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2026年跨境营销策划公司海外客户档案建立与管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司海外客户档案的建立、更新、保管与使用全流程管理，精准整合海外客户信息资源，全面掌握客户需求与合作动态，提升跨境营销策划服务的针对性与有效性，保障客户信息安全与合规管理，维护公司与海外客户的长期稳定合作关系，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规及公司海外业务发展实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有海外客户（包括跨境电商品牌方、外贸生产企业、海外本土商业主体、海外行业协会等）的档案建立、信息采集、整理归档、更新维护、查询使用、安全保密及销毁等相关工作。公司市场部、客户服务部、策划部、执行部、质量管理部等所有涉及海外客户对接的部门及全体员工，均需严格遵守本制度要求。

第三条核心原则

真实准确原则：海外客户档案信息需客观、真实、准确反映客户实际情况，严禁虚构、篡改信息，确保档案信息的可靠性与使用价值。

全面完整原则：档案信息需覆盖客户基本信息、合作信息、需求偏好、沟通记录、服务反馈等核心维度，确保档案内容全面支撑业务对接与服务优化。

动态更新原则：建立常态化档案更新机制，及时补充客户信息变更、合作进展、需求调整等动态内容，确保档案信息与客户实际情况保持同步。

安全保密原则：严格遵守相关法律法规及公司保密规定，对客户档案中的商业秘密、隐私信息等敏感内容进行严格保护，严禁违规收集、使用、泄露客户信息。

规范有序原则：明确档案建立、管理、使用的标准流程与操作规范，确保档案管理工作制度化、标准化、可追溯。

合规合法原则：档案的建立、信息采集、保管、使用等全流程均需符合海外目标市场相关法律法规及国际通行规则，规避法律风险。

第四条制度效力

本制度是公司海外客户档案管理工作的核心准则，所有相关部门及员工必须严格执行。各业务部门可结合自身海外业务特点，在本制度框架内制定针对性的档案管理实施细则，但不得与本制度核心条款相冲突。

第二章组织架构与职责分工

第五条组织架构

公司建立层级化的海外客户档案管理体系，明确各层级管理职责，保障档案管理工作有序推进。具体层级包括：客户服务部（归口管理部门）、业务对接部门（市场部、策划部、执行部等）、质量管理部（监督部门）、公司管理层（审批决策部门）。

第六条各部门职责

客户服务部

（1）作为海外客户档案的归口管理部门，负责牵头搭建公司海外客户档案管理体系，制定档案建立、更新、保管、使用的具体操作规范。

（2）负责组织海外客户档案的集中收集、整理、审核、归档与统一管理工作，建立电子档案管理系统与纸质档案保管库，确保档案管理规范有序。

（3）负责监督各业务部门客户档案信息的采集与更新工作，定期核查档案信息的真实性、完整性与时效性，督促相关部门整改档案管理过程中出现的问题。

（4）负责海外客户档案查询、借阅的审核与登记管理，保障档案使用合规有序；负责档案的安全保密管理，落实信息安全防护措施。

（5）负责定期汇总分析海外客户档案信息，形成客户档案分析报告，为公司业务优化、市场拓展、服务提升提供数据支撑。

（6）负责组织开展海外客户档案管理相关培训，提升各部门员工的档案管理意识与操作能力。

市场部

（1）负责在海外市场拓展、客户开发过程中，主动采集潜在客户与新增客户的基本信息、市场需求、行业特征等核心资料，及时提交至客户服务部归档。

（2）负责跟踪海外客户市场动态变化，及时更新客户所属行业趋势、市场竞争格局等相关档案信息，为服务精准定位提供支撑。

（3）配合客户服务部开展客户档案信息核查与补充工作，反馈档案使用过程中发现的信息缺失或错误问题。

策划部

（1）负责在策划方案对接、优化过程中，采集并补充客户营销目标、品牌定位、创意偏好、方案反馈等相关档案信息，及时提交至客户服务部更新归档。

（2）负责将策划方案相关资料（方案文本、沟通纪要、修改记录等）纳入客户档案管理范畴，确保客户合作相关信息完整归档。

（3）在档案使用过程中，严格遵守档案管理规范，按需查询客户信息，严禁违规使用或泄露档案内容。

执行部

（1）负责在项目执行过程中，采集并补充客户项目执行要求、进度反馈、效果评价、后续需求等相关档案信息，及时提交至客户服务部更新归档。

（2）负责将项目执行相关资料（执行计划、进度报告、效果数据、沟通记录等）纳入客户档案管理，确保合作全流程信息可追溯。

（3）配合客户服务部完成档案信息的核查与完善工作，确保执行环节相关档案信息准确完整。

质量管理部

（1）负责对海外客户档案管理全流程进行监督检查，重点核查档案信息的真实性、完整性、安全性及各部门职责落实情况。

（2）负责对档案管理过程中出现的违规行为进行核查与问责，督促相关部门落实整改措施，保障档案管理制度有效执行