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2026年跨境营销策划公司策划台账建立与更新管理制度

第一章总则

第一条为规范公司跨境营销策划台账的建立、更新、管理及应用工作，确保台账信息真实、准确、完整、及时，为跨境营销策划业务决策、过程管控及成果追溯提供可靠数据支撑，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规及公司跨境营销业务管理实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有跨境营销策划项目相关台账的全流程管理，涵盖策划项目台账、客户需求台账、市场调研台账、方案执行台账、效果评估台账等各类策划相关台账的建立、更新、审核、归档、查阅及销毁等工作。

第三条策划台账建立与更新遵循真实准确、及时高效、规范统一、安全保密、实用导向的核心原则，确保台账信息能够全面反映策划业务全流程情况，满足业务管理与决策需求。

第四条公司成立策划台账管理小组，由业务部、市场部、行政部及管理层代表组成，统筹推进策划台账管理工作。各部门核心职责如下：

（一）业务部：牵头负责各类策划台账的建立、日常更新、信息核对及使用管理，明确台账责任人；

（二）市场部：负责提供市场调研数据、行业趋势信息等台账相关支撑材料，协助完善市场调研类台账；

（三）行政部：负责策划台账的归档保管、安全防护及销毁工作，制定台账存储规范；

（四）管理层：负责审批台账管理细则、重大台账信息变更及制度修订事项，监督台账管理工作落实情况。

第二章策划台账建立与更新的核心原则与标准

第五条真实准确原则：台账建立与更新需以实际业务数据、真实信息为依据，严禁虚构、篡改台账内容，确保每一项记录都可追溯、可验证。

第六条及时高效原则：台账需在业务开展之初同步建立，日常业务信息变动后需在规定时限内完成更新，确保台账信息与业务实际保持同步。

第七条规范统一原则：各类台账需遵循统一的建立标准、记录格式及更新规范，明确台账核心要素、记录口径及分类方式，确保台账信息具有可比性和通用性。

第八条安全保密原则：台账信息涉及公司商业秘密、客户隐私及业务核心数据的，需严格遵守保密规定，落实安全防护措施，严禁擅自泄露或外传。

第九条策划台账建立标准：

（一）台账类型全覆盖：需根据业务需求建立完整的台账体系，至少包含策划项目基础台账、客户需求台账、市场调研台账、方案编制与审核台账、执行进度台账、资源投入台账、效果评估台账及问题整改台账；

（二）核心要素完整：各类台账需明确核心记录要素，例如策划项目基础台账需包含项目名称、项目编号、客户信息、项目负责人、项目周期、目标任务、预算金额等；效果评估台账需包含评估指标、数据来源、评估结果、改进建议等；

（三）格式规范统一：同一类型台账采用统一的记录格式，明确字段名称、数据类型、填写要求及备注说明，避免因格式混乱导致信息缺失或误解。

第十条策划台账更新标准：

（一）更新时限要求：日常业务信息（如执行进度、客户沟通记录）需在信息产生后24小时内完成更新；重要业务节点信息（如方案审核通过、项目阶段性验收）需即时更新；月度汇总类信息需在每月5日前完成上月数据更新；年度总结类台账需在次年1月15日前完成更新；

（二）更新质量要求：更新内容需完整填写相关要素，标注更新时间及更新人，确保信息变更可追溯；涉及数据调整的，需附上调整依据（如业务单据、审批文件等）；

（三）异常信息处理：发现台账信息与实际业务不符或存在疑问时，需在3个工作日内核实情况，及时修正错误信息，并在台账中注明修正原因及依据。

第三章策划台账建立与更新全流程管理

第十一条台账建立流程：

（一）需求确认：业务部在承接跨境营销策划项目或启动相关业务后，1个工作日内明确所需建立的台账类型及核心记录要素，报台账管理小组备案；

（二）模板选用与定制：业务部优先选用公司统一制定的台账模板，若现有模板无法满足特殊业务需求，可提出定制申请，经台账管理小组审核通过后，制定专项台账模板；

（三）初始信息录入：台账责任人依据业务合同、客户需求清单、项目立项文件等材料，3个工作日内完成台账初始信息录入，确保核心要素完整无误；

（四）建立审核：初始台账建立完成后，由业务部门负责人在2个工作日内完成审核，审核通过后正式启用；审核未通过的，需及时补充完善并重新审核。

第十二条台账日常更新流程：

（一）信息收集：台账责任人实时收集业务开展过程中的各类信息，包括项目进度数据、客户反馈意见、市场动态变化、资源投入情况、方案调整记录等；

（二）信息录入与核对：台账责任人按照更新时限要求完成信息录入，录入后需自行核对信息的准确性和完整性，确保无遗漏、无错误；

（三）层级审核：对于重要信息更新（如项目预算调整、核心方案变更、重大效果数据变动），需经业务部门负责人审核确认后再行录入；涉及公司重大利益的信息更新，需报管理层审批通过；

（四）更新记录：每一次台账更新