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2025年药店票据随货自查报告范文

为强化药品流通环节质量管控，落实《药品经营质量管理规范》（GSP）要求，我单位于2025年3月15日至3月25日开展了为期10天的票据随货全流程自查工作。本次自查覆盖2024年12月1日至2025年2月28日期间所有采购、验收、销售环节的随货票据，涉及供货单位32家、药品品种1268个、票据凭证4721份（含纸质票据3896份、电子票据825份）。自查工作组由质量负责人牵头，采购部、验收组、信息部、财务部4部门共8人参与，采用“系统数据溯源+实物现场核对+凭证交叉验证”方式，重点核查票据与药品实物的一致性、票据合规性、特殊管理药品票据完整性及冷链药品票据附加信息匹配度。现将自查情况详述如下：

一、采购环节票据与实物一致性核查

本次自查抽取采购订单120份（占同期总订单量的15%），对应随货同行单（票）、增值税专用发票及供货单位资质文件（包括《药品生产许可证》《药品经营许可证》、GMP/GSP证书、质量保证协议等）进行核对，核心检查项及结果如下：

1.基础信息匹配性：120份订单中，118份随货同行单与采购订单的药品名称、规格、生产企业、批号、数量完全一致；2份存在差异：其中1份为XX制药有限公司提供的“复方氨酚烷胺片”（批，随货同行单数量标注为500盒，实际到货480盒，经追溯系物流运输途中破损20盒（已由物流公司出具破损证明并完成赔付）；另1份为XX医药配送中心提供的“奥美拉唑肠溶胶囊”（批，随货同行单生产企业标注为“XX生物制药”，实际药品包装生产企业为“XX化学制药”，经核实系供货单位票据打印模板未更新导致的笔误，已要求供货单位出具情况说明并修正模板。

2.资质文件有效性：32家供货单位中，30家资质文件均在有效期内（包括《药品经营许可证》有效期均覆盖至2026年及以后，GMP/GSP证书均通过2024年跟踪检查）；2家存在问题：XX药材有限公司《药品经营许可证》有效期至2025年3月10日（自查时临近到期），XX医疗器械有限公司质量保证协议未涵盖2025年度质量责任条款。针对上述问题，已要求XX药材有限公司在3月31日前提供新《药品经营许可证》复印件并备案，XX医疗器械有限公司于4月5日前完成质量保证协议修订并重新签署。

3.票据签章规范性：4721份票据中，4698份均加盖供货单位“药品出库专用章”或“财务专用章”，符合GSP关于“随货同行单应当加盖供货单位药品出库专用章原印”的要求；23份电子票据（均来自XX医药电商平台）未显示电子签章，经核查系平台系统升级期间签章功能临时失效，已要求平台提供签章缺失期间的系统运维记录，并同步启用纸质票据作为补充，确保后续票据签章完整。

二、验收环节票据与实物核对情况

验收环节重点核查“货到票到”执行率及验收记录与票据的对应关系。2024年12月至2025年2月共验收药品1876批次，其中1852批次实现“货到票到”（到货当日随货同行单同步送达），24批次存在“货到票未到”情况（平均延迟1-3个工作日）。针对延迟票据，验收组均按GSP要求填写《暂存药品验收记录》，并在票据到达后24小时内完成补录核对。

随机抽查50批次验收记录（涵盖片剂、针剂、生物制品等不同剂型），核对内容包括：

-药品外观与票据描述一致性：50批次中，49批次外观（如包装、标签、有效期）与票据“备注栏”描述一致；1批次“重组人胰岛素注射液”（批票据标注为“预填充笔芯”，实际到货为“瓶装注射液”，经追溯系供货单位拣货错误，已作退货处理并扣除该批次货款。

-数量验收与票据匹配：50批次中，48批次数量完全一致；2批次存在差异（“阿莫西林胶囊”少10盒、“维生素C片”多5盒），均已按《药品验收管理规程》登记差异并联系供货单位确认，其中“阿莫西林胶囊”差异系运输损耗（已获赔付），“维生素C片”多送部分已作暂存并要求供货单位3日内出具《额外配送说明》或安排召回。

-特殊标识核对：针对含特殊药品复方制剂（如含麻黄碱类复方制剂）、生物制品等，验收记录均注明“含麻黄碱”“需冷链”等标识，与票据“特殊管理”栏标注一致；抽查的8批次含麻黄碱复方制剂中，票据均附“购买方合法资质证明”（药店已留存复印件），符合《麻醉药品和精神药品管理条例》及含特殊药品复方制剂管理要求。

三、存储与销售环节票据追溯性检查

1.库存药品与票据关联：通过WMS系统（仓储管理系统）抽取3个库区（常温库、阴凉库、冷库）共200个货位进行核查，系统库存数据与实物数量一致率100%；每个货位均悬挂《货位卡》，记录药品名称、批号、数量、入库日期等信息，与随货同行单、验收记录完全对应。其中，冷库存储的20批次冷链药品（包括人血白蛋白、狂犬疫苗等），《货位卡