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企业合规管理操作手册

一、适用场景与业务背景

本手册适用于各类企业开展合规管理体系建设与日常运营中的合规管理工作，具体场景包括但不限于：

新业务/新项目启动前：需评估业务模式、产品服务、合作方等环节的合规风险，保证符合法律法规及监管要求；

监管政策更新或调整时：如行业新规出台、法律法规修订，需及时梳理企业现有制度与流程，保证合规适配；

企业并购、重组或重大合作时：需对目标企业或合作方的合规状况进行尽职调查，防范合规风险传导；

年度合规审计或内控检查前：需系统梳理合规管理全流程，识别漏洞并完成整改，保证审计达标；

日常运营风险防控：针对合同签订、数据安全、劳动用工、反商业贿赂等高频风险领域，规范操作流程，降低违规概率。

二、操作流程与实施步骤

企业合规管理需遵循“风险识别—制度建立—流程执行—监督检查—整改优化”的闭环管理逻辑，具体步骤

（一）前期准备：明确合规管理框架

组建合规管理团队

设立合规管理部门或指定合规负责人（可由法务、风控或管理层兼任），明确其职责：统筹合规工作、制定制度、组织培训、监督执行等；

各业务部门指定合规联络员*，负责本部门合规风险日常排查、信息上报及制度落地。

梳理适用法律法规与监管要求

收集与企业业务相关的法律、行政法规、部门规章、行业准则及国际规则（如适用），建立《合规法规库》，并明确更新机制（如每季度或根据监管动态更新）。

开展合规风险评估

组织各部门结合业务流程，识别合规风险点（如合同条款不合规、客户信息泄露、广告宣传虚假等），评估风险发生可能性及影响程度，形成《初始合规风险清单》。

（二）制度建设：构建合规规则体系

制定合规管理制度

依据《初始合规风险清单》，制定《企业合规管理办法》作为纲领性文件，明确合规管理目标、原则、组织架构、职责分工及奖惩机制；

针对高风险领域（如数据安全、反垄断、劳动用工等），制定专项合规指引或操作细则，保证制度覆盖全业务流程。

制度审核与发布

制度草案需经合规管理部门、法务部门、业务部门联合会审，保证内容合法、可操作；

审核通过后由企业最高管理层签发，并通过内部OA、公告栏等渠道正式发布，保证全员知晓。

（三）流程执行：落实合规管控措施

合规审查嵌入关键环节

在合同签订、项目立项、产品上线、供应商准入等关键业务节点设置“合规审查”前置流程，由合规管理部门或合规联络员出具《合规审查意见书》，未经审查或审查不通过不得推进。

示例：合同审查需关注签约主体资质、条款合法性、违约责任合规性等，对涉及数据跨境、知识产权的条款需重点审核。

开展合规培训与宣贯

制定年度合规培训计划，针对管理层、业务人员、新入职员工等不同群体，开展差异化培训（如管理层侧重合规决策责任，业务人员侧重操作风险点）；

培训形式包括线下讲座、在线课程、案例研讨等，保证培训覆盖率100%，并留存培训记录（签到表、考核结果等）。

建立合规沟通与举报机制

设立合规咨询渠道（如合规、内部邮箱），解答员工合规疑问；

建立匿名举报制度，明确举报处理流程（接收、核查、反馈、保护举报人），保证违规行为早发觉、早处理。

（四）监督检查：评估合规管理有效性

日常合规检查

合规管理部门每月/每季度组织对各部门合规制度执行情况、风险点防控情况进行抽查，重点检查高风险领域及上次检查问题整改情况；

检查方式包括查阅文件、现场访谈、系统数据调取等，形成《合规检查记录表》。

专项合规审计

每年度或根据监管要求开展专项合规审计（如反商业贿赂、数据安全审计），由内部审计部门或第三方机构执行，出具《合规审计报告》，明确问题清单及整改建议。

合规管理评估

每年末开展合规管理体系有效性评估，从制度建设、流程执行、人员意识、风险防控效果等维度进行评分，形成《合规管理评估报告》，作为管理层决策依据。

（五）整改优化：实现合规闭环管理

问题整改与跟踪

对检查、审计中发觉的问题，责任部门需制定《合规整改计划》，明确整改措施、责任人、完成时限，并报合规管理部门备案；

合规管理部门每周跟踪整改进度，对逾期未改的部门进行督办，保证问题“清零”。

制度与流程更新

根据监管政策变化、业务发展及检查中发觉的共性问题，及时修订合规制度与操作流程，更新《合规法规库》及风险清单，保证合规管理体系动态适配。

三、配套工具与表单模板

模板1：合规风险清单（示例）

风险领域

风险点描述

涉及业务环节

风险等级（高/中/低）

现有控制措施

责任部门

数据安全

客户个人信息未加密存储

用户数据管理

高

启用数据加密系统，定期备份

技术部

合同管理

合同未约定争议解决条款

合同审批

中

审查模板中增加必备条款

法务部

广告宣传

产品功效宣传与实际不符

市场推广

高

宣传物料需经法务部审核

市场部

模板2：合规审查意见书（示例）

审查事项：供应商合作协议签订

审查部门：法务部/合规部

审