商业合同审核流程标准化手册.docVIP

通用商业合同审核流程标准化手册

第一章适用范围与业务场景

本手册适用于各类企业（含国有企业、民营企业、外资企业等）在日常经营活动中开展的商业合同审核工作，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作开发合同、租赁合同等常见商业合同类型。通过标准化审核流程，可保证合同内容合法合规、权责清晰、风险可控，同时提高合同审核效率，保障企业合法权益。具体业务场景包括但不限于：

企业与供应商签订的采购/供货合同；

企业与客户签订的销售/服务合同；

企业与合作伙伴签订的联合开发、委托加工等协作合同；

企业与物业、中介等第三方签订的服务类合同；

涉及跨境业务、知识产权、数据安全等特殊条款的复杂合同。

第二章标准化审核操作流程

2.1合同接收与初步登记

操作内容：

合同提交：业务部门（或合同发起人）通过企业内部OA系统/合同管理系统提交合同审核申请，同步合同草案、对方主体资质文件（如营业执照、授权委托书等）、背景说明（如合作背景、交易目的等）材料。

材料完整性检查：合同管理部门（或指定审核牵头部门）收到材料后，1个工作日内完成完整性检查，重点核对：

合同文本是否为最终版本；

对方主体资质文件是否在有效期内（如营业执照副本复印件需加盖公章）；

是否附有必要的附件（如技术协议、验收标准等）。

合同登记编号：材料齐全后，合同管理部门按“年份-合同类型-序号”规则编制合同编号（如“2024采-001”），在系统中登记合同基本信息（合同名称、双方主体、标的金额、预计签署日期等），并同步推送至各审核部门。

责任主体：合同管理部门（接收、登记）；业务部门（材料提交）。

输出成果：《合同接收登记表》（详见第三章3.1）。

2.2初步形式审查

操作内容：

审查主体：由合同管理部门或法务部门（根据企业职责划分）负责，重点审核合同形式要件是否符合法律规定及企业内部要求。

审查要点：

合同主体：签约方名称是否与营业执照、授权委托书一致，自然人签约需核对证件号码信息；

合同签署：是否包含双方基本信息（名称、地址、联系方式）、签约主体盖章/签字（企业需加盖公章或合同专用章，自然人需签字并按手印）；

合同结构：是否具备合同基本要素（如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），条款是否逻辑清晰、无歧义；

份数与文本：合同文本是否为打印件（手写部分需双方确认），正本份数是否符合约定（如“一式三份，双方各执一份，一份留存”）。

审查反馈：对形式要件不符合要求的，合同管理部门需在1个工作日内退回业务部门并说明修改意见；符合要求的，同步推送至法务、财务、业务等专项审核部门。

责任主体：合同管理部门/法务部门。

输出成果：形式审查意见（通过/退回修改）。

2.3专项内容审核

根据合同类型及风险点，由法务、财务、业务等部门分别开展专项审核，保证合同内容合法合规、商业条款合理、财务风险可控。

2.3.1法务专项审核

审核要点：

合法性：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如违反法律强制性规定、损害社会公共利益等）；

权利义务：双方权利义务是否对等，是否存在单方不合理限制或免责条款（如“对方违约后，我方有权单方解除合同且不承担违约责任”）；

违约责任：违约责任是否明确、具体（如违约金计算方式、赔偿范围是否可执行），是否与违约行为相当；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“由合同签订地有管辖权的人民法院管辖”）；

知识产权：涉及知识产权（如专利、商标、著作权）的合同，是否明确权利归属、使用范围及侵权责任；

特殊条款：跨境合同需关注准据法选择、外汇管制条款；数据安全相关合同需符合《数据安全法》《个人信息保护法》要求。

时限要求：收到合同后2个工作日内完成审核，反馈书面意见至合同管理部门。

2.3.2财务专项审核

审核要点：

价款与支付：合同价款是否明确（含单价、总价、币种），支付方式（预付款、进度款、尾款比例及支付条件）是否合理，是否与企业财务流程匹配；

税费承担：税费（如增值税、企业所得税）承担方是否明确，是否符合税法规定；

履约担保：大额合同是否要求对方提供履约保证金、保函等担保措施，担保方式是否有效；

财务风险：是否存在资金支付风险（如“对方未交货即支付全款”），是否涉及关联方交易（如涉及，需履行内部审批程序）。

时限要求：收到合同后2个工作日内完成审核，反馈书面意见至合同管理部门。

2.3.3业务部门专项审核

审核要点：

商业条款：合同标的（产品/服务）是否符合企业业务需求，技术参数、质量标准是否明确（可引用附件中的技术协议）；

履行期限：交货/服务期限是否合理，是否影响企业生产/销售计划；

验收标准：验收流程、验收标准、验收期限是否具体（如“按GB/T19001-2016标准验收，