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大学医院印刷品业务管理办法

为规范大学医院印刷品业务管理，保障印刷品使用的安全性、合规性和经济性，结合医院实际运营需求，制定本管理办法。本办法适用于医院各部门因行政办公、医疗服务、学术科研、品牌宣传等工作需要产生的印刷品制作、采购及使用全流程管理。

一、印刷品分类与管理重点

医院印刷品按用途分为四类，实行差异化管理：

1.行政类印刷品：包括各类公文模板、会议材料、工作表单（如审批单、签到表）、证件（工作证、出入证）等。管理重点为内容规范性（符合医院公文格式）、数量合理性（避免重复印刷）及信息安全性（含内部管理流程的表单需限制传播范围）。

2.医疗类印刷品：涵盖病历纸（含住院病历、门诊病历）、检查/检验申请单、处方笺、知情同意书、医疗指导手册（如健康宣教资料）等。管理重点为内容准确性（符合医疗规范，术语统一）、印刷质量（纸张需防水耐磨，编号连续可追溯）、信息保密性（含患者个人信息的印刷品需严格管控流通环节）。

3.宣传类印刷品：包含医院简介手册、科室宣传页、活动海报、义诊宣传单、社交媒体配套印刷物料（如二维码贴纸）等。管理重点为内容合规性（需经宣传部门审核，符合医院品牌形象）、视觉统一性（严格使用医院VI系统指定的LOGO、配色、字体）、时效性（结合活动周期控制印刷量，避免过期浪费）。

4.学术类印刷品：指学术会议资料、科研项目成果汇编、期刊（院办学术期刊）、教材（附属医院教学用讲义）等。管理重点为版权合规性（引用文献需标注来源，避免侵权）、内容专业性（需经学术委员会或科室负责人审核）、印刷精度（图表、公式需清晰，彩色印刷需符合出版标准）。

二、印刷品需求申请与审批

（一）需求申请

使用部门需提前15个工作日提交《印刷品制作申请表》（紧急需求需提前5个工作日并标注“紧急”），表格需包含以下信息：

-印刷品类别（行政/医疗/宣传/学术）、名称、具体用途；

-内容概要（需附经审核的电子样稿，医疗类需提供HIS系统模板核对记录，宣传类需附宣传部确认的设计稿）；

-规格参数（尺寸、纸张材质/克重、印刷工艺如彩色/黑白、是否覆膜/装订）；

-数量（需注明测算依据，如科室人数×2份/人、活动场次×500份/场）；

-交货时间（精确到日）、送达地点（具体科室或仓库）；

-使用部门负责人签字及联系方式。

（二）分级审核

1.初审（使用部门分管领导）：重点审核需求必要性（是否已有存量可替代，数量是否超出实际需求）、内容完整性（样稿是否标注密级/版权信息，医疗类是否符合病历书写规范）。

2.归口审核（职能部门）：

-行政类：院办公室审核内容格式（如公文编号、版记要素）及是否符合年度办公耗材预算；

-医疗类：医务部/护理部审核内容准确性（如检查项目代码与HIS系统一致），医患关系部审核知情同意书条款合规性；

-宣传类：宣传部审核视觉设计（LOGO比例、配色偏差≤ΔE2）及内容是否涉及夸大宣传；

-学术类：科研处审核版权授权文件（如引用图片需附摄影师授权书），教育处审核教材内容是否符合教学大纲。

3.终审（分管院领导）：对超5000元的印刷品采购（或单次印刷数量超2000份）进行最终审批，重点评估成本效益（如宣传类是否可通过电子资料替代部分印刷需求）。

（三）需求调整

印刷品制作过程中如需调整内容、规格或数量，使用部门需提交《变更申请单》，说明变更原因及对交货时间、成本的影响，经原审核流程重新审批后，由后勤保障部通知供应商执行。紧急变更需电话报备分管院领导，24小时内补交书面手续。

三、供应商管理与合作

（一）准入标准

医院印刷品供应商需满足以下条件：

-资质要求：持有有效的《印刷经营许可证》《营业执照》，注册资本不低于50万元；

-服务能力：具备数字印刷（满足小批量、短周期需求）、胶印（满足大批量、高精度需求）设备，拥有3年以上为医疗机构服务的案例（需提供合同复印件）；

-质量保障：通过ISO9001质量管理体系认证，近2年无重大质量投诉记录；

-保密要求：涉及医疗类印刷品的供应商需签署《保密协议》，承诺对患者信息、医院内部文件严格保密（生产废料需粉碎处理，存储介质需加密）；

-环保要求：印刷油墨符合《环境标志产品技术要求印刷第一部分：平版印刷》（HJ2503-2011），纸张来源可追溯（提供FSC认证或环保纸检测报告）。

（二）遴选与签约

1.供应商库建立：后勤保障部每年12月组织供应商遴选，通过公开招标（预算超10万元）或邀请招标（预算1-10万元）方式，从资质、服务方案、报价、案例四个维度评分（权重分别为20%、30%