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某发动机厂行政专员工作细则

某发动机厂行政专员工作细则

一、总则

制定本制度是为了规范公司行政专员的工作职责和行为，提高工作效率和服务质量，确保公司各项行政事务有序开展。本制度适用于公司全体行政专员及相关工作人员，涵盖日常办公管理、文件处理、会议协调、固定资产管理、后勤保障等事务。

1.适用范围本制度适用于公司行政专员及各部门涉及行政事务的联络人员。

2.目的通过明确工作职责和流程，减少工作失误，提升行政支持效率，保障公司整体运营顺畅。

3.基本概念

-行政专员：负责公司日常行政事务的执行和管理，包括办公环境维护、文件流转、会议安排等。

-固定资产：指公司价值在规定标准以上，使用年限较长的设备、家具等。

-后勤保障：涉及办公物资采购、维修、安全等支持性工作。

二、组织架构与职责分工

行政专员隶属于行政部，负责协助部门负责人完成行政管理工作，并与各部门保持沟通协调。

1.行政部职责

-负责公司行政制度的制定和执行监督。

-统筹办公资源分配，确保各部门需求得到满足。

2.行政专员职责

-执行公司行政管理制度，处理日常行政事务。

-维护办公环境，确保办公设备正常运行。

-协调各部门行政需求，提供支持服务。

3.协作部门

-与人力资源部协作，处理员工考勤、报销等事务。

-与财务部协作，完成固定资产折旧、采购报销等工作。

三、办公环境管理

行政专员负责维护公司办公区域的整洁和秩序，确保工作环境安全舒适。

1.环境卫生

-每日检查办公区域，清理公共区域垃圾，保持整洁。

-定期组织大扫除，确保卫生达标。

2.设备维护

-联系供应商定期保养办公设备，如打印机、空调等。

-发现设备故障及时报修，并跟进维修进度。

3.安全检查

-每月检查消防设施、用电安全，消除安全隐患。

-发现异常情况立即上报，并协助处理。

四、文件与档案管理

行政专员负责公司文件的收发、归档和保管，确保资料完整安全。

1.文件收发

-严格核对来文信息，及时分发至相关部门。

-重要文件需登记签收，并跟踪处理进度。

2.档案管理

-按部门分类整理档案，标注清晰索引。

-定期盘点档案，防止遗失或损坏。

3.保密工作

-未经授权不得泄露公司机密文件。

-涉密文件需加密保存，传阅范围受限。

五、会议组织与协调

行政专员负责公司会议的筹备和执行，确保会议高效进行。

1.会议安排

-提前预定会议室，检查设备是否正常。

-通知参会人员时间地点，并统计出席情况。

2.会议记录

-整理会议纪要，明确决议事项和责任人。

-及时将纪要分发给参会部门。

3.会后跟进

-跟踪会议决议的落实情况。

-收集参会反馈，优化会议流程。

六、固定资产管理

行政专员负责公司固定资产的登记、维护和报废，确保资产安全。

1.资产登记

-新购资产及时录入台账，标注使用部门。

-定期核对资产清单，确保账实相符。

2.维护保养

-联系供应商定期保养固定资产，延长使用寿命。

-发现资产损坏及时报修，并记录维修过程。

3.报废处置

-达到报废标准的资产需按规定流程处置。

-登记报废信息，并监督残值处理。

七、后勤保障服务

行政专员负责办公物资采购、员工餐补、访客接待等工作。

1.物资采购

-根据各部门需求制定采购清单，确保物资充足。

-对比多家供应商价格，选择性价比高的产品。

2.员工餐补

-统计员工餐补申请，按标准发放补贴。

-定期核对餐补数据，确保准确无误。

3.访客接待

-安排访客接待工作，引导至指定区域。

-协助处理访客需求，提供必要支持。

八、监督检查

行政部负责人定期检查行政专员工作执行情况，确保制度落实到位。

1.检查主体

-行政部负责人每月组织检查，行政专员参与记录。

2.检查内容

-办公环境是否达标，设备是否正常。

-文件档案是否完整，会议是否规范。

3.整改要求

-发现问题需立即整改，并提交检查报告。

-重复出现同类问题需分析原因，加强培训。

九、奖惩办法

根据工作表现进行奖惩，激励行政专员高效履职。

1.奖励措施

-工作表现突出者，给予通报表扬或绩效加分。

-提出合理化建议并被采纳，给予适当奖励。

2.处罚措施

-工作失误造成损失，视情况扣除绩效或罚款。

-违反保密规定，情节严重者予以解聘。

3.特殊情况

-遇突发事件需灵活处理，事后提交说明报告。

-公司政策调整需适应新要求，及时调整工作方式。

十、权利与义务

行政专员在执行工作时享有相应权利，同时需履行工作义务。

1.权利

-优