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采购流程规范与审批表单模板（通用版）

一、适用范围与背景说明

二、标准化采购操作流程详解

（一）需求发起与部门初审

需求提出：采购需求部门（如行政部、生产部、项目部）根据工作计划或实际需要，填写《采购申请审批表》（见模板表格），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付日期及供应商（若有初步意向）。

部门负责人审核：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点确认采购内容是否符合部门职责、是否在预算范围内，签字确认后提交至采购部门。

（二）采购部门预算与可行性复核

预算核对：采购部门对接财务部门，核实采购申请是否已纳入年度/季度预算，预算科目是否匹配。若超预算，需求部门需提交《预算调整申请表》，按预算审批流程追加获批后，方可继续采购。

采购方式确定：根据采购金额、物品特性及单位制度，确定采购方式：

小额采购（如单笔金额≤5000元）：可采用“询价比价”方式，至少联系2家供应商报价，选择性价比最优者；

大额采购（如单笔金额＞5000元）：需采用“公开招标”或“邀请招标”（邀请供应商需≥3家），必要时组织技术、财务、审计等部门组成评标小组；

紧急采购：因突发事件需紧急采购的，需需求部门注明“紧急”原因，经分管领导审批后，可采用“单一来源采购”或“竞争性谈判”，事后需补充说明紧急情况依据。

（三）供应商选择与合同签订

供应商筛选：采购部门通过公开渠道（如采购网、合格供应商库、行业平台）或推荐方式收集供应商信息，对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证、经营资质）、信誉、供货能力、售后服务等进行评估，形成《供应商评审记录》。

确定中标/成交供应商：根据采购方式确定最终供应商，中小额采购可由采购部门直接确定，大额采购需经评标小组打分（评分标准包括价格、质量、服务、资质等）确定，结果公示≥3个工作日（若有要求）。

合同拟定与审批：采购部门与供应商拟定《采购合同》，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等条款，按合同审批流程（法务部门→财务部门→分管领导→总经理）审批后，双方法定代表人或授权代表签字盖章。

（四）交付验收与入库

货物/服务交付：供应商按合同约定时间交付采购物品/提供服务，需求部门与采购部门共同核对交付清单，确认数量、外观、规格等是否符合合同约定，签署《交付确认单》。

质量验收：

物品类：需求部门会同技术部门（若有）进行质量检测，出具《验收报告》，重点查验产品合格证、检测报告、使用功能等；

服务类：服务完成后，需求部门根据服务标准（如响应时间、完成效果）进行验收，签署《服务验收确认单》；

工程类：按施工图纸与技术规范进行分阶段验收和竣工验收，形成《工程验收报告》。

入库管理：验收合格的物品由仓库管理部门办理入库手续，填写《入库单》，注明采购编号、合同号、物品信息、验收人、入库日期等，保证账实相符。

（五）付款申请与财务结算

付款申请：采购部门根据合同约定验收情况，填写《付款申请表》，附《采购合同》《验收报告》《发票》《入库单》等资料，按财务审批流程提交至财务部门。

财务审核与付款：财务部门核对单据的完整性、合规性（如发票真伪、付款金额与合同约定是否一致、审批手续是否齐全），确认无误后办理付款手续，通过银行转账方式支付至供应商对公账户，避免现金交易。

（六）档案归档

采购完成后，采购部门负责整理全套资料，包括《采购申请审批表》《供应商评审记录》《采购合同》《验收报告》《付款凭证》等，按时间顺序编号归档，保存期限≥3年（涉及重大项目或法律规定的按具体要求执行），便于后续审计与查阅。

三、采购申请审批表单模板（标准版）

采购申请基本信息

申请部门

申请日期

年月日

申请人

*

联系电话

采购类型（勾选）

□物料采购□服务采购□工程采购□其他：________

采购方式（勾选）

□询价□招标□单一来源□其他：________

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

1

2

3

预算信息

预算科目

预算编号

供应商信息（若有）

供应商名称

联系人

供应商地址

报价金额（元）

审批意见

需求部门负责人

签字：________日期：年月日

采购部门审核

审核意见：________签字：________日期：年月日

财务部门审核

审核意见：________签字：________日期：年月日

分管领导审批

审批意见：________签字：________日期：年月日

总经理（如需）

审批意见：________签字：________日期：年月日

备注

1.紧急采购需注明紧急原因；2.超预算需附《预算调整申请表》

四、使用过程中的关键要点提示

（一）表单填写规范

采购明细中“