模块，录入员工姓名、身份证号、参保类型（城镇职工/灵活就业等）、缴费基数（首次参保按首月工资确定，不低于当地社保缴费基数下限）等信息，上传材料扫描件，提交后打印《单位职工参保登记表》存档。

（3）结果确认：网厅申报成功后，3个工作日内登录系统查询参保状态，若显示“正常参保”则完成登记；若因信息错误被退回，需修正后重新提交。

2.特殊情形参保

（1）试用期员工：试用期包含在劳动合同期限内，须与正式员工同步参保，不得延迟或单独设立“试用期社保”。

（2）劳务派遣员工：若公司与劳务派遣单位约定由公司直接缴纳社保，HR部门需与派遣单位签订补充协议，明确缴费责任、费用结算方式，按本制度为员工办理参保。

（二）停保管理

员工因离职、退休、死亡等原因终止劳动关系的，HR部门需在劳动关系终止后15日内办理停保手续，避免多缴、漏缴。具体操作：

1.离职员工：收到《离职审批表》后，确认最后工作日，登录网厅选择“单位职工停保登记”，填写停保原因（如“解除劳动合同”）、停保时间（最后工作日次月），提交后打印《单位职工停保登记表》，与离职材料一并存档。

2.退休员工：达到法定退休年龄且累计缴费满15年的，HR部门需在退休当月办理停保，并协助员工办理退休待遇申领；若缴费不足15年，需告知员工可选择继续缴费或转入城乡居民养老保险。

3.死亡员工：家属或继承人需提供死亡证明、亲属关系证明，HR部门凭材料办理停保，同时启动工伤保险或养老保险个人账户清算流程。

三、社保基数申报与调整

（一）年度基数申报

社保缴费基数按员工上年度（自然年度）月平均工资确定，每年6-7月（具体时间以当地社保经办机构通知为准）为年度基数申报期。HR部门需完成以下工作：

1.数据采集：统计员工上年度1-12月工资总额（含基本工资、奖金、津贴、补贴等货币性收入），剔除加班工资（部分地区规定需计入，以当地政策为准），计算月平均工资。

2.员工确认：将《社保基数申报确认表》发放至员工本人，注明上年度工资总额、月平均工资、拟申报基数（若低于下限则按下限，