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企业管理-XX4S店出入库管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范XX4S店（以下简称“本店”）核心物资的出入库管理工作，明确零配件、整车、精品附件等物资的出入库流程、责任分工及管控要求，确保物资数量准确、质量合格、存储安全，保障维修服务、整车销售业务的顺利开展，防范资产流失，提升运营效率与客户满意度，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本店所有需入库管理的核心物资，包括但不限于：

汽车零配件类：原厂配件、副厂配件、易损件（机油、滤芯、刹车片等）、电子配件（传感器、导航主机等）、维修工具及设备配件；

整车类：待销售新车、试乘试驾车、维修代步车；

精品附件类：汽车装饰件（脚垫、座套、贴膜）、养护产品（车蜡、清洁剂）、车载电子设备（行车记录仪、音响）等；

其他类：维修周转物资、客户寄存物资等。

本制度覆盖上述物资的采购入库、销售出库、维修领料出库、退货出库、调拨出入库、报废出库等全流程，涉及配件部、销售部、售后部、财务部、行政部等相关部门。

第三条核心原则

先验后入原则：所有物资入库前必须经专人验收（质量、数量、规格等），验收合格后方可办理入库手续，严禁不合格物资入库；

凭证齐全原则：出入库必须凭完整、有效的审批凭证（采购订单、领料单、销售合同、出库单等）办理，无凭证或凭证不全的严禁出入库；

精准追溯原则：出入库需详细记录物资信息（型号、批次、车架号/VIN码、来源/去向、经办人等），确保全流程可追溯；

分区分类原则：物资存储按类型、特性（易损、防潮、贵重）分区摆放，整车与零配件、精品严格分区域管理，标识清晰；

责任明晰原则：明确各环节操作责任，对出入库差错、物资损耗实行责任追溯，确保制度落地执行。

第四条职责分工

配件部（仓储核心部门）：作为出入库管理执行主体，配备专职配件管理员（仓管员）。主要职责：

负责零配件、精品附件的入库验收、分类存储、出库核发、库存盘点及台账管理；

配合销售部、售后部办理整车、维修物资的出入库交接；

建立并更新各类物资的出入库台账及仓库管理系统（WMS）数据，确保账实相符；

定期梳理呆滞物资（过期配件、滞销精品），提出处理建议；

负责仓库存储环境维护，保障物资存储安全。

销售部：

负责整车采购入库的信息对接（提前提交采购计划、车辆信息）；

凭销售合同办理整车销售出库手续，配合配件部完成车辆交接；

负责精品附件销售的出库申请，凭销售订单办理领用手续；

协调处理整车、精品销售过程中的退货出库事宜。

售后部：

凭维修工单办理零配件维修领料出库手续，明确领用配件规格、数量；

负责维修剩余配件的及时退回，办理退料入库手续；

配合配件部对维修相关配件进行质量验收，反馈配件使用质量问题；

负责维修代步车的领用、归还及出入库登记。

财务部：

审核出入库凭证的合规性、完整性，凭入库单、出库单进行账务处理；

参与库存盘点，监督物资资产安全，核实盘点差异并办理账务调整；

监督整车、零配件、精品销售的资金结算，确保收入及时入账。

行政部：

负责仓库安全管理（防火、防盗、防潮等），定期检查仓库设施；

负责出入库相关档案的归档与保管；

组织制度培训与执行监督，协调解决跨部门管理问题。

第二章入库管理

第一节零配件入库

入库准备：

采购部（或配件采购专员）提前1-2个工作日将《零配件采购订单》《送货单》（含供应商信息、配件名称、规格型号、数量、批次、保质期等）同步至配件部；

配件部根据配件特性（易损、电子、贵重）预留存储区域（如货架、防潮柜、保险柜），准备入库工具（条码枪、台账本、配件标识卡等）；

对需特殊存储的配件（如电子传感器、精密轴承），提前检查存储环境（温湿度、防静电措施），确保符合要求。

验收流程：

供应商送货至店后，配件管理员核对送货单与采购订单信息，确认一致后引导至配件仓库卸货区；

配件管理员与供应商共同核对配件包装完整性、数量、规格型号、批次等基础信息，发现包装破损、数量短缺、规格不符的，立即拍照记录并反馈采购部、供应商；

基础信息核对无误后，配件管理员联合售后部技术人员（或质检专员）进行质量验收：

常规配件：检查外观是否完好、型号是否匹配、是否在保质期内；

电子配件：进行通电测试（如需），确认性能正常；

贵重配件：核对防伪标识、序列号，单独登记备案。

验收合格的，填写《零配件入库单》，注明验收结论；验收不合格的，出具《不合格配件验收报告》，反馈采购部协调退货或换货。

登记入账：

配件管理员将合格配件按分区分类原则摆放，粘贴《配件标识卡》（注明配件名称、规格、数量、批次、入库日期、保质期、