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大学医院采购员管理制度

为规范大学医院采购行为，保障医疗、教学、科研物资供应的质量与效率，防范采购风险，维护医院合法权益，结合大学医院公益性、专业性及多职能融合的特点，现就采购员管理制定如下制度：

一、岗位职责界定

采购员是医院物资采购的直接执行主体，需全面承担需求对接、市场调研、供应商管理、合同执行、验收协调及档案归档等全流程职责，具体包括：

1.需求对接与确认：接收使用部门（含临床科室、医技科室、后勤部门、科研平台等）提交的采购申请，通过现场沟通、技术参数复核等方式核实需求合理性。重点核查：采购物资是否符合医院年度预算及发展规划；技术参数是否存在排他性条款（若有需使用部门出具书面说明）；数量是否与实际使用需求匹配（避免超量采购）；是否属于国家禁止或限制采购的品类（如淘汰医疗设备、不符合环保标准的耗材）。

2.市场调研与价格管控：针对拟采购物资，收集3家以上供应商的产品信息（含规格、性能、认证文件）及报价，形成《市场调研分析报告》。报告需包含：同类产品市场均价对比、供应商资质评估（生产/经营许可证、质量认证、售后服务能力）、特殊物资（如进口设备）的报关、免税政策说明。对单价5万元以上或年度采购量累计超20万元的物资，需增加成本构成分析（如原材料占比、运输费用等），确保采购价格公允。

3.供应商管理：负责合格供应商名录的动态维护，包括准入审核、日常考核及退出管理。准入阶段需核查供应商营业执照、医疗器械生产/经营许可证（如适用）、产品注册证、近3年无重大质量事故证明（可通过国家企业信用信息公示系统、行业协会查询）；日常考核每季度开展一次，从质量（到货合格率≥98%）、交货（准时率≥95%）、服务（响应时间≤24小时）、合规（无商业贿赂记录）四个维度评分，90分以上为“优秀”，80-89分为“良好”，70-79分为“合格”，低于70分启动预警；连续两次考核低于70分或单次出现重大质量事故（如医疗耗材导致患者不良事件）的供应商，需上报采购管理委员会批准后剔除名录。

4.合同执行与协调：负责采购合同的起草、修订及履约跟踪。合同需明确标的物名称、规格、数量、单价、总金额、交货时间（精确到日）、交货地点（具体科室/仓库）、质量标准（引用国家标准或行业标准）、验收方式、付款条件（一般分预付款30%、验收后60%、质保期满10%）、违约责任（延迟交货每日按合同额0.1%赔付，质量不达标需退货并承担检测费用）。履约过程中需定期与供应商沟通生产/备货进度，关键节点（如大型设备生产完成50%、发货前）需实地或视频查验；遇不可抗力导致交货延迟，需在24小时内书面通知使用部门并协调替代方案。

5.验收与结算协同：联合使用部门、质检部门（或第三方检测机构）完成到货验收。验收内容包括：外观检查（无破损、标识清晰）、证件核对（产品合格证、检测报告、进口设备报关单）、功能测试（医疗设备需进行性能参数检测，如监护仪的血氧饱和度误差≤1%）。验收合格后签署《验收单》，不合格的需在3个工作日内出具《质量问题告知书》，要求供应商7日内更换或退货。验收完成后，凭《验收单》《合同》《发票》等材料协助财务部门完成付款流程，对分期付款的项目需跟踪质保期内设备运行情况，质保期满无问题后申请支付尾款。

6.档案管理：完整保存采购过程中的所有文件，包括采购申请单、市场调研报告、供应商资质文件、比价/招标记录、合同文本、验收单、付款凭证等，按“一项目一档”原则归档。档案需在采购项目结束后15个工作日内移交医院档案室，电子文件同步上传至医院采购管理系统，保存期限不少于10年（涉及医疗纠纷的延长至20年）。

二、采购流程标准化操作

采购流程严格遵循“申请-审核-执行-验收-结算-归档”六步闭环管理，各环节时间节点与责任主体明确如下：

1.需求申请与审核：使用部门通过医院电子采购系统提交《采购申请表》，需填写物资名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额（精确到元）、紧急程度（一般/紧急/特急）及需求依据（如科室设备更新计划、科研项目任务书）。申请表需经科室负责人签字、分管院长审批（5万元以下）或院长办公会审议（5万元以上），审批通过后系统自动推送至采购部，超时未审批的系统自动提醒。

2.采购方式确定：根据采购金额及物资性质选择采购方式：

-5万元以下（含）：采用比价采购，需至少3家合格供应商报价，填写《比价记录表》，经采购部负责人批准后执行；

-5万-50万元（含）：采用竞争性谈判，组建3人以上谈判小组（含使用部门技术专家、财务人员、采购人员），制定谈判文件（明确技术要求、商务条款），与供应商现场谈判并记录，综合评分后确定成交供应商；

-50万元以上：采用公开招标，委托具备资质的招标代理