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工会办公室部门管理手册

工会办公室作为单位工会的综合管理部门，承担制度建设、综合协调、文书处理、档案管理、会议组织、资产管理、信息化支撑、后勤保障及内部考核等核心职能，是保障工会各项工作高效运转的中枢机构。为规范工作流程、提升服务效能，现就部门管理的具体内容及操作标准明确如下：

一、制度建设与执行管理

制度体系由基本制度、专项制度及操作细则构成。基本制度涵盖部门职责、岗位设置、工作原则等根本性规定；专项制度针对文书、档案、会议、资产等具体业务制定管理办法；操作细则为每项业务的标准化流程指引（如《收文办理操作细则》《固定资产报废操作流程》）。制度制定需经需求调研（收集各业务口痛点）、草案起草（责任岗位牵头，相关岗位参与）、意见征求（覆盖工会委员会、基层工会代表、职工监督员）、合法性审查（法务部门或法律顾问审核）、工会主席办公会审议、正式发布（通过OA系统及公告栏双渠道公示）六个环节。制度修订触发条件包括：上级政策调整（如《工会法》修订后30日内启动相关制度评估）、内部运行反馈（连续3个月同一制度被投诉3次以上）、审计或检查发现合规风险（整改期内需完成制度优化）。制度执行实行“分级督导”：岗位责任人每日自查操作合规性，部门负责人每周抽查重点业务（如大额资产采购、涉密文件处理），工会分管领导每月听取制度执行情况汇报（重点汇报执行率、问题案例及改进措施）。

二、综合协调管理

对内协调以“流程闭环”为核心，建立“需求提报-任务分解-进度跟踪-结果反馈”四步机制。基层工会或其他部门提交工作需求时需通过OA系统填写《协调事项申请表》（含事项内容、预期目标、时间节点），办公室2个工作日内完成需求分析，明确主办岗位、协办岗位及责任分工，同步生成《协调任务清单》。跟踪环节实行“三色预警”：绿色（正常推进）、黄色（进度滞后需提醒）、红色（严重滞后需干预），通过每周例会通报预警情况，红色事项需提交书面说明并制定赶工计划。对外协调聚焦“接口统一”，与上级工会、地方工会、兄弟单位的联络由综合岗统一对接，建立《外部联络台账》（记录对接时间、对象、事项、结果），重大事项（如评先评优申报、专项检查迎检）需提前3个工作日向工会主席汇报方案，经批准后实施。与行政部门的协调遵循“问题分类处理”原则：涉及职工权益的（如福利政策、劳动保护）由权益保障岗协同；涉及经费使用的（如活动经费审批）由财务岗协同；日常事务性协调（如场地借用）由后勤岗协同，确保信息传递准确、响应及时。

三、文书与档案管理

文书处理严格执行“收文-办文-发文”全流程管控。收文环节：外部来文由专人当日签收，通过OA系统登记（含文件标题、文号、密级、来文单位、收文时间），经综合岗初审（判断是否属工会职责范围）后，2个工作日内提出拟办意见（呈送领导批示/转相关岗位办理），紧急文件（如限时3日内反馈的请示）需即时处理。办文环节：承办岗位收到批办文件后，需在5个工作日内完成办理（复杂事项可申请延期，最长不超过10个工作日），办理结果经部门负责人审核后，通过OA系统反馈至批办领导。发文环节：起草文件需符合《党政机关公文格式》要求，经拟稿人自核、部门负责人初审、工会主席终审后，由文印岗完成编号、排版、印制，正式文件需同步归档电子稿（PDF格式）及纸质稿（加盖公章）。

档案管理实行“分类归档、专柜保管、定期移交”。档案分类包括：文书档案（会议纪要、请示批复等）、人事档案（工会委员任免文件）、财务档案（经费收支凭证）、活动档案（文体活动方案、照片视频）、权益档案（职工诉求处理记录）。归档标准：文书档案在文件办理完毕后10个工作日内归档，活动档案在活动结束后20个工作日内归档（含电子素材），财务档案按会计年度终了后1年移交单位档案室。保管要求：设置专用档案柜（带锁、防潮、防虫），电子档案存储于工会专用服务器（定期备份至移动硬盘），密级档案（如职工个人信息、未公开政策）需单独存放并限制访问权限（仅部门负责人及档案管理员可查阅）。档案利用需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后由档案管理员陪同查阅，复制档案需额外经工会主席审批，严禁外借原件。

四、会议组织管理

会议分为常规会议（工会委员会会议、职工代表大会、月度工作例会）、专题会议（权益保障研讨会、经费审查会）、临时会议（突发事件处置会）三类。会前准备：常规会议提前7个工作日下发通知（含时间、地点、议程、材料清单），专题会议提前3个工作日通知，临时会议即时通知但需明确核心议题。材料准备由承办岗位负责，需经部门负责人审核（重点核查数据准确性、政策合规性），会前1日将材料电子版上传至会议系统（方便参会人员提前阅读），纸质版于会前30分钟摆放至座位。场地布置按会议规模分级：10人以下小型会议使用圆桌会议室（摆放茶水、纸笔），30人以下中型会议使用阶梯会议室（设置投影、