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采购谈判与合同签订规范模板

一、适用场景

二、操作流程详解

（一）谈判准备阶段

明确采购需求

由需求部门提交《采购需求说明书》，明确采购标的（名称、规格、型号）、技术参数、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。

采购部门对需求进行复核，保证需求合理、可执行，避免模糊或矛盾表述（如“优质”“高效”等需量化定义）。

供应商信息收集与筛选

通过公开招标、邀请招标、市场调研等方式收集供应商信息，重点考察供应商资质（营业执照、相关行业认证）、生产/服务能力、过往业绩、信誉评价及报价。

建立《供应商评估表》，从价格、质量、交付、服务、合作稳定性等维度进行初步筛选，确定3-5家入围供应商进入谈判环节。

制定谈判方案

明确谈判目标（如目标价格、交付周期、付款条件等）、谈判底线（如最低可接受价格、最晚交付时间）及备选方案。

分配谈判角色，主谈人负责主导谈判，技术专家负责确认技术条款，商务人员负责价格及商务条款沟通，保证团队分工明确、口径统一。

准备谈判资料

整理《采购需求说明书》《供应商报价单》《供应商评估报告》等资料，制作谈判议程（时间、地点、议题顺序），并提前3天送达供应商，保证双方准备充分。

（二）谈判执行阶段

开场与议程确认

按约定时间、地点召开谈判会议，双方参会人员签到（《参会人员签到表》附后）。

主谈人说明谈判目标、议程及时间安排，确认双方沟通规则（如发言顺序、决策机制等）。

需求与条款沟通

需求部门阐述技术要求（如功能指标、验收标准），供应商回应技术可行性及解决方案；

商务人员就价格、付款方式（如预付款比例、分期节点）、交付地点、运输方式、售后服务（质保期、响应时间）等条款进行逐一沟通，明确双方诉求。

议价与条件协商

基于供应商报价，结合市场行情及企业预算，通过“让步-交换”策略进行议价（如要求价格下调的同时延长账期或增加服务内容）。

对关键分歧点（如违约责任、不可抗力条款）进行重点讨论，记录双方意见，形成《谈判争议点清单》。

达成初步共识

双方就无争议条款达成一致，对争议点协商解决方案，形成《谈判纪要》（明确已达成条款及遗留问题），由双方主谈人签字确认。

（三）合同拟定阶段

起草合同文本

采购部门根据《谈判纪要》及《采购需求说明书》，使用企业标准合同模板起草合同文本，保证涵盖以下核心条款：

标的物信息（名称、规格、型号、数量）；

质量标准（验收依据、检验方法、异议处理）；

价款及支付方式（单价、总价、币种、账户信息、付款节点）；

履行期限（交付时间、地点、方式）；

违约责任（逾期交付/付款的违约金比例、质量不合格的处理方式）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；

保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。

内部审核

合同文本依次经需求部门（技术条款）、财务部门（价格、付款条款）、法务部门（合法性、合规性）审核，各部门签署《合同审核意见表》，提出修改建议并反馈至采购部门。

采购部门根据审核意见修改合同，直至所有部门确认无异议。

（四）合同签订阶段

最终文本确认

采购部门将最终版合同文本发送给供应商，双方核对条款无误后，确定签订时间、地点及授权代表（需提供法定代表人证件号码明及授权委托书）。

正式签署

双方授权代表在合同文本上签字并加盖公章（合同专用章），保证签字清晰、印章完整。

合同一式多份（如供应商1份、采购部门1份、财务部门1份、需求部门1份），份数根据实际需求确定，每份合同具有同等法律效力。

（五）合同归档阶段

资料整理

将《采购需求说明书》《供应商评估报告》《谈判纪要》《合同审核意见表》、合同正本及附件等资料分类整理，形成“采购合同档案”。

归档管理

档案由采购部门统一编号、登记，存入电子档案系统（如ERP、OA）及纸质档案柜，保存期限不少于合同履行期满后5年。

建立合同台账，记录合同编号、签订日期、标的金额、履行期限、付款进度等关键信息，便于后续跟踪管理。

三、配套工具模板

模板1：采购谈判记录表

基本信息

谈判时间

______年______月______日______时

谈判地点

_____________________________________________________________

采购方参会人员

姓名：某，职务：采购经理；姓名：某，职务：技术工程师

供应商参会人员

姓名：某，职务：销售总监；姓名：某，职务：技术主管

谈判标的

_____________________________________________________________

谈判议题

讨论内容

达成的共识

遗留问题

价格

供应商报价：______元/件，采购方目标价：______元/件

同意单价降至______元/件，采购量1000件

无

交付时间

供应商承诺：______月______日交付；采购方要求：_