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企业行政文档归档管理制度
第一章总则
1.1制度目的
为规范企业行政文档的归档管理，保证文件资料的完整性、系统性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，防范因文档丢失或管理混乱导致的风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。
1.2适用范围
本制度适用于企业总部及各分支机构的行政类文档管理，包括但不限于日常行政管理、人力资源管理、财务管理、后勤保障、对外合作等过程中形成的具有保存价值的纸质及电子文档。
1.3基本原则
统一领导、分级负责：由行政部统筹管理，各部门指定专人负责本部门文档的初步整理与移交。
规范分类、便于检索：按文档类型、形成部门、时间顺序等标准分类，保证归档后快速定位。
安全保密、权限管控：涉及企业机密、商业秘密的文档需严格限定查阅权限，防止信息泄露。
纸质与电子同步归档：重要文档需同时保存纸质版与电子版，保证双备份与一致性。
第二章行政文档归档范围
2.1日常行政管理类
企业章程、股东会决议、董事会纪要等基础治理文件；
年度工作计划、总结、工作报告及会议纪要；
内部管理制度、流程文件、通知公告、红头文件；
办公用品采购合同、供应商资质文件、采购审批单；
固定资产台账、盘点报告、维修记录。
2.2人力资源管理类
员工花名册、劳动合同、入职离职手续、保密协议；
薪酬福利方案、绩效考核记录、奖惩文件；
培训计划、培训课件、员工职业发展档案；
社保公积金缴纳凭证、个税申报记录。
2.3财务管理类
年度/季度财务预算、财务分析报告；
会计凭证、会计账簿、财务报表（含审计报告）；
税务申报表、完税凭证、发票存根联；
成本核算资料、费用报销单据及审批记录。
2.4对外合作与法律事务类
对外合作合同、协议（含补充协议）、意向书；
诉讼/仲裁案件材料、律师函、法律意见书；
批文、许可证、资质证书（含年检记录）；
客户/供应商资料、合作项目验收报告。
2.5其他具有保存价值的文档
企业文化建设活动方案、照片、视频资料；
外部调研报告、行业分析数据；
领导重要指示、讲话稿（需标注密级）。
第三章行政文档分类与编号规则
3.1分类标准
采用“年度-部门-文档类型-流水号”四级分类法，具体
年度：文件形成的自然年度，如“2024”；
部门：用部门名称首字母缩写表示（如行政部“XZ”、人力资源部“RLY”），全称对照表见附件一；
文档类型：用两位数字表示（如01制度类、02合同类、03会议纪要），类型编码表见附件二；
流水号：同一年度、部门、类型下的文件顺序编号，从001起编。
示例：2024年度行政部制度类第5份文件，编号为“2024-XZ-01-005”。
3.2电子文档分类
电子文档需在服务器“行政文档管理系统”中建立对应分类文件夹，结构与纸质分类一致，文件名需包含编号及核心名称（如“2024-XZ-01-005_办公用品管理制度”）。
第四章行政文档归档管理全流程操作指南
4.1文件形成与收集（阶段：文件产生后3个工作日内）
责任主体：文件经办人、部门负责人；
操作步骤：
经办人在文件定稿后，检查内容完整性（如签字、盖章、日期是否齐全）；
将纸质文件打印1-2份（根据重要性确定），电子文件同步保存至指定临时文件夹；
部门负责人审核文件内容，确认无误后签字标注“已归档”。
4.2文件整理与组卷（阶段：每月最后一个工作周）
责任主体：各部门文档专员、行政部档案管理员*；
操作步骤：
排序：按文件形成时间顺序排列，同一文件的不同版本（如初稿、修订稿、终稿）需合并为一组，标注版本号；
去除金属物：纸质文件去除夹子、回形针等，避免氧化锈蚀；
编页号：每份文件右上角用铅笔编写页号（单页文件不编号）；
填写卷内目录：按附件三《卷内文件目录》格式填写文件名称、形成日期、页数、备注等信息；
装订：左侧装订，厚度不超过2cm，过厚需分卷；使用无酸纸档案盒封装，盒面标注“年度-部门-文档类型-起止流水号”（如“2024-XZ-01-001-010”）。
4.3文件移交与归档（阶段：次月5日前）
责任主体：各部门文档专员、行政部档案管理员*；
操作步骤：
填写移交清单：按附件四《行政文档移交清单》填写部门、移交日期、文件编号、名称、数量、保管期限等信息，双方签字确认；
实物移交：将整理好的纸质档案盒送至行政部档案室，双方当面清点数量，检查档案盒标签是否清晰；
电子归档：由行政部档案管理员*将电子文件至“行政文档管理系统”，设置查阅权限（如“仅部门负责人可查阅”“全员可查阅”），并同步移交清单电子版。
4.4档案保管与维护（长期执行）
责任主体：行政部档案管理员*、IT部；
操作步骤：
纸质档案保管：
档案室配备防潮、防火、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；
每季度检
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