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跑步俱乐部队服发放管理实施细则

第一章总则

第一条为规范跑步俱乐部队服发放与管理工作，提升俱乐部整体形象，增强会员归属感与团队凝聚力，保障队服资源合理配置与有效使用，结合俱乐部实际运营需求，制定本实施细则。

第二条本细则适用于俱乐部全体正式会员及经审核批准的预备会员、合作单位参与人员（以下统称“适用对象”）的队服发放、更换、补领及日常使用管理。

第三条队服发放管理遵循以下原则：

（一）公平公正原则：严格按标准与流程执行，确保全体适用对象权益平等；

（二）规范高效原则：明确各环节责任主体，优化流程提升管理效率；

（三）实用节约原则：按需发放、合理配置，避免资源浪费；

（四）统一形象原则：通过队服设计与使用规范，强化俱乐部品牌标识。

第二章管理职责

第四条行政部为队服管理的统筹责任部门，主要职责包括：

（一）制定队服年度采购计划，组织设计、招标与验收；

（二）建立队服管理台账，记录发放、更换、补领等信息；

（三）监督队服使用规范执行情况，处理违规问题；

（四）协调运营部、财务部完成需求收集与费用审核。

第五条财务部负责队服采购资金预算编制、费用审核及报销流程管理，确保资金使用合规。

第六条运营部负责收集会员队服需求（包括尺寸、款式等），配合行政部完成量体、发放通知等工作，并反馈会员对队服的意见建议。

第三章队服分类与配置标准

第七条队服按功能与使用场景分为基础款与定制款两类：

（一）基础款：日常训练、常规活动通用服装，包括运动上衣、短裤/长裤、帽子（可选），每年发放1套；

（二）定制款：赛事、大型活动专用服装（如马拉松赛事队服、周年庆纪念款等），根据活动规模与需求单独配置。

第八条配置标准：

（一）正式会员：入队首年发放基础款1套；次年起，年度出勤率达80%以上（含）可申请更新基础款；

（二）预备会员：通过考核转为正式会员后，可补领基础款；

（三）合作单位参与人员：因活动需要使用队服的，按“谁使用、谁申请”原则，由对接部门提交申请，经行政部审核后发放，活动结束后收回（纪念性质定制款除外）；

（四）特殊群体（如青少年会员、外籍会员）：可根据身体特征或文化习惯，申请定制尺寸或特殊设计，需经行政部审批。

第四章发放流程

第九条新会员入队发放流程：

（一）申请：新会员完成入队登记后，7个工作日内通过俱乐部官方平台提交《队服申领表》，填写姓名、会员编号、尺寸（需附身高、体重数据或现场量体记录）；

（二）审核：运营部核对会员信息，行政部确认是否符合发放标准（正式会员或通过考核的预备会员）；

（三）量体：行政部联合合作裁缝或指定人员，于每月15日集中量体（新会员集中入队时可增设专场）；

（四）发放：量体后15个工作日内完成采购或定制，会员凭有效证件（会员证或身份证）签收，签署《队服领取确认单》；

（五）归档：行政部将申领表、确认单录入管理台账，同步更新电子档案。

第十条老会员年度更新发放流程：

（一）资格审核：每年12月，运营部统计会员年度出勤率（以训练打卡、活动签到记录为准），筛选符合更新条件（出勤率≥80%）的会员名单；

（二）需求收集：次年1月，符合条件的会员通过平台提交《队服更新申请表》，注明是否更换尺寸（如无特殊需求默认原尺寸）；

（三）发放执行：参照新会员发放流程，于次年3月底前完成更新发放。

第十一条定制款队服发放流程：

（一）申请：活动主办部门（如赛事组、活动部）提前30个工作日提交《定制队服申请报告》，注明活动名称、参与人数、设计需求（需包含俱乐部LOGO、活动主题等元素）、预算；

（二）审批：行政部审核设计方案（需符合俱乐部VI视觉规范）、财务部审核预算，报俱乐部负责人批准；

（三）制作与发放：行政部组织采购或定制，活动前10个工作日完成发放，参与人员需签署《定制队服使用承诺书》（明确使用场景与保管责任）；

（四）回收（如需）：非纪念性质定制款活动结束后7个工作日内收回，清洁消毒后入库备用。

第五章更换与补领管理

第十二条自然损耗更换：

（一）适用情形：队服因正常穿着导致破损（如开线、脱胶、严重起球），且使用时间满1年（以领取日期为准）；

（二）申请材料：会员提交《队服更换申请表》、破损实物及清晰照片（需显示会员编号标识）；

（三）审核与处理：行政部确认符合损耗标准后，3个工作日内安排更换，原破损队服由俱乐部回收统一处理。

第十三条人为损坏或丢失补领：

（一）适用情形：队服因保管不当、人为撕毁等原因无法使用，或未按规定回收导致丢失；

（二）申请材料：会员提交《队服补领申请表》、书面情况说明（需注明责任归属）；

（三）费用承担：补领需缴纳成本费（基础款按采购价50%收取，定制款按实际成本收取），费用交至财务部后，行政部安排补领；

（四）限制条款：同一自然年度内补领次数不超过2次，超出部分不予受理。

第六章队服使用规范

第十四条