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大学医院会计档案管理制度

为规范大学医院会计档案管理，确保会计信息完整、安全、可追溯，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》及国家相关法律法规，结合大学医院业务特点与管理需求，制定本制度。本制度所称会计档案，是指医院在开展医疗服务、科研教学、后勤保障等经济活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，包括纸质档案与电子档案。

一、会计档案的范围与分类

（一）会计凭证类

包括原始凭证、记账凭证及其他具有证明效力的会计凭证。原始凭证涵盖医疗收费票据（含电子票据）、药品与耗材采购发票、设备购置合同及付款凭证、科研经费支出审批单、工资发放表、差旅报销单等；记账凭证包括收款凭证、付款凭证、转账凭证及通用记账凭证，需附原始凭证或原始凭证汇总表。电子票据需同时保存纸质打印件与电子数据，确保内容一致、来源可查。

（二）会计账簿类

包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账按会计科目设置，反映医院全部经济业务总括核算资料；明细账按明细科目设置，涵盖医疗收入、药品成本、管理费用等明细核算内容；日记账包括现金日记账、银行存款日记账，需逐日逐笔登记；固定资产卡片需记录设备名称、规格型号、购置日期、使用部门、原值、累计折旧等信息，卡片随固定资产实物转移或报废同步更新。

（三）财务会计报告类

包括月度、季度、年度财务报告及专项财务分析报告。财务报告需包含资产负债表、收入费用表、现金流量表、财政补助收支情况表等主表及附注；专项分析报告涵盖科研经费使用效益分析、医疗成本控制报告、设备投资回报测算等，需附详细数据支撑材料。

（四）其他会计资料类

包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同（协议）涉及财务条款的关键页、会计电算化系统数据备份、年度财务预算及执行情况表等。其中，经济合同需单独整理并标注涉及金额、付款方式、违约责任等核心条款；预算执行情况表需按季度编制，列明预算数、实际支出数及差异分析。

二、会计档案的形成与整理

（一）会计凭证整理要求

1.日常核算中，会计人员需及时审核原始凭证的合法性、真实性与完整性，审核无误后编制记账凭证。记账凭证需连续编号，摘要清晰反映经济业务内容，金额与原始凭证一致，制单、审核、记账人员需签章确认。

2.每月终了5个工作日内，财务部门需完成上月会计凭证整理工作。整理时按凭证编号顺序排列，去除金属物，对超出凭证尺寸的原始凭证进行折叠（保留凭证内容完整），对过小的原始凭证粘贴于空白凭证粘贴单。凭证装订厚度不超过2厘米，采用棉线三孔一线装订法，确保整齐牢固。

3.凭证封面需注明单位名称、凭证类别（收/付/转）、年度月份、凭证起止编号、凭证张数、装订日期，由财务部门负责人、装订人员签章。电子凭证需在封面标注“电子凭证同步存档”字样，并记录电子档案存储路径。

（二）会计账簿整理要求

1.年度终了15个工作日内，财务部门需完成会计账簿整理。订本式账簿（如现金日记账、银行存款日记账）在登记完毕后直接装订，活页式账簿（如明细账）需去除空白页，按页码顺序排列，加装封面、封底，装订成册。

2.账簿封面需注明单位名称、账簿名称（如“应收账款明细账”）、年度，扉页需附“账簿启用表”，列明启用日期、账簿页数、记账人员及会计机构负责人姓名，并加盖名章和单位公章。调换记账人员时，需注明交接日期、接办人员及监交人员姓名并签章。

3.固定资产卡片在固定资产报废或处置后，需单独整理为“已处置固定资产卡片册”，注明处置原因、处置时间及处置收入（或损失），与该固定资产的购置合同、评估报告等关联资料一并归档。

（三）财务会计报告整理要求

1.月度、季度财务报告于报告期结束后10个工作日内整理，年度财务报告于次年3月底前整理。整理时按报告类型（主表、附注、分析报告）分类排列，加装封面，封面注明单位名称、报告所属期间、编制日期，由财务部门负责人、编制人员签章。

2.专项财务分析报告需与对应的经济业务资料（如科研项目结题报告、设备采购论证报告）关联整理，在封面标注“关联资料见××卷××号”，确保信息可追溯。

（四）其他会计资料整理要求

1.银行对账单、余额调节表按月整理，与当月会计凭证分开装订，封面注明月份、账号、对账期间；纳税申报表按年度整理，与年度财务报告关联归档。

2.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册需单独装订，移交清册注明移交档案名称、数量、移交日期、移交与接收人员签章；保管清册列明档案名称、保管期限、存放位置；销毁清册列明销毁档案名称、数量、销毁原因、监销人员签章。

三、会计档案的保管与借阅

（一）保管期限与存