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某跑步俱乐部行政办公管理规定

第一章总则

第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）行政办公管理流程，提升工作效率与服务质量，保障俱乐部各项业务有序开展，结合俱乐部实际运营需求，制定本规定。

第二条本规定适用于俱乐部全体工作人员（含专职、兼职及实习生）、合作单位派驻人员，以及涉及行政办公事务的第三方协作机构。

第三条行政办公管理遵循以下原则：

（一）制度化原则：以明确的制度规范为依据，确保管理流程标准化、可追溯；

（二）效率优先原则：优化审批与执行环节，减少冗余程序，提升资源配置效率；

（三）服务导向原则：行政工作以支持会员服务、活动开展为核心目标，强化后勤保障职能；

（四）安全规范原则：严格遵守国家法律法规及俱乐部保密要求，保障信息、物资与环境安全。

第二章行政组织架构与职责

第四条俱乐部设立行政部，作为统筹行政办公管理的核心部门，直接向俱乐部管理层汇报，主要职责包括：

（一）统筹协调：负责俱乐部内部跨部门工作衔接，落实管理层决策部署；

（二）制度建设：制定、修订并监督执行行政办公相关制度，定期评估制度有效性；

（三）后勤保障：管理办公场地、设备、物资，保障日常运转及活动执行需求；

（四）档案管理：规范文件收发文流程，统筹会员信息、活动资料等档案的归档与保管；

（五）监督执行：对各部门行政制度执行情况进行检查，提出整改建议并跟踪落实。

第五条行政部岗位设置及职责：

（一）行政主管：全面负责行政部工作，制定年度行政计划，审批重大事项，协调跨部门协作；

（二）行政专员：具体执行考勤管理、物资采购、会议组织、办公环境维护等日常事务；

（三）档案管理员：负责文件分类、归档、借阅及电子档案管理，确保档案完整性与安全性；

（四）后勤协调员：对接物业、设备供应商等外部资源，处理办公场地维修、活动物资运输等事务。

第三章日常办公管理

第一节考勤管理

第六条俱乐部实行标准工时制，工作日工作时间为9:00-17:30（含12:00-13:30午休），周末及法定节假日按国家规定执行；活动筹备、赛事保障等特殊时期可调整弹性工作时间，需提前报行政部备案。

第七条考勤采用“电子打卡+人工登记”双轨制：

（一）全体人员需通过俱乐部指定考勤系统（如钉钉、企业微信）每日上下班打卡，漏打卡需当日提交补卡申请并附情况说明，经直属上级审批后生效；

（二）因外出办公（如会员调研、活动场地勘察）无法打卡的，需提前在考勤系统填写《外出登记表》，注明时间、地点及事由，经直属上级审批；

（三）行政部每月5日前汇总上月考勤数据，形成《考勤统计表》，经行政主管审核后提交财务部作为薪资核算依据。

第八条请假管理：

（一）请假类型包括事假、病假、婚假、产假（陪产假）、丧假等，均需通过考勤系统提交《请假申请表》；

（二）请假1个工作日（含）以内的，由直属上级审批；请假1-3个工作日（含）的，需直属上级及行政主管审批；请假3个工作日以上的，需经管理层审批；

（三）病假需提供二级及以上医院出具的诊断证明（急诊可事后补交）；

（四）未提前申请或未获批准擅自缺勤的，按旷工处理，旷工1日扣除当日薪资及全勤奖，累计旷工3日以上（含）的，按《员工手册》相关条款处理。

第二节办公环境管理

第九条办公区域（含前台、会议室、资料室、休息区）需保持整洁有序，物品摆放遵循“定置管理”原则：

（一）个人办公位：文件、文具需分类入柜/入盒，电脑、水杯等常用物品需归位，禁止堆放私人物品（如外卖餐盒、闲置衣物）；

（二）公共区域：会议室桌椅使用后需复位，白板、投影仪等设备关闭电源；休息区沙发、茶几需每日清洁，垃圾及时清理；

（三）行政部每周五组织卫生检查，评分结果与部门/个人绩效考核挂钩。

第十条办公环境需融入跑步文化元素，营造积极向上的团队氛围：

（一）公共区域设置“跑步荣誉墙”，展示俱乐部赛事获奖、会员突破记录等照片及证书；

（二）休息区配备运动书籍、训练手册及会员活动影集，供员工及来访会员翻阅；

（三）办公区绿植需定期养护，重点区域（如前台、走廊）可摆放俱乐部LOGO标识或跑步主题装饰画。

第三节办公设备与通讯管理

第十一条办公设备（电脑、打印机、投影仪、碎纸机等）实行“专人保管、责任到人”制度：

（一）新入职员工需填写《办公设备领用表》，经行政部登记后领取设备，离职时需完整归还；

（二）设备故障需及时报后勤协调员，由指定供应商维修，禁止自行拆卸或委托非授权方维修；

（三）打印机实行“双面打印+限额管理”，普通文件默认双面打印，特殊需求需经直属上级审批；每月打印量超限额的部门需提交《超量使用说明》。

第十二条通讯管理规范：

（一）内部沟通：优先使用俱乐部OA系统、工作群（如企业微信群）传递工作信息，重要通知需通过OA系统同步邮件；

（二）外部联系：与会员、合作方沟通时需使用规范用语（如“您好，某跑步俱乐部