2026年跨境营销策划公司采购款项结算管理制度.docxVIP

2026年跨境营销策划公司采购款项结算管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购款项结算管理工作，保障采购款项支付的合规性、准确性与及时性，强化采购业务全流程资金管控，防范资金风险，降低财务成本，结合公司跨境营销策划业务采购实际（含境内外采购），特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各类跨境营销策划项目相关采购款项的结算管理，涵盖境内外物料采购、设备采购、服务采购（如设计、调研、推广服务）等所有采购业务产生的款项支付、费用报销、尾款结算及跨境支付等全流程工作。

第三条采购款项结算工作遵循“合规优先、凭证齐全、流程规范、权责清晰、高效便捷”的原则，严格遵守国家财经法律法规、外汇管理规定及公司财务管理制度，确保资金使用安全可控，同时兼顾跨境业务结算效率。

第四条公司财务部为采购款项结算的统筹管理部门，负责制定结算标准、审核结算资料、办理支付手续、管控结算风险；采购部负责牵头组织采购款项结算申请、提交完整结算资料、跟踪结算进度；需求部门（如市场部、创意策划部等）负责确认采购成果验收情况，配合提供结算相关佐证资料；人力资源部负责相关责任人的考核问责。

第二章采购款项结算范围与类型

第五条采购款项结算范围包括采购业务全流程产生的各类应付款项，具体涵盖：

（一）物料采购款：包括境内外宣传物料、活动道具、礼品物料等采购产生的货款、制作费、加工费；

（二）设备采购款：包括展示设备、拍摄设备、数字传播设备等采购产生的设备款、安装调试费、运输费；

（三）服务采购款：包括设计服务、市场调研服务、海外推广服务、跨境物流服务、展会搭建服务等产生的服务费；

（四）其他采购相关款项：包括采购过程中产生的关税、增值税、手续费、保险费等相关费用。

第六条采购款项结算类型根据支付场景及进度分为以下四类：

（一）预付款结算：采购合同约定需支付预付款的，按合同约定比例及金额结算，预付款比例原则上不超过合同总金额的30%（特殊情况需经管理层审批）；

（二）进度款结算：针对长期合作或大额采购项目，按合同约定的进度节点（如物料交付过半、设备安装调试完成等）结算相应比例款项；

（三）尾款结算：采购成果验收合格后，扣除预付款/进度款及质量保证金（如有）后的剩余款项结算；

（四）跨境支付结算：针对境外采购业务，需通过外汇支付的款项结算，严格遵循国家外汇管理相关规定。

第三章采购款项结算流程

第七条结算前准备。采购业务完成后，采购部需同步收集完整的结算资料，确保资料真实、合规、完整。核心结算资料包括：

（一）基础资料：采购合同及补充协议（境内外合同需分别符合对应法律规范）、采购订单、验收合格证明（由需求部门及质量管控部门共同签署）；

（二）凭证资料：境内采购需提供合法有效的增值税发票等税务凭证；境外采购需提供符合规定的境外发票或形式发票、报关单（如需）、完税凭证（如需）；

（三）其他佐证资料：运输单据、服务成果确认单、费用明细单、合同约定的其他结算佐证材料；跨境支付还需提供外汇支付申请书、境外供应商银行账户信息等。

第八条结算申请。采购部对收集的结算资料进行初步核对，确认采购成果已验收合格、资料齐全无误后，填写《采购款项结算申请表》，详细列明采购项目名称、合同编号、供应商名称、结算金额、结算类型、付款方式及银行账户信息（境内外账户需明确区分），经采购部负责人审核签字后，连同完整结算资料一并提交至财务部。

第九条结算审核。财务部收到结算申请后，按以下流程开展审核工作，审核时限为3-5个工作日：

（一）资料完整性审核：核查结算资料是否齐全、填写是否规范，境外采购资料是否符合外汇支付要求；

（二）合规性审核：核查采购合同条款与结算申请是否一致，发票等凭证是否合法合规，税率、金额是否准确，跨境支付是否符合外汇管理规定；

（三）金额准确性审核：核查结算金额是否与合同约定、验收结果、费用明细一致，是否存在超合同金额结算情况（超支需提供管理层审批文件）。

审核通过的，进入审批环节；审核发现资料缺失、不符或不合规的，退回采购部补充完善后重新提交。

第十条审批流程。结算审核通过后，财务部将《采购款项结算申请表》及相关资料按以下权限履行审批手续：

（一）结算金额5万元（含）以下：采购部负责人审核→财务部负责人审批；

（二）结算金额5万元-20万元（含）：采购部负责人审核→财务部负责人审核→分管管理层审批；

（三）结算金额20万元以上：采购部负责人审核→财务部负责人审核→分管管理层审核→公司主要负责人审批；

（四）跨境支付结算：无论金额大小，均需额外经财务部外汇管理专员审核后，报分管管理层及主要负责人审批。

第十一条支付执行。审批通过后，财务部根据审批意见及合同约定的付款方式、期限，办理支付手续：

（一）境内支付：通过公司银行账户以转账、电汇等方式支付，确保收款账户信息与合