员工考勤管理及假期审批模板.docVIP

通用员工考勤管理及假期审批模板

适用工作情境

操作流程详解

一、考勤数据日常维护

操作人：人力资源部门考勤专员/部门考勤对接人

操作内容：

数据收集：每日通过考勤系统（如指纹打卡、人脸识别、线上打卡工具）导员工打卡记录，核对异常数据（如未打卡、打卡时间异常），同步与员工确认原因（如外出办事、系统故障等），标注备注。

数据录入：将核对后的考勤数据录入考勤管理系统，包括：员工基本信息（姓名、工号、部门）、日期、班次（如标准班9:00-18:00）、实际打卡时间、迟到/早退时长（分钟）、缺勤类型（旷工、请假等）。

月度汇总：每月最后一个工作日汇总月度考勤数据，统计全勤天数、迟到/早退次数、缺勤时长等，《月度考勤汇总表》，提交人力资源部门负责人审核。

二、假期申请发起与提交

操作人：员工本人

操作内容：

确认假期类型及条件：根据企业《员工手册》或假期管理制度，明确申请假期类型（如年假需确认剩余天数，病假需提供医院证明）及申请提前期限（如事假至少提前3天，年假至少提前5天）。

填写申请表：登录企业OA系统或填写《员工假期申请表》（见模板表格），填写内容包括：申请人信息（姓名、工号、部门）、假期类型、起止日期及总天数/小时、请假事由（如“家中有急事需处理”“年度体检”）、附件材料（如病假需病历扫描件）。

提交审批：通过OA系统提交申请，或逐级提交纸质版申请表至直属上级；若涉及跨部门协作，需提前与相关部门负责人沟通工作交接事宜。

三、多级审批执行

操作人：直属上级→部门负责人→人力资源部门（根据假期类型及天数确定审批层级）

操作内容：

直属上级审批：收到申请后1个工作日内，根据员工工作安排判断假期合理性，确认工作是否可交接（如项目关键期需调整假期时间），审批通过后流转至下一级，不通过则注明原因退回员工。

部门负责人审批：重点审核假期对部门整体工作的影响，保证岗位工作有人接替，审批通过后流转至人力资源部门；特殊假期（如产假、婚假）需同步符合国家及企业相关规定。

人力资源部门备案/审批：

常规假期（事假、年假等）：人力资源部门核对假期余额、申请材料完整性，备案后生效；

法定假期（如产假、陪产假）：需额外核对员工入职时间、社保缴纳记录等，保证符合《劳动法》及地方政策，审批后更新员工假期余额。

四、结果反馈与记录

操作人：人力资源部门/直属上级

操作内容：

结果通知：审批通过后，人力资源部门通过OA系统或邮件通知员工及相关部门；审批不通过的，由直属上级告知员工原因，可调整后重新申请。

考勤数据更新：假期结束后，人力资源部门将审批通过的假期数据同步至考勤系统，标记“已批准请假”，避免重复统计缺勤。

员工销假：员工假期归来后1个工作日内，向直属上级销假，确认返岗时间，保证考勤数据与实际出勤一致。

五、数据归档与分析

操作人：人力资源部门

操作内容：

月度归档：每月将审批完成的《员工假期申请表》《月度考勤汇总表》分类存档（电子档+纸质档），保存期限不少于2年，备后续审计或查询。

定期分析：每季度分析考勤数据，统计高频异常类型（如某部门迟到率较高）、假期使用率（如年假未休人数），针对性提出优化建议（如调整考勤时间、加强假期宣导）。

表格模板示例

表1：员工考勤记录表（月度）

员工编号

姓名

部门

日期

工作日类型

上班打卡时间

下班打卡时间

迟到/早退（分钟）

缺勤类型

缺勤时长（小时）

备注

001

*

销售部

2024-03-01

工作日

09:15

18:00

15

-

-

路上拥堵

002

*

研发部

2024-03-02

工作日

-

-

-

病假

8

附医院病历

003

*

行政部

2024-03-03

法定节假日

-

-

-

-

-

-

表2：员工假期申请表

申请编号

申请人姓名

工号

部门

岗位

假期类型

申请日期

起止日期

总天数/小时

请假事由

附件材料

直属上级意见

部门负责人意见

HR部门意见

最终审批结果

备注

QJ202403001

*

001

销售部

客户经理

事假

2024-03-04

2024-03-05至2024-03-06

2天

家中有急事处理

无

同意，工作已交接

同意

备案

通过

-

QJ202403002

*

002

研发部

工程师

年假

2024-03-10

2024-03-15至2024-03-17

3天

计划家庭旅行

无

同意，项目进度已协调

同意

同意

通过

剩余年假1天

使用要点提示

考勤规则统一性：企业需明确考勤时间、迟到/早退界定标准（如“迟到超30分钟按旷工半天处理”）、假期申请提前期限等规则，并通过《员工手册》全员公示，保证执行一致。

审批权限明确化：根据假期类型、天数划分审批层级（如事假≤1天由直属审批，＞1天需部门负责人审批），避免越级审批或权限模糊。

材料真实性与完整性：病假、产假等需提供证