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财务印章与密钥管理操作流程

在现代企业财务管理体系中，财务印章与各类密钥（如网银U盾、支付密码器密钥等）是保障资金安全、维护经济秩序的关键工具。其管理的规范性与严谨性，直接关系到企业的资金安全、内控有效性乃至声誉。为确保财务印章与密钥的安全、合规使用，特制定本操作流程，旨在为企业相关管理与操作人员提供清晰、实用的指引。

一、财务印章与密钥管理的重要性与基本原则

财务印章是企业对外发生经济往来的重要凭证，是企业法人意志的体现；密钥则是进入电子支付系统、财务信息系统的“钥匙”，二者共同构成了企业资金流转与信息安全的第一道防线。

管理基本原则：

1.安全性原则：这是首要原则。所有管理措施的制定与执行，都必须以确保印章与密钥的绝对安全为出发点，严防遗失、被盗、滥用。

2.不相容岗位分离原则：印章的保管、使用审批、实际用印，密钥的保管与操作等岗位应相互分离，形成有效监督与制约机制，避免单一人员全程操作。

3.权限分级原则：根据业务需要和岗位职责，对不同人员授予不同的印章使用权限和密钥操作权限，避免权限过度集中。

4.全程记录原则：印章的刻制、领用、保管、使用、交接、停用、销毁，以及密钥的申领、发放、保管、使用、变更、注销等环节，均需有详细的书面记录，确保可追溯。

5.审慎使用原则：严格控制印章的使用范围和密钥的操作行为，确保每一次使用都有合理的业务背景和充分的审批依据。

二、财务印章的管理

（一）印章的刻制与启用

1.刻制申请：财务印章的刻制需由财务部门根据业务需要提出申请，详细说明印章的名称、用途、规格等，经企业负责人或其授权人批准后，方可到公安机关指定的正规刻章单位进行刻制。严禁私自刻制印章。

2.印模备案：新印章刻制完成后，应在企业内部进行印模备案，通常由财务部门负责登记存档，并可抄送企业法务或行政部门备案。电子印章的申请和备案应遵循国家及地方相关法律法规和技术标准。

3.启用通知：印章正式启用前，应由财务部门发布启用通知，明确印章的名称、启用日期、保管人、使用范围及相关管理规定，确保相关部门和人员知晓。

（二）印章的保管

1.专人保管：各类财务印章应指定责任心强、工作严谨的专人负责保管。通常，财务专用章由财务负责人或其授权的会计人员保管，法人章可由出纳或另一指定人员保管，以实现相互监督。

2.专柜存放：印章应存放在坚固的保险柜或带锁的抽屉内，做到“人离章锁”。保险柜或存放地点的钥匙/密码应由保管人妥善保管，不得随意放置或告知他人。

3.环境安全：存放印章的环境应安全、干燥、洁净，避免印章受损或被污染。严禁将印章带离办公区域，特殊情况需经严格审批并由两人以上共同携带。

4.定期检查：保管人应定期对所保管的印章进行检查，确保其完好无损。财务部门负责人也应定期或不定期对印章保管情况进行抽查。

（三）印章的使用

1.使用审批：使用财务印章必须履行严格的审批程序。相关业务人员应填写《印章使用申请表》，注明用印事由、用印份数、用印日期等，并经部门负责人、财务负责人（或其授权人）逐级审批。对于重大或特殊事项的用印，还需报请企业分管领导或主要负责人审批。

2.用印登记：建立《印章使用登记簿》，详细记录每次用印的日期、用印事由、批准人、用印人、用印份数、印章名称等信息，并由用印人签字确认。

3.核对内容：保管人在加盖印章前，必须认真核对用印文件的内容与审批单是否一致，确认无误后方可盖章。严禁在空白凭证、空白合同、空白纸张上加盖财务印章。

4.规范用印：印章加盖应清晰、端正，位置恰当（通常为文件指定位置或落款处）。避免模糊不清、重叠或颠倒。电子印章的使用应符合相关电子签名法律法规，确保其法律效力和不可篡改性。

（四）印章的交接

1.交接条件：印章保管人员因岗位调动、离职、休假等原因无法继续履行保管职责时，必须办理印章交接手续。

2.交接程序：交接时，应由财务部门负责人或指定监交人在场监交。移交人应将所保管的印章、《印章使用登记簿》及其他相关资料一并移交给接交人。双方需当面核对印章数量、状态，并在《印章交接登记表》上详细记录交接情况，包括交接日期、印章名称、移交人、接交人、监交人签字等。

3.交接后检查：交接完成后，接交人应立即对接收的印章进行检查，并按照保管要求妥善存放。

（五）印章的停用与销毁

1.停用情形：当财务印章因单位名称变更、印章损坏、业务调整等原因不再使用时，应及时办理停用手续。

2.停用登记：停用的印章应由保管人填写《印章停用申请表》，说明停用原因和日期，经财务负责人及企业负责人批准后，将停用印章交回财务部门统一管理，并在《印章管理台账》中注明停用状态。

3.销毁处理：对于确需销毁的停用印章，应由财务部门提出申请，报企业负责人批准后，由两人以上