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标准化采购流程模板与合同管理工具

一、适用场景与价值体现

本工具适用于各类企业（尤其是中大型企业、集团化公司）的日常采购管理，涵盖从需求提报、供应商选择到合同签订、执行监控的全流程标准化管控。具体场景包括：

常规物资采购：如办公设备、生产原材料、服务外包等标准化采购项目；

跨部门协同采购：涉及多个部门（如行政、生产、研发）的需求整合与统一采购；

合规审计支撑：为内部审计、外部监管提供流程留痕、文档完整的采购依据；

供应商管理优化：通过标准化流程实现供应商资质审核、绩效评估的系统化管理。

其核心价值在于规范采购行为、降低合规风险、提升采购效率，保证采购过程透明、可追溯。

二、标准化操作流程详解

阶段一：需求发起与审批

需求提报

采购需求部门（如行政部、生产部）填写《采购需求申请表》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

需求复核与审批

采购部门收到需求后，重点审核预算合规性（是否超年度预算）、规格描述是否清晰、是否存在替代方案等，必要时与技术部门联合评审。

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5万元：采购部门负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：采购总监审批；

金额＞20万元：总经理办公会审批。

审批通过后，进入供应商寻源环节；审批驳回则需求部门修改后重新提报。

阶段二：供应商寻源与评估

供应商寻源

采购部门根据需求类型，通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式确定候选供应商。

公开招标：通过指定采购平台发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与；

询价比价：对于金额较小（≤5万元）的标准化物资，向至少3家合格供应商发出询价单，要求在2个工作日内报价。

供应商资质审核与评估

供应商需提供《供应商资质文件包》，包括营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证）、业绩证明、法定代表人授权委托书等。

采购部门组织评审小组（含采购、技术、财务人员），从资质合规性、报价合理性、供货能力、服务保障、历史合作业绩等维度进行评分（示例评分表见“核心工具表格模板”）。

评分最高且符合要求的供应商确定为中标/成交供应商，若评分接近（分差＜5分），需组织现场考察后综合确定。

阶段三：合同拟定与审批

合同拟定

采购部门根据采购结果，使用《标准采购合同模板》拟定合同文本，明确以下核心条款：

合同主体（供应商全称、统一社会信用代码、联系人）；

采购标的（名称、规格、数量、质量标准）；

履行期限（交付时间、验收周期、付款节点）；

合同金额（含税价、税率、支付方式如“验收合格后30日内支付95%，质保期满无息付清剩余5%”）；

违约责任（逾期交货、质量不达标等情形的处理方式）；

争议解决方式（协商不成，提交合同签订地人民法院诉讼）。

合同审批

合同文本依次通过采购部门负责人、法务部门（审核法律条款）、财务部门（审核付款条款）、分管领导审批。

金额＞50万元的合同，需提交总经理最终审批。

审批通过后，由采购部门加盖公司公章，供应商签字盖章（若为电子合同，通过合法电子签章平台签署）。

阶段四：采购执行与交付

订单下达

采购部门根据审批通过的合同，向供应商发出《采购订单》，明确交货时间、地点、运输方式及联系人。

供应商需在订单下达后1个工作日内书面确认，若无法按时履约，需提前3个工作日书面告知并协商解决方案。

履约跟踪

采购专员通过《采购执行跟踪表》监控供应商备货、生产、物流进度，每周更新状态（如“已备货”“运输中”“预计延迟”）。

若出现延迟风险，采购部门需及时与供应商沟通，协调调整交付时间或启动备选供应商预案，同步向需求部门通报情况。

阶段五：验收与付款

货物/服务验收

需求部门牵头组织验收，采购部门、技术部门（必要时）参与，对照合同约定的质量标准、数量进行现场查验。

验收合格：三方签字确认《验收合格报告》，作为付款依据；验收不合格：出具《验收不合格通知书》，要求供应商限期整改（整改后复验）或更换货物/服务，由此产生的费用由供应商承担。

发票审核与付款

供应商凭《验收合格报告》开具符合公司要求的增值税专用发票，提交至财务部门。

财务部门审核发票信息（抬头、税号、金额等）与合同、验收报告一致性，确认无误后按合同约定发起付款流程。

阶段六：合同归档与复盘

合同归档

采购部门在合同签订后10个工作日内，将合同文本、审批单、供应商资质文件、验收报告等资料整理归档，建立“一合同一档”管理制度，电子档案备份至公司服务器，纸质档案存放于指定档案室。

采购复盘

每季度末，采购部门组织需求部门、财务部门召开采购复盘会，分析本季度采购成本控制、供应商履约效率、流程优化点等，形成《采购复盘报告》，持续改进采购管理。

三、核心工具表格模板

表1：采购需求申请表

申请部