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2026年交通设备公司员工档案数字化管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司员工档案数字化管理工作，建立“合规可控、安全高效、权责明晰、检索便捷”的档案数字化管理体系，提升员工档案管理效率，保障档案信息真实、完整、安全，符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规及行业规范，结合交通设备公司生产经营实际（含车间生产、技术研发、管理服务等岗位特性），特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有员工档案的数字化全流程管理，涵盖档案信息采集、数字化加工、存储备份、检索使用、安全管控、档案销毁等环节；适用于公司人力资源部、IT部、各业务部门及所有参与档案数字化管理的人员；员工档案包括在职员工、离职员工、退休员工的个人基本信息、入职离职材料、考核奖惩记录、劳动合同、技能证书、培训档案等各类档案资料；数字化档案与纸质档案具有同等法律效力，实行“双轨管理、同步更新”机制。

第三条基本原则

合规性原则：档案数字化管理严格遵循法律法规要求，规范采集、加工、存储、使用等全流程，确保档案信息合规留存、依法使用，杜绝违规采集或泄露档案信息行为。

安全性原则：以数据安全为核心，建立多层级安全防护体系，落实身份认证、权限管控、加密存储等措施，防范档案信息泄露、篡改、丢失，保障档案数据安全。

真实性原则：数字化档案信息需与纸质档案原件保持一致，严格校验数字化加工质量，确保档案信息真实、完整，无篡改、遗漏等情况。

高效性原则：优化档案数字化流程，提升档案检索、查阅、更新效率，实现档案信息快速调取与共享，支撑人力资源管理及公司经营决策。

保密性原则：严格管控档案信息访问权限，对涉及员工隐私的敏感信息（身份证号、联系方式、薪酬信息等）实行加密管理，严禁私自查阅、复制、传播档案信息。

第四条管理职责

人力资源部（牵头部门）：负责制度制定与修订；统筹员工档案数字化管理工作，组织档案信息采集、整理、审核；负责数字化档案的日常管理、更新维护、检索借阅审批；保管纸质档案原件，同步更新数字化档案；协调处理档案数字化管理中的纠纷与异常。

IT部：负责档案数字化管理系统的搭建、升级与维护，保障系统稳定运行；落实数据加密、安全防护、备份恢复等技术措施；提供数字化加工技术支持，定期对系统安全进行检测；协助人力资源部解决系统使用中的技术问题。

各业务部门：配合人力资源部采集本部门员工的业绩考核、技能培训、奖惩记录等档案信息，确保信息真实准确；协助核查档案信息的完整性，及时反馈员工档案信息变动情况（如岗位调整、技能提升等）。

档案管理员：负责员工档案的数字化加工、信息录入、校验审核；维护数字化档案目录，确保档案分类规范、检索便捷；定期对数字化档案进行备份与检查，发现问题及时上报处理；严格执行档案借阅、使用审批流程。

系统操作人员：严格遵守系统操作规范，凭专属账号密码登录系统，严禁转借账号或泄露密码；按权限开展档案查阅、录入、更新等操作，做好操作日志记录；发现系统异常或安全隐患，及时上报IT部及人力资源部。

公司管理层：审批档案数字化管理制度、系统升级方案、重大档案信息使用申请；监督制度落实与数据安全管控；协调解决档案数字化管理中的重大问题，保障管理资源投入。

第二章档案数字化规范

第五条档案数字化范围与内容

数字化范围：所有员工的纸质档案、电子原始材料均需纳入数字化管理，包括但不限于：个人基本信息材料（身份证复印件、学历学位证书、简历等）、入职离职材料（入职申请表、离职申请书、解除/终止劳动合同证明等）、劳动关系材料（劳动合同、续签协议、试用期考核表等）、考核奖惩材料（年度绩效考核报告、表彰文件、处分记录等）、技能培训材料（培训结业证书、技能等级证书、培训考核记录等）、其他材料（职业健康体检报告、社保缴纳记录等）。

新增档案数字化：新员工入职后，人力资源部需在15个工作日内完成其入职材料的数字化加工，同步录入档案管理系统；员工档案信息变动（如岗位调整、奖惩、培训等）后，7个工作日内完成数字化更新。

第六条数字化加工标准

材料预处理：数字化加工前，档案管理员需对纸质档案进行整理、分类、编号，清除材料污渍、褶皱，修复破损材料；对重复、无效材料进行筛选，确保数字化材料真实有效、条理清晰。

采集规范：采用扫描或拍照方式进行数字化采集，扫描分辨率不低于300dpi，图像清晰、色彩真实，无歪斜、模糊、漏扫等情况；纸质档案扫描后按“姓名-档案类型-日期”规范命名，采用PDF、JPG标准格式存储，单个文件大小不超过50MB。

信息录入：数字化材料需同步录入档案管理系统，录入信息需与原件完全一致，准确填写员工姓名、工号、档案类别、材料日期等元数据；敏感信息（身份证号、薪酬等）录入后需进行加密处理，隐藏部分关键信息。

校验审