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理工大学公务卡管理实施细则

一、适用范围

本细则适用于学校在职教职工（以下简称“持卡人”）因执行公务需要，使用公务卡进行的各项支出管理。公务卡是指学校统一组织教职工向合作银行申领，主要用于日常公务支出和财务报销业务，并兼顾个人消费功能的银联标准信用卡。

纳入公务卡结算范围的支出项目包括但不限于：办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费（含住宿费、交通费、伙食费等）、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、测试化验加工费、委托业务费等。单笔金额500元（含）以上的公务支出，原则上应使用公务卡结算；单笔金额500元以下的支出，确因特殊情况无法使用公务卡的，需提供书面说明并经经费审批人签字确认后，方可使用现金结算。

科研经费、纵向课题等专项经费的公务卡使用参照本细则执行，国家或上级主管部门对专项经费结算方式有特殊规定的，从其规定。

二、卡片管理

（一）办卡与启用

公务卡由学校财务部门（以下简称“财务处”）统一组织申领。持卡人需为学校在职教职工，且无不良信用记录。新入职教职工应在入职后1个月内完成公务卡申请，由财务处汇总信息后提交合作银行审核。合作银行应在收到申请材料后15个工作日内完成卡片制作与发放。

卡片启用前，持卡人需通过银行指定渠道完成激活，并设置交易密码。密码设置应避免使用生日、电话号码等易破解信息，且需定期修改。持卡人应妥善保管卡片及密码，因保管不善导致的卡片盗刷、信息泄露等损失由持卡人自行承担。

（二）信息变更与注销

持卡人姓名、身份证号、工作部门等关键信息变更时，应在变更后5个工作日内告知财务处，由财务处协调银行更新卡片信息。因工作调动、离职、退休等原因离开学校的教职工，须在离岗前完成公务卡项下所有公务支出的报销手续，并到财务处办理公务卡注销申请。财务处核实无未结清公务债务后，通知持卡人到银行办理卡片注销。未按规定注销的，持卡人需继续承担因卡片使用产生的所有责任。

（三）补换卡管理

公务卡丢失、损坏或过期需补换卡时，持卡人应立即通过银行客服电话挂失，并在3个工作日内到财务处备案。补换卡成功后，持卡人需将新卡信息（包括卡号、有效期等）及时告知财务处，以便更新财务系统关联信息。因未及时报备新卡信息导致报销资金无法入账的，由持卡人承担逾期还款责任。

三、使用规范

（一）公务卡仅限公务支出使用，持卡人不得通过公务卡套取现金、虚构交易、拆分金额规避结算限额，不得将公务卡用于个人非公务消费。确因紧急情况需使用公务卡预借现金的，需提前填写《公务卡预借现金审批单》，经经费审批人签字同意后，方可办理。预借现金金额不得超过公务卡信用额度的30%，且需在5个工作日内完成报销还款，逾期产生的利息及手续费由持卡人承担。

（二）公务卡消费时，持卡人应主动索取正规发票（或财政票据）及刷卡交易凭条（POS机签购单）。发票需注明消费日期、商户名称、商品或服务名称、数量、金额等信息，且与POS机签购单的商户名称、交易时间、金额一致。无刷卡交易凭条的，需提供商户出具的收款证明（需加盖公章），否则财务处不予报销。

（三）公务卡单笔消费金额超过1万元（含）的，持卡人需提前3个工作日填写《大额公务卡消费审批表》，经经费审批人及财务处负责人签字同意后，方可进行消费。未履行审批程序的大额消费，财务处有权拒绝报销。

（四）科研经费使用公务卡支付测试化验加工费、材料采购费等支出时，需在发票或明细清单中注明具体项目名称、规格型号、数量等信息；支付咨询费、劳务费的，需提供咨询合同、劳务发放明细（含姓名、身份证号、银行账号、金额等），且单笔咨询费超过5000元（含）的需附咨询成果证明材料。

四、报销与还款流程

（一）持卡人应在公务消费后15个工作日内办理报销手续。因特殊情况（如异地出差、系统故障等）无法及时报销的，需在到期还款日前3个工作日向财务处提交《公务卡延期报销申请》，说明延期原因及预计报销时间，经财务处审核同意后，可延期报销。未申请或申请未通过的，逾期产生的利息、滞纳金等费用由持卡人自行承担。

（二）报销时，持卡人需通过学校财务系统填写《公务卡报销单》，上传发票、POS机签购单（或收款证明）、消费明细清单等电子凭证，并关联对应的经费项目。财务系统将自动提取公务卡交易信息（包括卡号、交易时间、金额、商户名称等）与报销信息比对，比对不符的需补充说明。

（三）财务处收到报销申请后，需在5个工作日内完成审核。审核内容包括：

1.报销凭证的真实性、完整性（发票是否符合国家规定，是否与公务活动相关）；

2.消费金额是否在预算额度内，是否符合经费使用范围；

3.交易信息与报销信息是否一致（时间、金额、商户名称等）；

4.大额消费是否