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中小企业财务报销流程手册

引言

在中小企业的运营管理中，规范、高效的财务报销流程是保障企业资金安全、提升运营效率、控制成本支出、确保会计信息质量的关键环节。本手册旨在为公司全体员工提供清晰、明确的财务报销指引，确保各项费用的报销符合国家法律法规、公司内部规章制度及财务会计准则，同时简化流程，提高工作效率。请各部门及全体员工认真学习并严格遵照执行。

第一章总则

1.1目的与依据

本手册依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》及国家相关税收法律法规，并结合本公司实际经营管理需要制定，旨在规范报销行为，明确报销责任，加强费用控制，防范财务风险。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及经公司批准的兼职人员）在日常经营活动中发生的、需由公司承担的各类费用报销业务。

1.3基本原则

1.真实性原则：报销必须以真实、合法的原始凭证为依据，严禁虚构、变造、伪造报销事项和凭证。

2.合法性原则：报销的费用必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关合同协议的规定。

3.及时性原则：费用发生后，经办人应尽快整理单据并办理报销手续，避免跨年度报销（特殊情况除外）。

4.权责发生制原则：费用报销应遵循权责发生制，属于当期的费用，无论款项是否支付，均应在当期报销；不属于当期的费用，即使款项已支付，也不应在当期报销。

5.效益性原则：各项费用支出应符合公司经营目标，力求经济效益最大化，杜绝铺张浪费。

第二章报销凭证规范

2.1原始凭证基本要求

原始凭证是报销的唯一合法依据，必须符合以下基本要求：

1.真实性：凭证内容真实反映经济业务的实际情况，不得虚构。

2.合法性：凭证的取得和填制必须符合国家有关法律法规和财务制度的规定。

3.完整性：凭证的各项要素（如发票抬头、日期、品名、数量、单价、金额、开票单位盖章等）必须填写齐全、清晰、无涂改。

4.规范性：发票必须为国家税务部门监制的正规发票。不符合规定的发票（如白条、收款收据、虚假发票等），财务部门有权拒绝报销。

2.2主要报销凭证类型

1.增值税专用发票：用于可抵扣进项税额的采购、服务等业务，需提供完整的发票联和抵扣联。

2.增值税普通发票：用于不可抵扣进项税额的费用支出。

3.其他合法票据：如行程单、火车票、汽车票、船票等交通费票据；政府部门开具的非税收入票据等。

4.辅助证明材料：除上述主要凭证外，根据费用性质，可能还需提供采购申请单、采购合同、验收单、入库单、出库单、会议通知、行程安排、付款凭证、对方单位营业执照复印件（首次合作）等辅助材料，以证明业务的真实性和合法性。

2.3凭证粘贴要求

1.报销单据应使用公司统一格式的报销粘贴单或报销单。

2.票据应分类整理，同类票据集中粘贴。

3.粘贴时应从右至左、从上至下、均匀排列粘贴，票据边缘不得超出粘贴单范围，粘贴应牢固，避免脱落。

4.较大的票据可折叠成与粘贴单大小一致，较小的票据（如出租车票）应均匀摊开粘贴，避免重叠和覆盖。

5.粘贴完毕后，应在粘贴单上注明所贴票据的张数和总金额。

第三章报销业务流程

3.1报销申请

1.经办人取得凭证：业务发生后，经办人应及时向对方单位索取合法有效的原始凭证，并对凭证的真实性、合法性和完整性负责。

2.整理粘贴凭证：经办人按照本手册第二章“报销凭证规范”的要求，对原始凭证进行分类、整理、粘贴。

3.填写报销单：经办人填写公司统一的《费用报销单》（或相应的专项报销单，如差旅费报销单），详细填写报销部门、日期、报销人、事由、费用明细（包括费用项目、金额、附件张数等），计算并填写合计金额。如为预借款项报销，需注明冲销借款金额。

*报销单内容应真实、完整、字迹清晰，不得涂改。

*大小写金额必须一致，小写金额前应加“￥”符号，大写金额前应顶格填写，无数字部分用“零”补齐。

*附件张数应与实际粘贴的原始凭证张数一致。

3.2部门审核

经办人将填写完整、附件齐全的报销单及相关原始凭证提交给部门负责人（或其授权人）进行审核。部门负责人应对以下内容进行审核：

1.报销业务的真实性、必要性和合理性。

2.费用支出是否符合部门预算或公司相关规定。

3.报销单填写是否规范，附件是否齐全。

审核无误后，部门负责人在报销单相应位置签字确认。

3.3财务审核

部门审核通过后，经办人将报销单及相关凭证提交至财务部门。财务部门审核人员（通常为会计）对报销凭证进行专业审核，主要内容包括：

1.原始凭证审核：审核发票等原始凭证的真伪、合规性（如抬头、税号、税率、印章等是否正确完整）、时效性。

2.费用合规性审核：审核费用支出是否符合国家财经法规、公司财务制度及相关审批权限规定。