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医院基建办信息管理制度

为规范医院基建项目全生命周期信息管理，确保信息完整、准确、可追溯，提升基建管理效率与决策科学性，结合医院实际业务需求，制定本管理制度。本制度适用于医院所有新建、扩建、改建基建项目（含装饰装修、设备基础安装等专项工程）从前期论证至质保期满的全流程信息管理活动，涵盖纸质文件、电子数据、声像资料等各类信息载体。

一、信息分类与编码规范

基建信息按项目阶段划分为前期准备、实施管理、竣工验收、运维质保四大类，每类下设二级、三级子类，确保分类清晰、逻辑连贯。前期准备类信息包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价文件、用地审批手续、规划许可文件、设计招标文件、方案设计图纸（含建筑、结构、机电、景观等专业）、初步设计概算、施工图审查意见等；实施管理类信息包括施工招标文件、中标通知书、施工合同（含补充协议）、监理合同、材料设备采购合同、施工组织设计（含专项方案）、图纸会审记录、设计变更单（含变更审批表、变更图纸）、工程签证单（含计量记录、单价核定）、隐蔽工程验收记录（含影像资料）、分部分项工程验收报告、工程进度款支付凭证、质量安全检查记录（含整改通知单及闭环证明）、监理日志、施工日志等；竣工验收类信息包括工程竣工报告、监理评估报告、设计单位质量检查报告、勘察单位质量检查报告、消防验收合格证、人防验收备案表、规划验收合格证、环保验收意见、档案预验收意见、竣工结算报告（含审计定案表）、工程竣工验收备案表等；运维质保类信息包括工程质量保修书、设备说明书（含操作手册、维护保养指南）、主要材料检测报告（含质保期内复检记录）、质保期内维修记录（含维修方案、费用清单）等。

所有信息采用“项目代码+阶段代码+分类代码+流水号”的18位编码规则。项目代码由医院项目管理系统自动生成，共6位（前2位为年份，中间2位为项目类型代码，后2位为序号）；阶段代码4位（前期准备01、实施管理02、竣工验收03、运维质保04）；分类代码4位（如前期准备类中，项目建议书0001、可行性研究报告0002）；流水号4位（同类别信息按形成时间顺序编号）。编码示例：2024010100010001（2024年第1类项目，前期准备阶段，项目建议书，第1份）。电子信息需在元数据中嵌入完整编码，纸质文件需在封面右上角标注编码，确保“一数一码”“一档一码”。

二、信息采集与录入要求

信息采集实行“谁产生、谁负责”的原则，各参与主体需按阶段及时、完整提供相关信息。前期准备阶段，由基建办牵头，协同发展规划部、财务部、后勤保障部等部门，在项目立项、审批、设计等环节同步采集信息；实施阶段，施工单位、监理单位需每日记录施工日志、监理日志，每周提交工程进度报告（含形象进度照片），每月提交材料进场验收记录（含检测报告），所有现场变更需在48小时内形成书面文件并签字确认；竣工验收阶段，施工单位需在完工后15个工作日内提交竣工图（需加盖竣工图章，变更超过图面30%的需重新绘制）、结算资料（需附工程量计算书），监理单位需在10个工作日内完成评估报告，基建办需同步收集政府部门验收文件；运维质保阶段，后勤保障部负责记录日常维护信息，质保期内维修事项需在处理完毕后3个工作日内将维修记录提交基建办归档。

电子信息录入需通过医院基建管理信息系统（以下简称“系统”）完成，严禁使用个人设备或非授权平台存储关键信息。录入内容需与原始文件完全一致，扫描件分辨率不低于300dpi，彩色文件采用JPEG格式，表格类文件采用PDF或OFD格式（防篡改），CAD图纸需保留图层信息并转换为PDF+DWG双格式存储。纸质文件录入系统时，需同步填写“信息录入登记表”，记录文件名称、编码、页数、录入人、录入时间等信息，经基建办信息管理员核对无误后完成系统提交。声像资料（照片、视频）需标注拍摄时间、地点、事由、关键人物（如验收人员），视频文件采用MP4格式，分辨率不低于1920×1080，单条视频时长不超过10分钟，存储路径需与对应纸质/电子文件关联。

三、存储与保管规范

纸质档案采用“年度-项目-阶段”三级分类法，按项目单独组卷，每卷厚度不超过20mm，卷内文件按形成时间排序，卷首附卷内目录（含文件名称、编码、页数、备注），卷末附备考表（记录立卷人、审核人、立卷时间、变更说明）。档案盒封面需标注项目名称、项目代码、立卷年度、保管期限（基建档案保管期限为永久，其中施工日志、监理日志等过程文件保管期限为30年），存放于专用档案柜（带锁、防磁、防火），档案室温度控制在18-22℃，湿度控制在40-60%，每日记录温湿度数据，每季度进行防虫、防霉处理。

电子档案存储采用“本地服务器+云端备份”双介质模式，本地服务器部署于医院信息中心机房（符合三级等保要求），存储设备采用RAID5冗余阵列，每工作日自动增量备份，每周完成全量