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企业人事档案管理制度模板及表格

一、总则

（一）制度目的

为规范企业人事档案管理工作，保证人事档案信息的真实性、完整性和安全性，为企业人力资源管理、员工发展及决策提供可靠依据，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业全体在职员工、离职员工的人事档案管理，涵盖档案建立、归档、保管、查阅、更新、销毁等全生命周期管理活动。

（三）管理原则

人事档案管理遵循“客观真实、分类规范、安全保密、动态更新”原则，保证档案材料真实反映员工情况，管理流程符合企业规范及法律法规要求。

二、人事档案管理职责

（一）人力资源部门职责

负责制度的制定、修订与解释，监督各部门执行情况；

负责员工入职档案的建立、材料审核及归档管理；

负责人事档案的日常保管、维护与保密工作；

负责档案查阅、借阅的审批与登记；

负责档案的鉴定、销毁组织工作。

（二）各部门职责

配合人力资源部门收集、提交本部门员工的人事档案材料；

保证提交材料的真实性与完整性，不得伪造、篡改或遗漏；

及时反馈员工信息变更情况（如岗位调整、奖惩等），协助档案更新。

（三）员工职责

按要求提交个人真实材料，配合档案建立与更新；

个人信息发生变更时（如联系方式、学历等），需在1个月内告知人力资源部门；

遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。

三、人事档案内容与分类

人事档案包含员工从入职到离职全过程的各类材料，按以下类别分类管理：

（一）基本信息类

入职登记表、证件号码复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件、体检报告、一寸免冠照片等。

（二）劳动关系类

劳动合同、变更协议、岗位说明书、入职offer、离职申请表、离职证明等。

（三）考核奖惩类

月度/季度/年度绩效考核表、奖惩审批单（如表扬、晋升、警告等）、晋升/降职通知单等。

（四）培训发展类

培训计划、培训记录、培训考核结果、职业发展规划表、技能提升证书等。

（五）薪酬福利类

薪酬调整审批单、社保/公积金缴纳证明、个人所得税申报记录等（注：不涉及具体“福利”敏感表述）。

（六）其他类

员工奖惩补充材料、特殊贡献证明、内部调动审批单等。

四、人事档案建立与归档流程

（一）入职档案建立流程

材料提交：员工入职当日，向人力资源部门提交《员工入职材料清单》（见附件1）中规定的材料，保证原件清晰、复印件完整。

材料审核：人力资源部门在3个工作日内完成材料审核，重点核查证件号码、学历证书等关键信息的真实性与有效性，对缺失或不规范材料要求员工补充。

档案编号：审核通过后，为员工分配唯一档案编号（格式：公司简称-入职年份-部门代码-序号，如“ABC-2023-RK-001”），并在档案封面标注。

归档登记：将材料分类放入档案袋（或录入电子档案系统），填写《人事档案登记台账》（见附件2），记录档案编号、员工姓名、入职日期、材料清单等信息。

（二）日常材料归档流程

材料收集：各部门在员工发生岗位调整、考核奖惩、培训等事项后2个工作日内，将相关材料提交人力资源部门。

材料核对：人力资源部门核对材料完整性，确认材料包含经办人签字、部门盖章等必要信息。

归档操作：将材料按分类归入对应员工档案袋，同时在电子档案系统中更新材料索引，并在《人事档案登记台账》中记录归档日期。

五、人事档案保管与保密

（一）保管要求

实体档案：存放于专用档案柜，由人力资源部门指定专人负责管理，档案柜钥匙由专人保管，非工作时间上锁。档案存放环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫。

电子档案：存储于企业内部服务器，设置访问权限（仅人力资源部门档案管理员可编辑，相关部门可按权限查阅），定期进行数据备份（每周1次），防止数据丢失或泄露。

（二）保密措施

档案管理员需签订《保密协议》（见附件3），严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。

档案材料不得随意复制、摘抄，确因工作需要需经人力资源部门负责人审批。

废弃的档案材料（如复印件、草稿）需使用碎纸机销毁，不得随意丢弃。

六、人事档案查阅与借阅

（一）查阅权限

员工可查阅本人档案（涉及保密内容除外），需提前1个工作日向人力资源部门提交《人事档案查阅申请表》（见附件4）。

部门负责人可查阅本部门员工档案，需在申请表中注明查阅原因。

人力资源部门可查阅全体员工档案，用于薪酬调整、晋升考核等工作。

（二）查阅流程

申请人填写《人事档案查阅申请表》，经部门负责人（查阅本部门员工档案）或人力资源部门负责人（跨部门/查阅全体档案）审批后，提交档案管理员。

档案管理员核对审批权限，安排查阅时间（一般不超过1个工作日），并在档案查阅登记簿（见附件5）中记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。

查阅需在指定区域进行，不得携带手机、相机等设备，不得涂改、勾画、抽取档案材料。

（三）借阅规定

原则上人事档案不外借，确因特殊业务需要（如法律诉讼、上级检查）需