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企业行政办公流程及工具清单
一、日常办公事务管理
适用工作情境
适用于企业内部员工入职、离职、假期申请、办公环境维护、考勤管理等日常行政事务的规范化处理，保证办公秩序高效有序，保障员工基础权益。
标准化操作流程
（一）员工入职办理
需求提报：用人部门提前3个工作日向行政部门提交《人员需求申请表》，明确岗位、入职时间及职责。
资料审核：行政部门核对候选人证件号码、学历学位证书、离职证明（如有）等材料，保证信息真实完整。
入职手续办理：
签订《劳动合同》及《保密协议》；
办理社保、公积金增员手续；
发放工牌、办公用品（笔记本、笔、工位牌等）；
配置办公设备（电脑、工位、系统账号等），由IT部门协助完成。
入职引导：行政部门安排专人介绍公司制度、办公区域、紧急联系人等信息，同步至部门对接人*。
信息录入：将员工信息录入《员工信息登记表》，更新通讯录及内部管理系统。
（二）员工离职办理
离职申请：员工提前30天（试用期提前3天）提交《离职申请表》，部门负责人审批后转交行政部门。
工作交接：员工与部门对接人*办理工作、资料、设备交接，填写《工作交接清单》，双方签字确认。
手续结算：行政部门核算当月工资、年假余额、报销款项等，确认社保、公积金减员手续办理完成。
物品回收：回收工牌、办公设备、钥匙等公司财物，检查损坏情况并记录。
资料归档：将离职协议、交接清单等资料存入员工档案，更新内部管理系统。
（三）假期申请管理
提交申请：员工通过OA系统或纸质版《假期申请表》提交申请，注明假期类型、时间、事由及工作交接人。
审批流程：
1-3天假期：部门负责人审批；
3天以上假期：部门负责人+行政部门双重审批；
年假/病假：需附相关证明（如医院病历）。
结果通知：审批通过后，行政部门同步考勤数据至财务部门；未通过则反馈原因给员工。
假期记录：在《员工考勤记录表》中标记假期类型及天数，保证与薪资核算一致。
配套表单模板
1.《员工信息登记表》
序号
姓名
部门
岗位
入职日期
联系方式
紧急联系人
紧急联系方式
1
*
行政部
专员
2023-08-01
*（配偶）
1395678
2.《工作交接清单》
交接项目
内容说明
交接人
接收人
监交人
日期
客户资料
客户名单及沟通记录
2023-10-01
办公设备
笔记本电脑（序列号：X）
2023-10-01
3.《假期申请表》
申请人
部门
岗位
假期类型
起止时间
事由
工作交接人
审批人
*
市场部
主管
事假
2023-10-05至2023-10-06
家中急事
赵六
部门经理*
关键执行要点
入职资料需原件审核，复印件留存归档；
离职交接需保证工作连续性，避免岗位空缺；
假期审批需提前申请，紧急情况需24小时内补流程；
考勤数据每月5日前汇总，与薪资核对无误后提交财务。
二、会议组织与记录管理
适用工作情境
适用于部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部对接会等各类企业会议的筹备、召开、记录及后续跟进，保证会议高效有序，决策事项落地。
标准化操作流程
（一）会议筹备
会议发起：需求部门填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及预期目标。
议程确认：发起人与主持人沟通，确定议程优先级及各环节时长，提前3天发送议程至参会人员。
资源准备：
预订会议室（确认设备：投影仪、麦克风、白板等）；
准备会议材料（PPT、纸质资料、签到表等）；
安排会议记录人员（提前熟悉议程，重点记录决策事项及行动项）。
（二）会议召开
签到入场：参会人员提前10分钟签到，记录迟到、缺席情况；会议记录人员发放材料。
会议主持：主持人按议程引导讨论，控制各环节时间，避免偏离主题。
问题讨论：参会人员围绕议题发言，主持人汇总意见，形成初步方案或决策。
行动项确认：明确每项任务的负责人、完成时间及交付标准，记录在《会议行动项跟踪表》中。
（三）会后跟进
纪要整理：会议结束后24小时内，记录人员整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息、讨论要点、决策事项、行动项（负责人、时间）。
纪要分发：纪要经主持人审核后，1个工作日内发送至参会人员及相关部门，抄送存档。
进度跟踪：行政部门每周更新《会议行动项跟踪表》，对逾期未完成任务提醒负责人，每月汇总完成情况。
配套表单模板
1.《会议申请表》
会议主题
项目进度复盘会
时间
2023-10-1014:00-16:00
地点
301会议室
参会人员
项目组全体成员、部门经理*
议程
1.项目进度汇报（30分钟）2.问题讨论（60分钟）3.下阶段计划（30分钟）
准备材料
项目进度表、风险清单
2.《会议纪要模板》
会议基本信息
时间：2023年10月10日14:00-16:00
地点：301会议室
主持人：部门经理*
记录人：行政专员*
讨论要点
项目
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