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RBA人员信息和隐私保护程序（三）：核心操作规范与员工权利保障

引言与目的

在全球化的商业运营环境中，负责任地管理和保护员工个人信息不仅是遵守法律法规的基本要求，更是企业践行RBA（责任商业联盟）行为准则、维护员工信任、塑造良好雇主品牌的核心要素。本程序作为RBA人员信息和隐私保护体系的第三部分，旨在细化个人信息处理的核心操作规范，明确员工在个人信息方面享有的权利及行使途径，并确保这些规范和权利在实际运营中得到有效落实。本程序的制定与实施，将进一步强化企业数据治理能力，降低合规风险，保障员工的基本人权与隐私尊严。

一、适用范围与核心定义

1.1适用范围

本程序适用于企业及其所有子公司、控股公司，以及代表企业执行相关职能的第三方机构（如人力资源服务提供商、IT服务供应商等）在雇佣关系建立、存续及终止的整个生命周期内，对所有在职员工、前员工、求职申请人及实习生（以下统称“数据主体”）的个人信息进行收集、存储、使用、传输、披露及销毁等一系列处理活动。

1.2核心定义

*个人信息：指以电子或其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份的各种信息，包括但不限于姓名、出生日期、身份证号码、住址、电话号码、电子邮箱、银行账户信息、生物识别信息、健康信息、工作经历、薪酬信息等。

*敏感个人信息：指一旦泄露、非法提供或滥用可能危害数据主体人身、财产安全，或导致其名誉、身心健康受到损害的个人信息，例如宗教信仰、政治观点、医疗健康信息、犯罪记录、生物识别信息、性生活信息、未成年人信息等。此类信息的处理需遵循更为严格的规范。

*数据控制者：指决定个人信息处理目的和方式的企业或其他组织。在本程序框架下，企业通常为数据控制者。

*数据处理者：指受数据控制者委托，代为处理个人信息的企业或其他组织，如外部IT服务商。

二、个人信息的收集与获取

2.1收集原则

个人信息的收集应遵循合法性、最小化、必要性及明确性原则。即仅能出于特定、明确且合法的目的（如招聘、员工管理、薪酬发放、社会保险缴纳、职业健康与安全管理等）收集必要的个人信息，不得超出与实现上述目的直接相关的最小范围。

2.2收集方式与告知同意

*直接收集：向数据主体直接收集个人信息时，应通过书面、邮件、系统弹窗等易于获取和保存的方式，清晰、准确、完整地告知数据主体以下事项：收集个人信息的目的、收集信息的种类、信息将如何使用、信息的存储期限、数据主体享有的权利及行使途径、数据控制者的联系方式等。

*同意获取：在收集个人信息前，应获得数据主体的明确同意。对于敏感个人信息的收集，必须获得数据主体的明示同意（如签署单独的知情同意书），不得通过默认勾选、捆绑同意等方式变相强迫。数据主体有权撤回其同意，且撤回同意不应影响其在撤回前基于同意进行的个人信息处理的效力。

*间接获取：如确需从第三方间接获取个人信息（例如背景调查），应确保第三方已获得数据主体的合法授权，或符合法律法规的其他规定，并对第三方提供信息的合法性进行必要的核实。同时，应将此类信息的来源、用途及数据主体权利告知数据主体。

三、个人信息的存储、传输与保密

3.1安全存储

*企业应建立安全的个人信息存储系统，采取加密、访问控制、防火墙、防病毒软件等技术措施，防止个人信息被未授权访问、篡改、泄露或丢失。

*定期对存储的个人信息进行备份，并对备份数据进行加密和妥善保管。

3.2安全传输

*传输个人信息时，应采取加密等安全措施，确保信息在传输过程中的完整性和保密性。

*禁止通过未加密的公共网络（如公共Wi-Fi）传输敏感个人信息。

*向外部实体传输个人信息前，必须进行严格的安全评估，并通过合同等方式明确双方的安全责任和保密义务。

3.3保密义务

*所有接触、处理个人信息的员工（包括但不限于HR、IT、管理人员）及第三方合作方，均对其在履职过程中获取的个人信息负有严格的保密义务。

*企业应通过签署保密协议、进行保密培训等方式，强化相关人员的保密意识和法律责任。未经授权，任何人不得擅自披露、传播或用于其他目的。

四、个人信息的使用与处理限制

4.1使用限制

个人信息的使用不得超出收集时声明的范围，或与收集目的具有直接关联的合理范围。如确需超出原声明范围使用，应再次获得数据主体的明示同意，除非法律法规另有规定或为保护数据主体的重大合法权益所必需。

4.2处理规范

*对个人信息的处理（包括但不限于整理、分析、比对、脱敏等）应遵循审慎原则，确保处理过程的准确性和公正性。

*原则上禁止利用个人信息进行自动化决策（如完全依赖算法进行绩效评估或晋升决策）对数据主体的权益造成重大影响。如确需使用，应保证决策的透明度和可解释性，并为数据主体提供申诉渠道