济南大学零星采购实施细则.docxVIP

济南大学零星采购实施细则

为规范学校零星采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《教育部直属高校直属单位采购管理办法》等法律法规及相关政策要求，结合学校实际情况，制定本实施细则。

一、管理体制与职责分工

学校零星采购工作实行“统一指导、分级管理、程序规范、责任明确”的管理体制，涉及采购需求部门、采购管理部门、财务部门及监督部门等多方主体，各主体需协同配合，共同保障采购活动合法合规。

（一）采购需求部门职责

采购需求部门是零星采购的发起主体，负责本部门零星采购的全流程管理，具体职责包括：

1.提出真实、合理的采购需求，明确采购标的的技术参数、规格型号、功能要求等，确保需求描述清晰、无倾向性或排他性条款；

2.组织市场调研，了解同类产品或服务的市场价格、供应商信誉等信息，合理编制采购预算；

3.根据采购金额和类别，选择符合规定的采购方式，组织实施采购活动（如比价、谈判等）；

4.与供应商签订采购合同（或协议，金额较小的可签订采购确认单），明确双方权利义务；

5.组织验收，确保采购标的符合需求要求，出具验收报告；

6.整理采购档案（包括申请表、市场调研记录、比价单、合同、验收报告、发票等），按学校档案管理规定归档保存。

（二）采购管理部门职责

采购管理部门是学校采购工作的统筹管理机构，负责对零星采购活动进行指导、监督和备案，具体职责包括：

1.制定并完善学校零星采购管理制度，明确采购范围、标准、流程及相关要求；

2.对采购需求部门提交的超一定金额（如1万元以上）的零星采购项目进行合规性审核，重点审核采购需求的合理性、预算编制的准确性、采购方式的适用性等；

3.建立并维护学校供应商信息库，收集供应商资质、信用记录、服务评价等信息，为采购需求部门提供参考；

4.定期汇总分析零星采购数据，为学校优化采购管理、完善预算编制提供决策支持；

5.协调处理采购过程中的争议或投诉，指导采购需求部门解决与供应商的纠纷。

（三）财务部门职责

财务部门负责零星采购的资金管理和支付审核，具体职责包括：

1.审核采购预算是否纳入部门年度预算，未纳入预算的零星采购项目原则上不予支付；

2.审核采购合同（或确认单）、发票、验收报告等付款凭证的完整性、合法性，确保资金支付符合财务制度要求；

3.按照合同约定的付款方式和时间，及时办理资金支付手续；

4.对采购资金使用情况进行监督，发现超预算、挪用资金等违规行为，及时向相关部门反馈并提出处理建议。

（四）监督部门职责

学校纪检监察、审计部门负责对零星采购活动进行全过程监督，具体职责包括：

1.监督采购需求部门是否严格执行采购流程，是否存在虚假采购、串通供应商、违规审批等行为；

2.抽查采购档案，检查采购文件的完整性、真实性和合规性；

3.受理对零星采购活动的投诉举报，组织调查核实并按规定处理；

4.对采购管理中的薄弱环节提出整改建议，推动完善采购管理制度。

二、采购范围与标准

本细则所称零星采购，是指学校各部门因教学、科研、管理等工作需要，单次或批量采购金额未达到学校集中采购限额标准（以下简称“限额标准”）的货物、服务类采购项目。其中，货物类采购指各种形态和种类的物品，包括仪器设备、材料、图书、家具等；服务类采购指除货物和工程以外的其他采购对象，包括印刷、维修、测试、咨询、会议服务等。

（一）采购金额划分标准

结合学校实际，零星采购按金额分为三个档次管理：

1.小额采购：单次或批量采购金额在5000元（含）以下；

2.中额采购：单次或批量采购金额在5000元（不含）至1万元（含）；

3.大额采购：单次或批量采购金额在1万元（不含）至5万元（含）。

超过5万元的采购项目，原则上纳入学校集中采购管理，按《济南大学集中采购管理办法》执行。

（二）禁止拆分采购

任何部门不得将同一采购项目化整为零、拆分实施，规避集中采购或更高档次的采购程序。拆分认定标准包括但不限于：同一采购项目分多次签订合同、同一供应商分多次供货、同一服务内容分多次结算等。

三、采购流程与操作规范

零星采购流程包括需求申请、预算审核、采购实施、合同签订、验收付款、档案归档等环节，各环节需严格按规定执行。

（一）需求申请与预算审核

1.采购需求部门应提前规划采购需求，填写《济南大学零星采购申请表》（以下简称《申请表》），注明采购项目名称、用途、技术参数及规格要求、预算金额、拟采用的采购方式等信息。技术参数应明确、具体，避免使用“知名品牌”“优质产品”等模