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文档管理资料归档及分类指引手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业、事业单位、社会团体及项目团队的文档管理工作，旨在规范文档的收集、分类、归档、存储及检索流程，保证文档资料的完整性、安全性与可追溯性。

主要应用场景：

日常办公文档管理：如会议纪要、通知公告、工作计划、总结报告等行政类文档的系统化归档；

项目全周期文档管控：从项目立项、执行、验收至结项的全过程文档（如可行性研究报告、合同、进度表、验收报告）的分类存储；

专项工作资料整理：如审计检查、资质认证、合规审查等专项活动的支撑材料归档；

历史档案数字化管理：对纸质档案进行扫描、分类及电子化存储，实现传统档案向数字化转型的规范操作。

二、文档分类规则详解

（一）核心分类维度

结合组织架构与业务需求，采用“一级分类+二级分类+三级细分”的多级分类体系，保证逻辑清晰、层级分明。

一级分类

二级分类示例

三级细分示例（以“项目管理类”为例）

行政管理类

制度文件、会议管理、公文往来

制度文件（含人事、财务、行政等制度）会议管理（周例会、专题会、股东会纪要）

人力资源管理类

招聘培训、绩效薪酬、员工档案

招聘培训（简历、面试记录、培训课件）员工档案（入职登记、劳动合同、离职证明）

项目管理类

立项阶段、执行阶段、验收阶段、结项阶段

立项阶段（建议书、可行性分析、批复文件）执行阶段（合同、进度周报、变更记录）

财务管理类

预算决算、费用报销、税务申报

预算决算（年度预算表、决算报告）费用报销（报销单、付款凭证）

客户与供应商类

客户资料、供应商档案、合作协议

客户资料（客户信息表、沟通记录、合同）供应商档案（资质文件、评估报告、采购订单）

知识资产类

技术文档、知识产权、培训资料

技术文档（设计方案、操作手册、测试报告）知识产权（专利证书、商标注册、软著登记）

（二）分类原则

业务关联性：按部门职能或项目流程划分，保证同一业务链条的文档集中存储；

唯一性：避免交叉分类，如某份“项目合同”仅归入“项目管理类-执行阶段”，不重复归入“客户与供应商类”；

扩展性：预留分类接口，新增业务类型时可灵活调整三级细分目录；

保密性：涉密文档（如未公开技术资料、高管薪酬文件）需单独设置“保密类”一级分类，并标注密级（内部/秘密/机密）。

三、文档归档全流程操作步骤

步骤一：文档收集与初步整理

责任人：各部门文档管理员或项目负责人

操作要点：

明确收集范围：根据分类规则，定期收集本部门/项目应归档的文档（如每月25日前收集当月行政文档，项目结项后10日内收集全部项目文档）；

初步筛选：剔除重复、无效文档（如草稿、临时通知），保证归档文档为最终版本；

版本核对：电子文档需确认版本号（如“V2.1_最终版”），纸质文档需加盖“归档章”标注版本状态。

步骤二：文档分类与编号

责任人：文档管理部门专员

操作要点：

匹配分类：根据“文档分类规则”，将整理后的文档对应至具体二级、三级分类（如“2024年Q1项目进度周报”归入“项目管理类-执行阶段-进度管理”）；

编制编号：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”规则，示例：

行政管理类制度文件：XZ-ZD-2024-001（XZ=行政管理，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水号）

项目管理类执行阶段合同：XM-ZX-2024-015（XM=项目管理，ZX=执行阶段，2024=年份，015=流水号）

保密类技术文档：BM-JS-2024-003（BM=保密类，JS=技术文档，2024=年份，003=流水号）

标注编号：电子文档在文件名中体现编号（如“XZ-ZD-2024-001_员工考勤管理制度.pdf”），纸质文档在首页右上角用铅笔轻注编号。

步骤三：文档存储与登记

责任人：文档管理员

操作要点：

电子文档存储：

按分类建立文件夹层级（如“D:”）；

存储格式：PDF（推荐，避免格式兼容问题）、DOCX（需启用“只读”模式）；

备份要求：每月1日前将上月归档文档同步至服务器备份目录，并刻录光盘异地存放。

纸质文档存储：

使用统一规格的档案盒（长310mm×宽220mm×厚30mm），盒面标注“一级分类-二级分类-年份-编号范围”（如“项目管理类-执行阶段-2024-XM-ZX-2024-001至020”）；

档案盒内附《档案盒内文件清单》（模板见第四章），按编号顺序排列文档，避免金属夹装订（使用环保纸质夹）。

登记台账：

电子台账：使用Excel或专业档案管理系统录入《文档归档登记表》（模板见第四章），字段包括：文档名称、编号、分类、形成日期、页数、存储位置（电子路径/档案盒编号）、责任人；

纸质台账：与电子台账同步打印，按一级分类分类装订，每页标注页码及总页数。

步骤四：文档检索与借阅

责任人：借阅人、文档管理员

操作要点：

检索申请