2026年跨境营销策划公司海外供应商合作管理制度.docxVIP

2026年跨境营销策划公司海外供应商合作管理制度

第一章总则

第一条为规范公司海外供应商合作管理，保障跨境营销策划业务所需物料、服务等资源的稳定供给，有效控制合作风险，提升合作效率与效益，依据《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及公司跨境业务发展战略，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有海外供应商的筛选准入、合作谈判、合同签订、履约管理、评估淘汰及纠纷处理等全流程工作，涵盖的海外供应商类型包括但不限于海外物料生产供应商、营销渠道供应商、创意设计服务商、物流配送服务商等。

第三条海外供应商合作管理遵循合规优先、互利共赢、风险可控、动态优化的核心原则，确保合作过程合法合规，兼顾公司成本效益与供应商服务质量，实现长期稳定的合作关系。

第四条公司成立海外供应商合作管理小组，由采购部、市场部、合规部、财务部、业务部及管理层代表组成，统筹推进海外供应商合作管理工作。各部门核心职责如下：

（一）采购部：牵头负责海外供应商的筛选、谈判、履约跟踪及日常管理，建立供应商管理台账；

（二）市场部：负责提供海外市场供应商信息，评估供应商服务与市场需求的适配性，反馈供应商服务效果；

（三）合规部：负责审核海外供应商合作的合规性，包括供应商资质合规、合同条款合规、目标市场法律法规适配性等，规避合规风险；

（四）财务部：负责审核合作成本预算，管控款项支付，开展成本效益分析；

（五）业务部：负责提出具体采购需求，参与供应商服务质量验收，反馈合作过程中的问题；

（六）管理层：负责审批供应商准入、重大合作合同及合作调整事项，监督管理工作落实情况。

第二章海外供应商筛选与准入管理

第五条海外供应商筛选需符合以下核心标准：

（一）资质合规：具备目标市场合法经营资质，拥有完善的营业执照、行业许可等相关证明文件，近3年无重大违法违规记录；

（二）能力适配：具备满足公司业务需求的服务能力或生产能力，拥有稳定的产能、专业的服务团队及成熟的跨境协作经验；

（三）信誉良好：在行业内拥有良好的口碑，无重大合同违约、质量纠纷等不良记录，可提供至少2家同类企业合作参考；

（四）成本合理：报价符合市场公允水平，能够配合公司开展成本管控，具备清晰的定价机制和收费标准；

（五）风险可控：具备完善的质量管控体系、物流配送方案及应急响应机制，能够应对跨境合作中的汇率波动、政策变动等风险。

第六条海外供应商准入流程：

（一）信息收集：采购部联合市场部通过行业展会、海外商会、专业平台等渠道收集海外供应商信息，建立潜在供应商信息库；

（二）初步筛选：采购部依据筛选标准对潜在供应商进行初步审核，剔除资质不全、能力不符的供应商，形成候选供应商名单；

（三）资质审核：采购部向候选供应商索取资质证明、合作案例、财务报表等资料，联合合规部开展合规审核，必要时委托第三方机构进行背景调查；

（四）实地考察（必要时）：对于核心供应商或合作金额较大的供应商，采购部牵头组织相关部门开展实地考察，核实其生产经营状况、服务能力及质量管控水平；

（五）样品测试/小批量合作试点：对提供物料或服务的供应商，需进行样品测试或小批量合作试点，验证其产品质量或服务效果是否符合要求；

（六）准入审批：采购部汇总审核结果、考察报告及试点情况，形成供应商准入申请，报管理小组审核、管理层审批。审批通过后，将供应商纳入合格供应商名录，正式开展合作。

第三章海外供应商合作实施管理

第七条合作谈判与合同签订：

（一）采购部牵头与准入供应商开展合作谈判，明确合作内容、服务标准、交付周期、价格条款、付款方式、质量要求、违约责任及争议解决方式等核心事项；

（二）谈判达成一致后，由采购部拟定合作合同，明确跨境物流责任、汇率调整机制、不可抗力条款等跨境合作特殊事项，提交合规部审核；

（三）合规部审核合同条款的合规性、完整性及风险点，提出修改意见，采购部修订完善后，报管理小组审核、管理层审批；

（四）合同审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订正式合作合同，合同签订后及时归档，并同步至相关部门。

第八条履约过程管理：

（一）采购部建立《海外供应商合作履约台账》，详细记录合同信息、交付进度、质量验收情况、款项支付情况等，实行动态跟踪；

（二）采购部定期与供应商沟通对接，及时掌握履约进度，协调解决合作过程中出现的问题；对于跨境物流环节，需提前规划物流方案，跟踪物流信息，确保按时交付；

（三）业务部、采购部联合开展质量验收，依据合同约定的质量标准及验收流程，对供应商交付的物料或服务进行验收，验收合格的出具验收证明；验收不合格的，要求供应商限期整改或退换货，并追究其违约责任；

（四）财务部依据合同约定及验收证明，严格审核付款申请，按规定流程办理款项支付，确保付款及时、合规，同时跟踪汇率变动对成本的影响。