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2025年市直单位档案管理工作自查报告

2025年，我单位严格贯彻落实《中华人民共和国档案法》及国家、省、市档案工作相关规定，以“夯实基础、规范管理、强化利用、保障安全”为目标，全面开展档案管理自查工作。现将自查情况报告如下：

一、工作开展情况

（一）制度建设与责任落实

本年度，我单位将档案工作纳入年度重点工作计划，与业务工作同部署、同考核。针对2024年新修订《档案法实施办法》及《机关档案管理规定》要求，结合单位实际，修订完善《档案管理制度汇编（2025版）》，涵盖文书、科技、会计、声像、电子档案等9类档案管理细则，明确“收集-整理-归档-保管-利用-鉴定-销毁”全流程操作标准。制定《档案工作责任清单》，将12项具体任务分解至办公室（档案管理部门）、15个业务科室及32名专兼职档案员，其中办公室统筹协调，业务科室负责本科室文件材料收集整理，专兼职档案员承担日常归档与移交，形成“主要领导督导、分管领导主抓、办公室统筹、科室协同、专人负责”的责任体系。建立档案工作季度调度会制度，全年召开4次专题会议，研究解决档案库房扩容、电子档案管理系统升级等具体问题7项。

（二）基础设施与安全保障

为满足档案保管需求，2025年3月完成档案库房升级改造，面积由原80㎡扩展至120㎡，配备智能密集架20组（容量约10万件）、恒温恒湿一体机2台（温度控制20±2℃，湿度45±5%）、消防自动报警系统1套、监控摄像头8个（覆盖库房及查阅室）、防磁柜3个（存放重要声像档案）。设置独立查阅室（20㎡）、整理室（15㎡），配备高速扫描仪（80页/分钟）、光盘刻录机、档案专用装订机等设备。建立安全巡查制度，每日由值班档案员检查库房温湿度、消防设施及监控运行情况，每月由办公室牵头开展安全隐患排查，全年累计排查问题3项（密集架轨道轻微变形、温湿度传感器校准偏差、监控存储设备空间不足），均在3个工作日内完成整改。落实档案保密要求，库房实行“双人双锁”管理，查阅室安装单向门禁系统，电子档案查阅需经科室负责人审批、办公室备案，全年未发生档案丢失、损毁或泄密事件。

（三）业务规范与质量提升

严格执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位职能调整，重新核定2025年度文件材料归档范围，新增“数字政府建设”“民生项目督查”等专项归档内容，明确永久、30年、10年保管期限文件分类标准。建立“月度收集、季度整理、年度归档”工作机制：业务科室每月25日前整理本科室文件材料，经科室负责人审核后移交办公室；办公室每季度组织专兼职档案员开展集中整理，重点检查文件完整性（签字、日期、文号等要素）、分类准确性（按“问题-时间-保管期限”分类）、整理规范性（页码编写、卷内目录制作）；12月底前完成全年档案归档，形成文书档案152卷（其中永久48卷、30年65卷、10年39卷）、科技档案（项目建设类）23卷、会计档案（凭证、账簿、报表）46盒、声像档案（照片、视频）120件（其中数码照片800张、视频文件20个）、电子档案（PDF、OFD格式）3200份。开展档案质量交叉检查，由办公室组织3名经验丰富的档案员，对各科室归档材料进行抽查，抽查比例不低于30%，发现问题及时反馈整改，全年整改材料完整性问题12项、分类错误5项、整理不规范8项，归档准确率提升至98%。

（四）信息化建设与资源整合

按照《数字档案室建设评价办法》要求，推进数字档案室建设，2025年6月完成电子档案管理系统（V2.0版）升级，实现与单位OA系统无缝对接，电子文件从形成、办理到归档全流程在线流转。系统具备“四性检测”（真实性、完整性、可用性、安全性）功能，可自动提取电子文件元数据（共28项，含文件编号、形成时间、责任者、格式版本等），生成归档数据包。建立电子档案备份机制，采用“双套备份+异地备份”模式：本地备份使用磁盘阵列（容量20TB，每日自动备份），异地备份选择市档案馆灾备中心（每季度上传一次），重要电子档案同时刻录成蓝光光盘（一式3份，分存单位、市档案馆、第三方专业机构）。截至2025年11月，累计数字化档案12万页（含历史档案4万页、当年归档8万页），数字化率达92%；电子档案管理系统存储数据量15TB，可提供在线查询、下载、打印服务，全年受理查询申请216次，调阅档案389件，平均响应时间1个工作日，用户满意度95%。

（五）队伍建设与能力培养

目前，单位配备专职档案员2名（均具备档案管理中级职称）、兼职档案员15名（各科室1名，由综合岗工作人员兼任）。制定《档案人员培训计划（2025-2027）》，全年组织内部培训4次（内容涵盖新制度解读、电子档案管理、档案编研等）、参加市级档案业务培训2次（累计40学时）、选派1名专职档案员赴省档案干部培训中心进修（1个月）。建立“老带新”传帮