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2026年跨境营销策划公司档案资料分类保管管理制度

第一章总则

第一条为规范公司档案资料的分类、保管、利用等管理工作，保障档案资料的完整性、安全性和可追溯性，充分发挥档案资料在公司跨境营销策划业务开展、经营管理中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规要求，结合公司跨境营销策划业务特点，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及全体员工在开展跨境营销策划业务、行政管理、经营决策等活动中形成的各类档案资料的收集、分类、整理、保管、借阅、移交、销毁等全过程管理。

第三条公司档案资料管理遵循“统一领导、分级负责、分类归档、安全规范、便捷利用”的原则，确保档案资料管理工作有序开展。

第四条行政部为公司档案资料管理的归口部门，负责统筹协调全公司档案资料的分类、保管、监督检查等工作；各业务部门指定专人担任兼职档案员，负责本部门日常档案资料的收集、整理、初步审核后移交行政部归档。

第二章档案资料分类标准

第五条公司档案资料以“业务属性为核心、管理维度为辅助”进行分类，共分为六大类，各类别下细分具体子类，确保分类清晰、归属明确。

第六条第一类：跨境营销策划业务档案。指公司在开展跨境营销策划业务过程中形成的各类资料，具体包括：

（一）项目策划档案：各类跨境营销项目的策划方案、可行性分析报告、市场调研资料、目标市场分析报告、竞品分析报告、创意提案、策划案修订记录等；

（二）项目执行档案：跨境营销项目的执行计划、执行进度表、合作方沟通记录、物料制作清单、活动执行现场记录、线上推广数据记录、线下活动影像资料说明等；

（三）项目验收档案：跨境营销项目的验收报告、客户反馈意见、项目总结报告、项目效果评估报告、项目回款相关凭证复印件等。

第七条第二类：客户档案。指公司在与跨境客户合作过程中形成的各类资料，具体包括：

（一）客户基础资料：客户资质证明复印件、联系方式、合作意向说明、客户需求调研记录等；

（二）合作协议档案：与客户签订的跨境营销服务合同、补充协议、合作备忘录等；

（三）客户维护档案：客户回访记录、需求变更记录、投诉处理记录、合作延续性沟通记录等。

第八条第三类：行政管理档案。指公司在行政管理过程中形成的各类资料，具体包括：

（一）规章制度档案：公司各项管理制度、管理办法、实施细则、修订说明等；

（二）会议档案：公司各类会议的通知、议程、会议纪要、参会人员签到表等；

（三）公文档案：公司对外发出的各类函件、请示、报告，以及收到的各类批复、通知、函件等；

（四）后勤管理档案：办公场所租赁协议、固定资产采购与管理记录、办公用品采购与领用记录、水电物业费用缴纳凭证复印件等。

第九条第四类：人事管理档案。指公司在人事管理过程中形成的各类资料，具体包括：

（一）员工基础档案：员工入职登记表、身份证明复印件、学历学位证明复印件、职业资格证书复印件、离职证明等；

（二）薪酬绩效档案：员工薪酬核算记录、绩效考核表、奖惩记录等；

（三）培训发展档案：员工培训计划、培训记录、培训考核结果等。

第十条第五类：财务档案。指公司在财务核算过程中形成的各类资料，具体包括：

（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证、凭证附件等；

（二）会计账簿：总账、明细账、日记账、其他辅助账簿等；

（三）财务报表：月度、季度、年度财务报表、财务分析报告等；

（四）税务档案：纳税申报表、完税凭证、税务备案资料、税务筹划相关资料等。

第十一条第六类：法务合规档案。指公司在法务管理和合规经营过程中形成的各类资料，具体包括：

（一）法律文书：合同审查意见、律师函、诉讼案件相关资料、仲裁文件等；

（二）合规资料：跨境营销相关法律法规汇编、合规检查记录、合规培训资料、涉外业务合规审批文件等；

（三）知识产权档案：公司商标、专利、著作权等知识产权的申请、注册、维护相关资料。

第三章档案资料保管要求

第十二条档案资料保管场所应符合安全、防潮、防火、防虫、防盗、防高温、防光的要求，配备必要的消防器材、除湿设备、温湿度计等设施，行政部定期检查设施运行情况，确保档案保管环境达标。

第十三条档案资料实行“纸质档案与电子档案同步保管”的原则。纸质档案应整理装订成册，填写档案封面和卷内目录，按分类标准有序存放于档案柜中，档案柜应加锁管理；电子档案应存储于公司专用服务器，建立备份机制，定期进行异地备份，防止数据丢失。

第十四条各类档案资料的保管期限按以下标准执行，法律、法规另有规定的从其规定：

（一）永久保管：公司章程、股东会决议、董事会决议、重要合同协议、知识产权证书、年度财务决算报表、员工人事档案核心资料等；

（二）长期保管（15-30年）：跨境营销策划项目档案、客户合作档案、重要行政管理档案、法务合规档案、会计账簿等；

（三）短期保管（5-10年）：日常办公公文、会议纪