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2026年跨境营销策划公司采购信息保密管理制度

第一章总则

第一条制定目的。为规范公司采购信息保密管理工作，防范采购信息泄露风险，保护公司商业秘密、客户信息及供应商商业秘密，保障公司跨境营销策划业务的安全有序开展，维护公司合法权益与市场竞争力，依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司跨境采购业务实际，特制定本制度。

第二条适用范围。本制度适用于公司所有参与采购工作的部门及人员，包括采购部全体人员、各业务部门采购需求提报人员、参与采购评审与验收的相关人员、负责采购财务结算的人员、档案管理人员及其他接触采购涉密信息的人员。公司所有采购信息的生成、收集、存储、传输、使用、销毁等全流程管理工作，均需遵循本制度规定。

第三条核心原则。采购信息保密工作应遵循“全程管控、分级负责、权责统一、预防为主、惩戒从严”的核心原则。明确各部门及人员的保密责任，对采购信息实行全流程保密管控，优先采取预防措施防范泄露风险，对违反保密规定的行为依法依规严肃处理。

第四条管理职责。公司设立保密工作领导小组，统筹协调全公司采购信息保密管理工作；采购部为采购信息保密管理的牵头部门，负责制定具体保密管理细则、组织保密培训、监督保密制度执行、核查保密风险隐患；各业务部门负责人为本部门采购信息保密第一责任人，负责本部门涉密人员管理及涉密信息的日常管控；人力资源部负责将保密要求纳入员工入职培训及劳动合同，协助开展保密考核；审计部负责对采购信息保密制度的执行情况进行监督审计；所有接触采购涉密信息的人员，均需严格履行保密义务。

第二章采购保密信息的范围与分级

第五条采购保密信息范围。采购保密信息是指公司在跨境采购全流程中生成、收集或获取的，不为公众所知悉、能为公司或相关方带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的各类信息。主要包括但不限于：（一）采购基础信息：公司采购预算、采购计划、采购战略规划、采购流程未公开的优化方案；（二）供应商信息：供应商名单（尤其是核心供应商、潜在供应商）、供应商资质文件、报价单、成本构成、合作协议条款、联系方式及其他商业秘密；（三）采购交易信息：采购谈判记录、中标价格、成交金额、付款方式、履约进度、验收报告、质量检测数据；（四）客户关联信息：客户委托采购的需求细节、客户指定的供应商信息、与客户采购相关的商业秘密；（五）跨境专项信息：目标市场采购合规资料、跨境运输与清关方案、外汇结算信息、海外采购渠道信息；（六）其他涉密信息：采购评审记录、涉密会议纪要、未公开的采购统计数据、员工因工作接触的采购涉密信息等。

第六条采购保密信息分级。根据采购信息的重要程度、泄露后可能造成的损失大小，将采购保密信息分为三级：（一）绝密级：泄露后将给公司造成特别重大经济损失或严重损害公司声誉、影响公司核心业务开展的信息，包括但不限于公司年度采购战略规划、核心供应商独家合作方案、重大跨境采购项目底价、客户核心采购需求及商业秘密；（二）机密级：泄露后将给公司造成较大经济损失或损害公司声誉的信息，包括但不限于采购预算明细、非核心供应商完整名单及报价、常规跨境采购合同核心条款、采购评审标准及记录；（三）秘密级：泄露后将给公司造成一定经济损失或不良影响的信息，包括但不限于日常采购计划、普通采购验收报告、非涉密供应商基础信息（已公开部分除外）。

第七条分级标识与管理要求。采购部负责对各类采购保密信息进行分级标识，在涉密信息载体（包括电子文档、纸质文件、存储设备等）上明确标注“绝密”“机密”“秘密”字样。不同级别信息实行差异化管理：绝密级信息需由指定专人保管，借阅、使用需经公司主要负责人审批；机密级信息由部门负责人指定人员保管，借阅、使用需经部门负责人审批；秘密级信息由相关岗位人员规范保管，借阅、使用需经直接上级审批。

第三章采购信息保密管理流程

第八条信息生成与收集阶段保密要求。采购信息生成或收集时，相关人员需明确信息的保密级别，及时进行分级标识；收集供应商、客户等相关方涉密信息时，需告知对方保密义务及违约责任；通过线上渠道收集信息时，需使用公司加密网络及合规采集工具，避免信息被非法获取；纸质信息收集后需及时整理归档，严禁随意堆放。

第九条信息存储阶段保密要求。电子涉密信息需存储在公司内部加密服务器或指定的加密存储设备中，设置访问权限及密码，密码需定期更换；严禁将电子涉密信息存储在私人电脑、手机、U盘等非公司指定设备中，严禁上传至公共云存储平台。纸质涉密文件需存放在带锁文件柜中，存放地点需具备防火、防潮、防盗等安全条件；绝密级、机密级文件需存放在专用保密柜中，由专人管理。

第十条信息传输阶段保密要求。传输采购涉密信息需使用公司内部加密通信渠道，严禁通过公共邮箱、微信、QQ等