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档案归档整理流程

档案作为组织与个人活动的原始记录，承载着不可替代的历史凭证与参考价值。科学、规范的归档整理流程，是确保档案完整性、准确性与可利用性的基础。本文将从实际操作角度出发，详细阐述档案归档整理的完整流程，旨在为相关从业人员提供一套具有指导性与可操作性的工作方法。

一、档案的收集：源头把控与集中管理

档案整理的首要环节是收集。这一阶段的核心任务是将分散在各个部门、各项工作环节中具有保存价值的文件材料，按照规定的范围和要求，完整、及时地集中起来。

收集工作应遵循“齐全完整、及时有效”的原则。首先，需明确归档范围，区分哪些文件材料属于必须归档的范畴，哪些可作为资料参考或短期保存后销毁。通常，反映本单位主要职能活动、具有查考利用价值、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均需纳入归档范围。其次，要确保收集的及时性，避免文件材料因长期散存而发生遗失、破损或涂改。对于定期产生的文件，应建立周期性收集机制；对于专项工作或重大活动中形成的文件，应在工作结束后及时组织收集。

在收集过程中，需对文件材料的载体状况进行初步检查，如发现纸张破损、字迹模糊、装订不规范等问题，应及时记录，为后续的整理环节做好准备。同时，收集人员应与文件形成部门保持良好沟通，确保不遗漏重要文件。

二、档案的鉴别与筛选：去伪存真与价值判断

收集到的文件材料往往数量庞大、内容繁杂，因此必须进行严格的鉴别与筛选，去粗取精，去伪存真。

鉴别的核心在于判断文件材料的保存价值。这需要依据国家有关档案工作的法规、方针和本单位的档案管理规定，结合文件材料的内容、形成时间、作者、版本、载体形式等多方面因素进行综合考量。对于那些反映本单位核心业务、具有重要凭证作用、富含历史信息或科研价值的文件，应予以重点保留。

筛选则是在鉴别的基础上，剔除那些不具有保存价值或重复、过时、无效的文件材料。例如，一些临时性的通知、一般性的事务性便条、已被正式文件替代的草稿等，经过审慎判断后可予以剔除或按规定销毁。筛选过程中，应坚持集体审查与个人负责相结合的原则，对于把握不准的文件，应提交档案管理部门或相关领导审定。

三、材料的初步处理：规范基础与提升质量

经过鉴别筛选后的文件材料，在进入分类环节前，需进行必要的初步处理，以确保档案的规范性和耐久性。

首先是材料的修整。对于纸张大小不一、边角卷起、有破损、污渍、订书钉等金属物的文件，应进行剪裁、托裱、修补、清洁和去除金属物等处理。复印件或传真件若需归档，应注明原件保管处或设法获取原件。

其次是页码的编写。对于需要装订成册的案卷，应在有文字或图表的页面编写页码，页码位置通常在文件正面的右上角、背面的左上角，力求清晰、准确、不遗漏。

再者是填写卷内文件目录和备考表（针对传统立卷方式）。卷内文件目录需逐项填写文件的顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息，确保与卷内文件一一对应。备考表则用于说明卷内文件的收集、整理、变动等情况，如文件缺损、补充、修改等，由整理人、检查人签字，并注明日期。

四、档案的分类：逻辑组织与体系构建

分类是档案整理的核心环节，其目的是按照文件材料的内在联系和一定的规律，将其科学地组织成有机的体系，以便于管理和利用。

分类方法的选择应根据单位的性质、业务特点、档案数量以及未来利用需求来确定。常用的分类方法包括：

*年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，这是最基本、最常用的分类方法之一，能反映不同年度的工作特点。

*组织机构分类法：按照文件形成的职能部门或机构进行分类，适用于内部机构分工明确、职责清晰的单位。

*问题分类法：按照文件内容所反映的问题或主题进行分类，能将同一问题的文件集中，便于专题研究。

*保管期限分类法：按照文件的保存价值和规定的保管期限（如永久、长期、短期）进行分类。

在实际操作中，往往采用复合分类法，如“年度-组织机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”等，形成多层次的分类体系。分类体系一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变动。

五、档案的排列：有序化与关联揭示

分类完成后，需在每一类目下对文件材料进行排列，以固定其顺序，揭示文件之间的有机联系。

排列应遵循“保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”的原则。通常可采用以下几种方法：

*时间顺序排列法：按照文件形成的先后顺序排列，这是最常用的方法，能反映事物发展的过程。

*重要程度排列法：对于同一问题或同一工作中形成的文件，可按其重要程度或主次关系排列，如正本在前、定稿在后；批复在前、请示在后；结论性文件在前、依据性文件在后等。

*逻辑关系排列法：根据文件内容之间的内在逻辑联系进行排列，如会议文件可按会议通知、会议议程、会议报告、会议纪要、会议决议、会议记录等顺序排列。

六、档案的编号：唯一标