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公司招待用品领用制度及流程

为规范公司招待用品管理，保障业务接待工作有序开展，控制非必要支出，防范资产流失风险，结合公司实际经营需求，现就招待用品领用及使用相关事宜制定本制度。本制度所称“招待用品”指用于商务洽谈、客户拜访、合作单位交流等公务接待场景的消耗性物资，具体包括但不限于茶叶（含散装茶、礼盒装茶）、酒水（白酒、红酒、黄酒等）、食品（糕点、水果、坚果礼盒等）、礼品（文创产品、纪念品、定制化商务礼品等）及其他经行政部门认定的接待消耗品。

一、管理原则

1.预算管控原则：招待用品采购及领用实行年度预算总额控制，由行政部门牵头，结合各业务部门年度接待计划编制预算，经财务部门审核、管理层审批后执行。各部门月度领用额度不得超过预算分解指标，超预算领用需提前提交追加申请并经分管领导审批。

2.按需领用原则：招待用品领用需与具体接待事项直接关联，禁止超标准、超数量领用。单次领用数量需与接待规模（人数、时长）、接待级别（普通客户、重要客户、战略合作伙伴）相匹配，行政部门有权对不合理领用申请予以驳回。

3.登记溯源原则：所有招待用品领用需完整记录领用人、领用时间、物品明细、对应接待事项（含接待对象、时间、地点）等信息，形成可追溯的管理台账。使用完毕后，领用人需在3个工作日内反馈使用情况，包括实际消耗数量、剩余物品处理方式等。

4.责任到人原则：招待用品管理实行“谁领用、谁负责”“谁审批、谁监督”的责任机制。领用人对物品使用合规性负责，审批人对领用合理性负责，保管人对物品存储安全性负责，违规行为将按公司制度追究相关责任。

二、分类管理标准

为提升管理效率，根据物品价值、使用频率及存储要求，将招待用品划分为A、B、C三类，实行差异化管理：

A类（高值易保存物品）：单价500元以上或单批次采购金额1000元以上的礼品（如定制化纪念品、高端文创礼盒）、稀缺性茶叶（如年份普洱、精品岩茶）、进口红酒等。

-管理要求：实行“一物一码”登记，单独存放于带锁保险柜，钥匙由行政部指定专人（保管岗）保管；领用需经部门负责人、分管领导双重审批；使用后需提供接待现场照片（非敏感信息）或对方签收记录作为核销依据；剩余物品需在24小时内归还并重新登记。

B类（常规消耗品）：单价100-500元的食品礼盒（如品牌糕点、坚果礼盒）、常用茶叶（如普通绿茶、红茶）、中端白酒（单瓶价格200-800元）等。

-管理要求：存放于行政仓库专用货架，按品类分区管理；领用需经部门负责人审批，单次领用数量不超过月度预算分解量的30%；使用后需在《招待用品使用反馈表》中注明实际消耗数量，剩余物品可留存部门备用，但需在5个工作日内到行政部办理转移登记。

C类（低值高频品）：单价100元以下的散装茶叶、常规酒水（如啤酒、低度白酒）、一次性食品（如水果、糕点）等。

-管理要求：存放于开放货架（需加锁），由行政部定期补充；领用实行“以旧换新”或“定量领取”，如散装茶叶单次领用不超过200克，常规酒水单次不超过6瓶；使用后无需单独反馈，由行政部按月统计各部门消耗总量，与预算对比分析。

三、领用审批流程

招待用品领用需严格遵循“申请-审批-发放-使用-反馈”全流程管理，具体操作如下：

（一）申请阶段

1.领用人需在接待活动前3个工作日（紧急情况需提前1个工作日）通过公司OA系统填写《招待用品领用申请单》（纸质版需同步提交），内容包括：

-接待基本信息：接待对象（单位名称、对接人）、接待时间、地点、参与人数、接待级别（由申请人根据对方职务/合作规模标注“普通”“重要”“战略”）；

-领用物品明细：名称、规格、数量（需标注理论消耗量，如10人接待按每人20克茶叶计算总量）；

-预算额度：本次领用预计消耗金额（需与部门月度剩余预算比对）；

-申请人及部门负责人签字（OA流程需完成电子签）。

2.紧急领用情形（如临时到访、突发商务洽谈）可先通过电话向部门负责人及行政部报备，事后24小时内补填申请单并完成审批流程。

（二）审批阶段

1.部门负责人审核：重点核查接待事项真实性、领用数量合理性（是否与接待规模匹配）、是否超月度预算额度。审核通过后提交行政部。

2.行政部审核：

-核对库存：根据《招待用品库存台账》确认申请物品是否有足够存量，无库存或存量不足的需注明“需采购”并转采购流程（采购需在2个工作日内完成，紧急采购需1个工作日）；

-合规性审查：检查是否符合分类管理要求（如A类物品是否双重审批）、是否存在重复领用（同一接待事项15日内无重复领用记录）；

-审核意见：通过则标注“同意发放”，驳回需注明原因（如超预算、数量不合理）并退回申请人。

3.分管领导审批（仅