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2026年跨境营销策划公司采购合同签订与管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购合同的签订与管理工作，明确合同签订、履行、变更、归档等全流程要求，保障采购业务合法合规，防范合同风险，维护公司合法权益，结合公司跨境营销策划业务采购实际（含境内外采购），特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各类跨境营销策划项目相关采购合同的签订、履行、变更、解除、归档、争议处理等管理工作，涵盖境内外物料采购、设备采购、服务采购（如设计、调研、推广服务）等所有采购业务类型，包括主合同、补充协议及其他具有合同性质的法律文件。

第三条采购合同管理遵循“合法合规、权责清晰、审慎严谨、全程管控”的原则，严格遵守《中华人民共和国民法典》及目标市场所在国（地区）相关法律法规，确保合同条款公平公正、内容完整、权责明确，同时兼顾跨境业务的特殊性。

第四条公司采购部为采购合同签订与管理的统筹责任部门，负责合同的发起、谈判、起草、流转及履行跟踪；法务部负责合同的合法性、合规性审核，提供法律支持及争议处理指导；财务部负责合同款项支付审核、成本核算及财务风险管控；需求部门（如市场部、创意策划部等）负责提出采购需求，参与合同关键条款确认及履约验收；档案管理部门负责合同档案的集中归档与保管；人力资源部负责相关责任人的考核问责。

第二章采购合同签订管理

第五条合同签订前置条件。签订采购合同前，需完成以下前置工作：

（一）供应商资质审核：采购部需对供应商的主体资格、经营资质、信用状况、履约能力等进行全面审核，境内供应商需提供营业执照、相关资质证书、信用报告等；境外供应商需提供合法经营证明、跨境履约能力证明及符合目标市场合规要求的相关文件，审核合格后方可进入合作洽谈环节。

（二）采购需求确认：需求部门需明确采购标的、数量、质量标准、交付要求、使用场景（含境外场景）等核心需求，形成书面采购需求文件，经部门负责人审核确认后提交采购部，作为合同起草的依据。

（三）采购方式确定：根据采购金额、项目重要程度及市场情况，确定采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等），大额采购或特殊采购项目需经管理层审批确认采购方式。

第六条合同起草与核心条款要求。采购合同由采购部牵头起草，优先采用公司标准合同模板；无标准模板的，需结合采购业务特性及跨境要求起草。合同核心条款需完整、明确，具体包括：

（一）基础条款：合同双方基本信息（境内外供应商需明确注册地址、法定代表人/负责人、联系方式、银行账户信息等）、采购标的（名称、规格、型号、数量、质量标准等，跨境采购需明确计量单位、语言版本适配要求）；

（二）交易条款：价款及支付方式（金额、货币种类、支付节点、预付款比例、跨境支付的外汇结算方式等）、交付条款（交付时间、交付地点含境外地点、运输方式、跨境运输的报关责任及费用承担、验收标准及流程）；

（三）权责条款：双方权利与义务、质量保证条款（质保期限、质保范围、维修响应要求等）、保密条款（尤其针对跨境营销策划的商业秘密、客户信息等）、知识产权条款（明确采购标的的知识产权归属及使用范围）；

（四）特殊条款：跨境采购合同需额外明确适用法律、争议解决方式（仲裁或诉讼、管辖机构）、外汇管制适配、关税及相关税费承担、不可抗力的特殊约定等；

（五）违约条款：明确双方违约责任，包括逾期交付、逾期付款、质量不合格、保密违约等情形的违约责任承担方式（违约金、赔偿金、解除合同等）。

第七条合同审核审批流程。采购合同起草完成后，需按以下流程履行审核审批手续：

（一）采购部内部审核：采购部负责人对合同条款的完整性、准确性进行审核，确认条款符合采购需求及公司利益，审核通过后提交法务部。

（二）法务部合规审核：法务部对合同的合法性、合规性、条款严谨性进行审核，重点核查核心条款是否明确、权责是否对等、违约责任是否清晰，跨境合同需额外审核适用法律及争议解决条款的合规性，审核通过后出具《合同法律审核意见表》，反馈采购部。

（三）相关部门会签：根据采购业务类型，需征求需求部门、财务部等相关部门意见，需求部门确认合同条款符合采购需求，财务部审核价款及支付方式的合理性，相关部门负责人签字确认。

（四）管理层审批：根据合同金额分级履行审批手续：合同金额5万元（含）以下，由采购部负责人、财务部负责人审批；5万元-20万元（含），需额外经分管管理层审批；20万元以上，需经分管管理层及公司主要负责人审批；跨境采购合同无论金额大小，均需经分管管理层及主要负责人审批。

第八条合同签订规范。审核审批通过后，采购部方可组织签订合同：

（一）签字盖章：境内合同需由双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章；境外合同需符合当地法律规定的签字盖章要求，确保合同生效要件齐全。授权代表人签字的，需提供合法有效的授权委托书。

（二）合同份数：合同