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2026年交通设备公司外勤调试差旅报销管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司外勤调试人员差旅报销管理工作，明确差旅报销的申请流程、费用标准、审核要求及责任划分，保障外勤调试工作顺利开展，控制差旅成本，维护公司与员工合法权益，严格遵守《中华人民共和国会计法》《企业所得税法》《中央和国家机关差旅费管理办法》等法律法规及行业规范，杜绝虚报冒领、违规报销等行为，提升差旅报销管理精细化水平，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有外勤调试相关的差旅报销管理工作，涵盖交通设备现场安装、调试、检修、故障处理等外勤任务产生的差旅费用，包括交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费及其他零星费用。涉及工程部、技术部、财务部、行政部等所有与外勤调试、差旅审批、报销审核相关的部门及岗位人员，凡参与外勤调试任务、涉及差旅费用报销的活动，均需按本制度执行。

第三条基本原则

合规合法原则：差旅报销流程、费用标准、票据审核均符合国家法律法规及公司规定，报销票据真实有效，严禁违规报销、虚报冒领。

勤俭节约原则：差旅费用支出遵循“必要、合理、节约”原则，优先选择经济便捷的交通方式和性价比适宜的住宿场所，严控不必要开支。

权责明晰原则：明确各部门、各岗位差旅报销相关职责，实行“申请审批、费用管控、审核报销、全程监督”闭环机制，确保责任落地。

及时规范原则：差旅任务结束后，员工需按时提交报销申请，报销单据填写规范、票据齐全，审核部门高效办结，保障报销及时性。

分类管控原则：根据外勤调试任务地点、时长、难度等，实行差异化费用标准，针对性管控各类差旅支出，兼顾合理性与经济性。

第二章组织机构与职责

第四条差旅报销管理领导小组

成立由公司总经理任组长，分管财务副总任副组长，财务部、工程部、技术部等部门负责人为成员的差旅报销管理领导小组。主要职责：统筹规划差旅报销管理工作，审批年度差旅预算、费用标准调整方案、重大差旅报销事项，监督报销流程执行，决策管理过程中的重大问题，组织制度优化与人员培训，审核考核结果。

第五条财务部职责

负责差旅报销的日常管理与统筹工作，牵头制定差旅费用标准、报销流程细则，报领导小组审批后执行。

负责差旅报销单据的审核，核查票据真实性、合规性、完整性，确认费用支出符合标准，对不合格单据予以退回并说明理由。

负责差旅费用的核算与支付，按公司财务流程及时办结报销款项支付，建立差旅报销台账，动态跟踪差旅费用支出情况。

定期汇总差旅报销数据，分析差旅成本支出趋势，提出成本优化建议，向领导小组上报差旅报销管理工作报告。

配合领导小组开展监督检查与考核，落实考核结果，推动差旅报销管理工作持续优化。

第六条各业务部门职责

工程部/技术部：作为外勤调试任务的执行部门，负责审核员工差旅申请的真实性、必要性，确认外勤任务行程、时长等信息；审核报销单据与外勤任务的关联性，对虚报冒领行为予以制止并上报；配合财务部核查差旅费用支出合理性。

行政部：协助制定差旅服务保障标准，对接合作旅行社、酒店等，优化差旅预订服务；负责差旅相关培训的组织实施，提升员工报销规范意识；参与差旅报销监督检查，核查差旅服务质量与费用匹配度。

其他部门：负责本部门外勤调试相关差旅申请的初审，确认任务真实性与行程合理性，配合财务部开展报销审核与费用管控工作。

第七条岗位人员职责

外勤调试人员：严格遵守本制度要求，提前提交差旅申请，按标准支出差旅费用；妥善保管报销票据，任务结束后按时提交规范填写的报销申请；对报销单据的真实性、完整性负责，严禁虚报、冒领、伪造票据。

部门负责人：负责本部门差旅申请的审批，核查任务必要性与行程合理性；审核报销单据的真实性、关联性，签字确认后提交财务部；监督本部门员工差旅费用支出，及时纠正违规行为。

财务专员：负责差旅报销单据的具体审核，核对票据信息、费用标准，核算报销金额，处理报销退回与沟通事宜；更新差旅报销台账，汇总报销数据，反馈报销管理异常情况。

报销专员：由财务部指派专人担任，负责报销申请的接收、登记，分流审核任务，跟踪审核进度，协调解决报销过程中的分歧，通知员工报销结果与款项支付情况。

第三章差旅报销全流程规范

第八条差旅申请规范

申请提交：外勤调试人员需在任务出发前1-3个工作日，填写《外勤调试差旅申请表》，注明任务名称、调试地点、行程安排、预计时长、差旅费用预算、随行人员等信息，附任务派工单或工作通知，提交部门负责人审核。

审批流程：部门负责人在1个工作日内完成初审，确认任务真实性与行程合理性后，提交财务部审核；财务部核查预算合规性，1个工作日内完成审核并上报领导小组审批；领导小组在1个工作日内完成终审，审批通过后方可执行外勤任务。

紧急情况处置：突发故障抢修、紧急调试等特殊任务，无法提前提交申请的，外勤人员可先执行任务，出发后2