家具公司采购合同评审规定.docx

家具公司采购合同评审规定

家具公司采购合同评审规定

第一章总则

1.1本规定旨在规范家具公司采购合同的评审流程，确保采购活动符合公司质量管理体系要求（依据GB/T19001-2016），降低采购风险，提升供应链效率，并满足生产计划需求。

1.2本规定适用于公司所有采购合同的评审，包括原材料、零部件、辅料、外协加工及服务采购。

1.3核心原则：坚持计划先行、风险可控、数据驱动、持续改进的原则，通过PDCA循环优化采购管理。

1.4适用范围：本规定由采购部主导执行，财务部、质量部、生产部及相关业务部门协同参与。

第二章评审职责与权限

2.1采购部：负责采购合同的初步评审、技术参数核对、供应商资质审核及评审组织协调。主要负责人为采购经理，关键岗位包括采购专员。

2.2质量部：负责评审材料的质量标准、检验要求、OEE（设备综合效率）指标及FMEA（失效模式与影响分析）结果。主要负责人为质量经理，关键岗位包括质量工程师。

2.3生产部：负责评审物料供应的及时性、数量准确性及与生产计划的匹配度。主要负责人为生产总监，关键岗位包括生产计划主管。

2.4财务部：负责评审采购合同的商务条款、付款条件及成本合理性。主要负责人为财务经理，关键岗位包括成本会计。

2.5分级授权机制：

-[金额阈值]以下的采购合同由采购部经理审批；

-[金额阈值]至[金额阈值]的采购合同需经生产总监、质量总监会签；

-[金额阈值]以上的采购合同需提交总经理办公会审议。

第三章评审流程

3.1输入：采购申请单、供应商报价单、技术规范书、质量检验报告、市场行情分析报告。

3.2过程：

-采购部收集输入资料，初审供应商资质及报价合理性；

-质量部评审材料质量标准及FMEA风险等级；

-生产部确认物料需求量及交期匹配度；

-财务部评估付款风险及成本效益；

-评审会议：采购部主持，各部门派员参加，形成评审意见表，明确审批意见（批准/修改/否决）。

3.3输出：正式采购合同、评审记录单、风险控制计划。

3.4PDCA循环应用：

-计划：采购部根据生产计划制定采购需求清单，并预设关键控制点；

-执行：执行过程中，通过系统记录供应商交期准时率、合格率等数据；

-检查：每月汇总采购合同执行情况，分析偏差原因（如供应商延迟交货、质量问题等）；

-改进：优化供应商管理策略或调整采购流程，如引入数字化供应商协同平台。

第四章风险管理

4.1技术风险：

-识别材料性能不达标风险（如木材含水率超标影响家具稳定性），需通过SOP（标准作业程序）明确检验标准；

-针对关键零件，强制要求供应商提供OEE≥[百分比]的加工能力证明。

4.2操作风险：

-采购人员未按流程执行评审，导致不合格合同签订，需对采购专员进行再培训，频率为[次数]/年；

-设立“三重验证”机制：采购部、质量部、生产部共同签字确认。

4.3管理风险：

-采购合同审批流程超期，制定[天数]内完成审批的时限要求；

-责任追溯：若因合同评审疏漏导致库存积压或生产中断，追究采购经理及相关部门负责人责任。

4.4环境风险：

-优先选择符合环保标准的供应商（如使用环保油漆的家具制造商），评审时核查其ISO14001认证；

-对自然灾害易发区域的供应商实施动态风险评估，季度复核一次。

第五章数据驱动与数字化管理

5.1关键绩效指标（KPI）：

-供应商准时交货率（目标≥[百分比]）；

-采购合同一次合格率（目标≥[百分比]）；

-采购成本降低率（目标≤[百分比]）；

-采购合同评审周期（目标≤[天数]）；

-供应商综合评分（满分100分，权重分配：质量40%、成本30%、交期20%、服务10%）。

5.2数字化工具应用：

-建立采购合同电子管理系统，实现全流程留痕；

-引入供应商协同平台，实时共享质量数据及交期预警信息。

5.3典型管控要点：

-外协加工件：强制要求供应商提供加工过程视频监控权限；

-环保材料：建立供应商环保资质库，年度更新；

-价格波动管理：每月分析原材料价格指数（如木材、板材价格指数），动态调整采购策略。

第六章特殊采购合同评审

6.1应急采购：因生产紧急需求需启动应急采购，需经生产总监签字特批，但合同金额不得超过[金额阈值]，且事后需在[天数]内补办正式评审手续。

6.2战略合作采购：与核心供应商签订长期合作协议，评审时需增加战略匹配度评估，包括技术升级协同、产能